Timeline sử dụng trong tổ chức sự kiện còn được tạm dịch là bản tiến độ công việc. Timeline thường được áp dụng dùng để quản lý tiến độ công việc có thể đạt hiệu quả hơn.
Timeline tổ chức sự kiện là nguyên tắc cơ bản dùng để quản lý thời gian hằng ngày cũng như trong các dự án tổ chức sự kiện hoặc là trong nghề tổ chức sự kiện.
Một timeline hoàn chỉnh, có hiệu quả sẽ làm cho tiến độ công việc tổ chức sự kiện có thể diễn ra một cách trật tự và hợp lý, đảm bảo đúng thời gian diễn ra sự kiện.
Việc lên timeline chương trình sự kiện có thực sự cần thiết hay không?
Một kịch bản timeline chi tiết, hợp lý là một yếu tố góp phần làm thành công cho sự kiện. Thường kịch bản tổ chức sự kiện sẽ gồm có: Một kịch bản tổng quát, kịch bản sử dụng cho dàn âm thanh, ánh sáng, kịch bản của MC.
Một số mẹo nhỏ cho doanh nghiệp là nên thắt vào các nội dung của chương trình, và các yếu tố ngoài lề để có thể tránh gây nhàm chán cho những người tham dự.
Lý do nên cần chuẩn bị timeline chương trình sự kiện
Timeline là một trong những yếu tố then chốt để có thể làm nên một sự kiện thành công. Việc bạn viết các kịch bản tổ chức sự kiện cần yêu cầu có một đầu óc tổ chức và có khả năng bao quát được mọi việc.
Một kịch bản bao quát tất cả toàn bộ chương trình càng chi tiết thì sẽ càng tốt.
Cách lên timeline cho chương trình sự kiện luôn hiệu quả
Bước 1: Tạo dựng timeline mẫu
Các đơn vị tổ chức sự kiện có thể sử dụng loại phần mềm nào bất kì miễn là hữu ích và tiện lợi với bản thân để có lưu trữ timeline mẫu sao cho timeline mẫu đó sẽ chuẩn và chính xác nhất để chúng ta có thể lấy timeline đó làm timeline mẫu cho mỗi lần làm tổ chức sự kiện.
Điều này giúp cho người tổ chức sự kiện vừa có thể tiết kiệm thời gian lại vừa đạt được hiệu quả cao trong công việc tổ chức sự kiện.
Bước 2: Thiết lập tất cả nội dung timeline
Nếu như chương trình mà đơn vị chức sự kiện lựa chọn thực hiện là một dự án khá nhỏ với ít người quản lý hay đó chỉ là một timeline chính cho các công việc của người tổ chức sự kiện thì ở timeline đó chỉ cần bao gồm tất cả những công việc cần thực hiện và những cột mốc quan trọng chúng ta cần phải làm và deadline cho từng công việc một.
Nếu như một người tổ chức sự kiện có những dự án phức tạp thì timeline của bạn cần đòi hỏi phải thật chi tiết để thể hiện được các sự ảnh hưởng của từng công việc một với nhau một cách chặt chẽ.
Bước 3: Đặt deadline cho từng hạng mục công việc
Khi bạn đã xác định rõ ngày bắt đầu cho một dự án tổ chức sự kiện và bạn có thể xác định mỗi công việc nhỏ sẽ có thể mất bao nhiêu thời gian có thể hoàn thành.
Khi bạn chia nhỏ các công việc trong timeline với những deadline cụ thể cho các hạng mục công việc thì người tổ chức sự kiện sẽ có thể dễ dàng kiểm soát các tiến độ công việc hơn.
Một timeline rõ ràng sẽ cho bạn một kế hoạch làm việc nhiều sáng tạo, khoa học và thật hiệu quả. Timeline nhằm giúp chúng ta đạt mục đích có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả. Giúp người tổ chức sự kiện cải thiện được vấn đề công việc một cách tích cực hơn.
3 kiểu timeline tổ chức chương trình sự kiện chuyên nghiệp được nhiều người sử dụng
1. Kiểu Timeline Single-Task
Kiểu Timeline Single task là một loại Timeline khá là đơn giản. Loại timeline này thể hiện được các mốc thời gian cụ thể và sẽ có một nhiệm vụ tương ứng theo từng một quy trình cố định.
Loại Timeline Single-Task được sử dụng rất hiệu quả cho từng một nhiệm vụ riêng trong sự kiện lớn, hoặc có thể là lên thời gian biểu cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, … Chúng ta có thể sử dụng timeline này nhiều lần với những sự kiện có mang tính chất lặp lại.
2. Kiểu Timeline Multi-Task
Trong một sự kiện nào đó, Thông thường sẽ có rất nhiều nhiệm vụ nhỏ kèm theo cần chúng ta phải bắt buộc tiến hành song song, mỗi một nhiệm vụ khác nhau sẽ có có thời gian bắt đầu và kèm theo deadline công việc khác nhau.
Việc chúng ta lựa chọn ghép các Timeline Single-task lại với nhau theo từng đợt thời gian. Điều này sẽ có thể giúp chúng ta có một Timeline Multi-tasks.
Một timeline Multi-tasks chuẩn đòi hỏi chúng ta cần có thể kết hợp hoàn hảo tất cả các loại nhiệm vụ để có thể thấy được tính phối hợp toàn diện nhất, và để cho mọi người đọc timeline có thể dễ dàng tiếp cận.
3. Kiểu Checklist tổ chức sự kiện
Timeline Checklist là một trong những bảng tổng hợp dùng để theo dõi, giúp cho bạn có thể kiểm soát được các loại công việc đã hoàn thành cũng như là nhắc nhở chúng ta những nhiệm vụ chúng ta cần phải thực hiện.
Hay nói cách khách, Timeline checklist chính là một bản tóm tắt tất cả các khâu cần chúng thực hiện trong một kế hoạch chương trình sự kiện của bạn.
Timeline tổ chức sự kiện khai trương sẽ liệt kê cho chúng ta tất cả các đầu việc thật ngắn gọn và cụ thể, và có các ô trống nhỏ trước mỗi dòng để cho chúng ta có thể đánh dấu tick cho mỗi nhiệm vụ chúng ta đã hoàn thành.
———
CẢM ƠN BẠN ĐÃ XEM QUA BÀI VIẾT & LỰA CHỌN CHÚNG TÔI ĐỂ DÙNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU TẠI TP HCM!
