Hội nghị khách hàng là một trong những sự kiện quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp. Vì thế, làm sao để xây dựng kịch bản hội nghị khách hàng ấn tượng và chuyên nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết được royevent.vn chúng tôi chia sẻ dưới đây
Kịch bản hội nghị khách hàng là gì?
Kịch bản hội nghị khách hàng là bản kế hoạch tóm lược tất cả các nội dung có trong một sự kiện đó. Cụ thể là bao gồm những mục từ lúc diễn ra cho đến khi kết thúc. Người lên mẫu kịch bản này đòi hỏi phải nắm rõ tính chất của sự kiện để phân bổ nguồn lực, thời gian hợp lý. Vì thế, cần phải phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận trong buổi sự kiện đó.
Tầm quan trọng của kịch bản tổ chức hội nghị
Hội nghị khách hàng hay lễ tri ân khách hàng là một sự kiện thường được diễn ra mỗi năm một lần. Đây là sự kiện không thể thiếu của các doanh nghiệp hiện nay. Việc lên kịch bản chỉnh chu, chuyên nghiệp sẽ cho thấy sự đẳng cấp của doanh nghiệp đó trong mắt khách hàng. Nó sẽ tạo lòng tin và sự gắn kết hơn giữa các khách hàng.
Kịch bản hội nghị khách hàng có bố cục chi tiết như thế nào?
Bố cục chi tiết của kịch bản hội nghị khách hàng được thể hiện ở những điểm sau:
Thời gian tổ chức hội nghị
Thời gian tổ chức phải luôn đảm bảo tính thuận tiện và phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp và phần đông khách hàng. Tùy vào số lượng thành phần tham dự, tính chất sự kiện và mong muốn của doanh nghiệp đó mà ban tổ chức sẽ ấn định và phân bổ thời gian phù hợp cho từng mục chương trình.
Địa điểm tổ chức hội nghị
Địa điểm tổ chức sự kiện phụ thuộc nhiều vào số lượng người tham dự và tính chất của sự kiện. Cần nên chọn địa điểm dễ tìm, nổi tiếng và có cách phụ vụ chuyên nghiệp. Đồng thời, địa điểm ấy thuận tiện cho phần lớn khách hàng của công ty để họ tiện lui đến.
Cách xây dựng kịch bản chương trình
Việc xây dựng kịch bản chương trình cần phải có sự khác biệt với những năm trước và phải tạo được điểm nhấn trong lòng khách mời.
Điều này phải có sự thảo luận và thống nhất giữa doanh nghiệp và bên tổ chức sự kiện. Qua đó, các bên sẽ nắm rõ yêu cầu về nhau, từ đó mới có cách xây dựng chương trình hoàn thiện và đúng như tính chất của buổi sự kiện.
Chuẩn bị lập kế hoạch, phân công công việc ra sao?
Việc chuẩn bị kế hoạch phải được thực hiện trước đó từ 1-2 tháng. Cần ghi rõ những yêu cầu, mong muốn và phác thảo sơ bộ. Sau đó, cần có sự bàn luận giữa các bộ phận liên quan để thống nhất thành một kịch bản hoàn chỉnh.
Sau khi có kế hoạch chi tiết về thời gian thì bên tổ chức cần phải phân công công việc đúng người có đủ chuyên môn và kinh nghiệm.
Gửi thư mời
Sau khi đã thống kê được những khách hàng thân thiết và gắn bó lâu năm thì người chịu trách nhiệm này sẽ lên danh sách cụ thể, rõ ràng. Bạn nên rà soát 2-3 lần để tránh việc thiếu sót những khách hàng quan trọng.
Khi đã chốt danh sách thì bạn sẽ thu thập thông tin đầy đủ để ghi thư mời trước thời gian tổ chức sự kiện ít nhất 7 ngày. Điều đó để khách mời có thể thu xếp được thời gian tham dự.
Các công tác chuẩn bị trước khi hội nghị diễn ra
Theo kịch bản hội nghị khách hàng, các công tác trước khi diễn ra sự kiện gồm có:
- Trang trí nơi tổ chức hội nghị hội thảo như: Treo băng rôn, banner dọc theo lối đi và những địa điểm xung quanh, dải thảm đỏ trên lối đi,…
- Kiểm tra lắp đặt sân khấu ở các khu diễn ra sự kiện như: Khu vực dành cho đại biểu, Khu vực dành cho khách tham dự khác, khu vực đón khách.
Hi vọng những chia sẻ trên sẽ giúp kịch bản hội nghị khách hàng được xây dựng kỹ lưỡng về mọi mặt để tránh những sai sót xảy ra.
———
CẢM ƠN BẠN ĐÃ XEM QUA BÀI VIẾT & LỰA CHỌN CHÚNG TÔI ĐỂ DÙNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU TẠI TP HCM!
