Bạn đang trăn trở không biết nên tổ chức sự kiện tiệc sinh nhật như thế nào? Làm sao để buổi sinh nhật trở nên ý nghĩa và tạo nhiều điều bất ngờ nhất? Đừng lo, hãy theo dõi bài viết dưới đây để được Roy Event gợi ý quy trình tổ chức sự kiện sinh nhật hấp dẫn và hoàn hảo nhất.
Có nhiều loại tiệc sinh nhật khác nhau: Tiệc sinh nhật cho bé đầy tuổi, tiệc sinh nhật cho công ty, tiệc sinh nhật cho người lớn,…. Mỗi tiệc sinh nhật sẽ có cách thức tổ chức khác nhau phù hợp với ý nghĩa, mục đích của sự kiện.
Chọn địa điểm và thời gian tổ chức và dự kiến chi phí
Bước đầu tiên và cũng quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức sinh nhật đó là xác định được địa điểm, thời gian và dự kiến ngân sách tổ chức. Cần phải chọn thời điểm thích hợp trong ngày để cả chủ nhân bữa tiệc và những khách mời cảm thấy thoải mái, không vướng bận chuyện gì thì mới có thể hòa chung niềm vui với buổi tiệc sinh nhật được.
Địa điểm tổ chức tiệc sinh nhật cũng phải phù hợp. Địa điểm dễ tìm, dễ dàng trong việc di chuyển để tất cả mọi người đều có mặt đúng giờ. Không gian thoáng đãng, rộng rãi và không kém phần ấm cúng để mọi người có thể chia sẻ khoảnh khắc đặc biệt cùng nhau. Và quan trọng là không gian đủ tiện ích để mọi thao tác diễn ra dễ dàng, từ đi lại tiếp khách, phục vụ các món ăn, bảo đảm khoảng cách an toàn và lịch sự.
Lên danh sách khách mời, chọn mẫu thiệp & viết gửi thiệp mời
Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện sinh nhật là lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời. Cần xác định được đối tượng và số lượng khách mời để lựa chọn được không gian tổ chức phù hợp nhất.
Trong trường hợp bạn tổ chức sinh nhật cho người lớn thì chỉ cần xem xét số lượng khách mời có đông không. Nếu đông thì ở nhà có thể đáp ứng được không hay cần đặt tiệc trước ngoài nhà hàng mới có thể đáp ứng đủ số lượng khách? Nếu đặt tiệc tại nhà hàng thì cần chọn nhà hàng nào gần nhất để khách dễ dàng tìm đến? Nhà hàng đấy có đủ chỗ cho toàn bộ khách mời của bạn không?
Còn nếu như đặt tiệc sinh nhật cho bé thì cần tìm tới địa điểm nào nếu khách mời toàn là người lớn? Có thể ra ngoài nhà buffet hàng lẩu nướng hoặc những món ăn tùy theo sở thích. Còn nếu như khách mời đa số là trẻ con, thì cần tìm đến địa điểm nào đáp ứng các món ăn gần gũi, đơn giản ăn cho trẻ em? Từ việc chọn lựa địa điểm này, bạn cũng có thể ước chừng được tương đối chi phí tổ chức sinh nhật cho bé.
Lựa chọn loại hình tiệc
Bước thứ 3 trong số các bước quy trình chuẩn bị sinh nhật là lựa chọn loại hình tiệc. Nên chọn lựa tiệc mặn hay tiệc ngọt? Trong thực đơn gồm có các món gì? Nên tự mua đồ về nấu, thuê dịch vụ nấu tiệc sinh nhật hoặc ra thẳng nhà hàng chọn món? Mức giá dự kiến cho loại hình tiệc là bao nhiêu, có nằm trong khoảng ngân sách cho phép không? Và quan trọng hơn hết là loại hình tiệc này có làm hài lòng chủ nhân bữa tiệc và các khách mời hay không.
Nếu như có thời gian quây quần bên nhau, bạn có thể chọn những loại hình như lẩu, nướng hay buffet để mọi người có thể dành thời gian trò chuyện vui vẻ. Những món ăn đó cũng rất dễ dàng làm nếu bạn muốn tổ chức ở nhà.
Chọn chủ đề trang trí cho sự kiện sinh nhật
Tiếp theo là lựa chọn chủ đề trang trí. Chủ đề trang hoàng sinh nhật sẽ giúp khách mời ấn tượng sâu sắc về bữa tiệc. Hơn hết là lúc mời đông khách thì việc trang trí sinh nhật với chủ đề rõ ràng sẽ bảo đảm bữa tiệc diễn ra hoàn hảo, tươm tất hơn.
