Các doanh nghiệp ngày nay muốn hoạt động được nổi trội, nhiều người biết đến hầu hết ai cũng sẽ sử dụng marketing offline và online dưới nhiều hình thức khác nhau và truyền thông trước sự kiện có ý nghĩa là thông báo đến các khách hàng, đối tác về sự tồn tại của doanh nghiệp mình. Và đồng thời, qua đó sẽ thu hút nhiều đối tượng mục tiêu đang quan tâm sẽ đến tham dự những sự kiện đó. Vậy công cụ truyền thông khi tổ chức sự kiện là gì ?
Vai trò của công cụ truyền thông khi tổ chức sự kiện
Truyền thông sự kiện có một vai trò vô cùng quan trọng, ở một sự kiện có thể thành công thành công là khi được nhiều người biết đến và được phía bên giới truyền thông đánh giá tốt, Vì điều này mà có rất nhiều doanh nghiệp đã sẵn sàng chi 20 – 30% ngân sách cho công việc truyền thông sự kiện.
Công tác truyền thông trước khi tổ chức sự kiện
Banner, Poster, Flyer và phướn dọc
Trong tổ chức sự kiện đây chính là một trong các loại công cụ cơ bản nhất và tiêu biểu nhất cho hầu hết bất cứ chương trình, sự kiện nào diễn ra.
Các hình ảnh, thông tin đều được thể hiện trên các banner, poster flyer chính là các hình ảnh cơ bản ở chương trình tổ chức sự kiện và nó thể hiện rõ nhất các thông tin cơ bản về buổi tổ chức sự kiện để có thể đưa đến công chúng.
Sẽ tùy thuộc theo tính chất của chương trình tổ chức sự kiện, và đối tượng khách mời tham gia vào ngày tổ chức sự kiện mà sẽ lựa chọn khu vực, địa điểm treo, dán các tờ banner poster, flyer sẽ có sự khác nhau.
Việc chúng ta phát flyer thường sẽ thực hiện ở những nơi mà khách mời mục tiêu của sự kiện thường xuyên lui tới, khu vực có đông dân cư dân sinh sống,…
Các phương tiện truyền thông đại chúng
Báo chí – Để có thể tiếp cận được đúng khán giả mục tiêu và để có thể đảm bảo hiệu quả của việc truyền thông, thì người tổ chức sự kiện cần phải lưu ý tìm hiểu về các đối tượng độc giả, độ phổ biến , số kỳ phát hành báo mỗi tháng và số lượng bản phát hành cho mỗi kỳ.
Truyền hình – Các loại chi phí cho một lần lên hình để phát sóng trong vài phút ngắn cũng sẽ tốn kém rất nhiều vậy nên truyền hình không phải lựa chọn hàng đầu của tất cả các nhà tổ chức sự kiện nếu như những sự kiện mà được tổ chức không phải là một sự kiện có quy mô hoặc đòi hỏi phải có số lượng rất lớn người tham gia.
Radio – chính là một phương tiện quảng cáo sẽ rẻ hơn truyền hình và một số loại báo giấy, tuy nhiên việc tiếp cận về mặt “nhìn” sẽ bị hạn chế, do đó người nghe thường sẽ không thể thấy những poster của sự kiện hoặc xem rõ những thông tin về thời gian, địa điểm… nếu họ không thể nghe kịp.
>>> Xem thêm: Tổ chức khai trương trọn gói
Các phương tiện công nghệ số
Với các sự kiện mà người tham dự mục tiêu là người thường dành nhiều thời gian cho việc lang thang trên mạng Internet thì các nhà tổ chức sự kiện sẽ thường rất chú trọng đến công tác truyền thông trên các nền tảng Internet.
Sử dụng quảng cáo banner ở trên các website, gửi email thông báo sự kiện hoặc là đăng bài PR trên các báo điện tử chính là những hình thức chúng ta thường thấy nhất.
Người tổ chức sự kiện hoàn toàn có thể lập riêng ra một microsite về chương trình chỉ để có thể thông báo về các sự kiện sẽ sắp diễn ra. Trên đó, người tổ chức sự kiện thường có thể tổ chức các hoạt động tương tác nhỏ, cuộc thi…
để khách mời có thể đoạt vé tham dự sự kiện tiết lộ dần các thông tin hấp dẫn để thu hút khán giả theo dõi về công tác tổ chức sự kiện.
Công tác truyền thông sau sự kiện
Trong các tổ chức sự kiện thì đây chính là một trong những thao tác nhằm có thể đem hình ảnh của chương trình sự kiện để quảng bá rộng rãi nhiều hơn từ đó sẽ tạo nên độ tin cậy về các chương trình tổ chức sự kiện.
Các loại công cụ thường được sử dụng nhất chính là báo – truyền hình – internet. Và một điều chúng ta cần lưu ý: Việc truyền thông trước tổ chức sự kiện là mang tính chất lôi kéo khách hàng mục tiêu tham gia thì truyền thông sau chức sự kiện là khiến người xem sự kiện sẽ nhớ và có ấn tượng sâu sắc hơn, về thông điệp cũng như là về thương hiệu của nhà tài trợ đối với những người quan tâm.
———
CẢM ƠN BẠN ĐÃ XEM QUA BÀI VIẾT & LỰA CHỌN CHÚNG TÔI ĐỂ DÙNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU TẠI TP HCM!