Nhất là với những công ty kỷ niệm ngày thành lập, hay tổ chức sinh nhật cho sếp, tổ chức sinh nhật cho các phòng ban, nhân viên hay cho những thành viên trong tập thể,… Thì không thể thiếu được các loại phông sàn, bàn trang trí, bóng bay, nến,…
Lựa chọn dịch vụ tổ chức sinh nhật hay tự trang trí và ước chừng chi phí
Tiếp đến, bạn cần tính toán xem có thể tự tay trang trí cho toàn bộ bữa tiệc trong khoảng thời gian cho phép hay không. Tự tìm mua các phụ kiện trang hoàng sinh nhật có tốn kém và phức tạp không. So sánh với việc thuê dịch vụ tổ chức sinh nhật bên ngoài để được trang trí toàn bộ bữa tiệc theo chủ đề thì cái nào mất nhiều chi phí hơn? Hay đi ăn ngoài nhà hàng vì một số bên nhà hàng có miễn phí dịch vụ trang trí sự kiện sinh nhật?
Trên thực tế, nếu là các bữa tiệc nhỏ, ít người thì bạn có thể tự chuẩn bị được vì không có quá nhiều đồ lỉnh kỉnh, phức tạp. Thế nhưng các bữa tiệc lớn và đông khách mời hơn thì bạn chẳng thể tự tay trang trí hết tiệc sinh nhật được mà cần nhiều người hỗ trợ. Khi ấy, dùng dịch vụ trang trí tiệc sinh nhật tại các nhà hàng sẽ dễ và tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.
Chọn bánh sinh nhật
Chiếc bánh kem sinh nhật là món ăn không thể thiếu trong bất cứ bữa tiệc sinh nhật nào. Bạn có thể chọn bánh kem sinh nhật tùy vào từng đối tượng. Nếu như là trẻ con thì chọn theo các nhân vật hoạt hình mà bé thích bánh hình búp bê, ô tô, siêu nhân, doremon… phù hợp với giới tính và sở yêu thích của trẻ. Nếu đối tượng là người lớn bạn có thể chọn bánh sinh nhật theo hương vị, có vị socola, vani, bánh kem bắp, bánh sinh nhật rau câu thanh mát,…
Còn nếu như là sinh nhật của doanh nghiệp, nhân viên,… Bạn cần đặt bánh theo yêu cầu, nên có các hình ảnh đặc trưng của từng doanh nghiệp, ví dụ như hình ảnh logo vẽ trên bánh, sẽ làm nổi bật được ý nghĩa của buổi tiệc đấy!
Rà soát lại các khâu để cân đối lại ngân sách
Sau khi đã lên kế hoạch, bước tiếp theo trong quy trình chuẩn bị sinh nhật, bạn cần kiểm soát lại một lần nữa để xem các chi phí có phù hợp với ngân sách dự kiến hay không. Có cần phải dự trù thêm một khoản phí phát sinh thêm không.
Thông thường, nếu bạn tự tay tổ chức sinh nhật và tự thực hiện tất cả các khâu thì các chi phí có thể phát sinh khá nhiều và vượt quá ngân sách. Tuy nhiên, nếu như dùng dịch vụ đặt tiệc ngoài nhà hàng thì mọi mức giá đã được quy về giá theo gói, bạn chỉ cần nhân số lượng người lên là có thể nắm được toàn bộ mức chi phí cần bỏ ra rồi. Tổ chức sinh nhật ngoài nhà hàng thì lúc nào cũng đảm bảo chính xác hơn về chi phí.
Bắt tay làm từng phần việc
Bước cuối cùng trong quy trình chuẩn bị sinh nhật là bạn hãy tổng hợp lại, những việc cần làm và cần phân bổ thời gian cho hợp lý để thực hiện từng phần việc. Nếu là tự tổ chức buổi tiệc, bạn cần đảm bảo các bước chuẩn bị diễn ra đúng thời gian dự kiến, để lúc khách mời đến buổi tiệc thì mọi thứ đều đã đầy đủ.
Hy vọng rằng qua bài viết trên đây của Roy Event, bạn có thể nắm được quy trình chuẩn bị sinh nhật cho mọi đối tượng. Với những bước này, dù là sự kiện sinh nhật của người thân, người yêu, vợ chồng, bạn bè, hoặc sếp, sinh nhật công ty cũng đều sẽ diễn ra một cách rất hoàn hảo, tươm tất, trọn vẹn mà vẫn đảm bảo tiết kiệm thời gian cũng như chi phí. Mong rằng bữa tiệc sắp tới do bạn tổ chức sẽ được chuẩn bị tốt nhất để tất cả mọi người cùng cảm thấy vui vẻ, hào hứng nhé!
———
CẢM ƠN BẠN ĐÃ XEM QUA BÀI VIẾT & LỰA CHỌN CHÚNG TÔI ĐỂ DÙNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU TẠI TP HCM!
