Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời cần nhớ

Để tổ chức được một sự kiện ngoài trời cần rất nhiều yếu tố, người tổ chức cần phải lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công.

Địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời

Không giống như các sự kiện trong phòng họp, các địa điểm ngoài trời với không gian mở mang đến cho khách mời cảm giác mới lạ và thoải mái.

Đối với các chương trình diễn ra ngoài trời, địa điểm cần phù hợp với đối tượng khách hàng Các địa điểm ngoài trời bao gồm bãi biển, sân vận động, công viên, cung điện văn hóa và sân golf,..

Ngoài ra, phải tôn trọng đầy đủ các yếu tố về an ninh trật tự và có nhân sự quản lý đồ đạc cá nhân của khách hàng.

Việc chọn ngày tổ chức sự kiện cũng phải tính đến điều kiện thời tiết thuận lợi. Chú ý đến dự báo thời tiết khi sự kiện sẽ bị ảnh hưởng bởi mưa, bão, v.v.

Truyền thông cho sự kiện

Gửi thiệp cho từng khách tham gia để xem có bao nhiêu khách tham gia chương trình. Điều này giúp truyền thông lan truyền các sự kiện tốt hơn và kiểm soát dễ dàng hơn.

Trong thời gian diễn ra sự kiện, cần bố trí khu vực đặc biệt để các phóng viên, nhà báo đưa tin về sự kiện. Đây là một phương thức giao tiếp tương đối hiệu quả.

Vấn đề pháp lý

Để chương trình diễn ra suôn sẻ, quá trình phê duyệt phải được hoàn thành trước ngày khai mạc. Nhằm tránh đi các rắc rối không đáng.

Nếu bạn có hợp đồng bảo hiểm, vui lòng mang theo hợp đồng bảo hiểm. Các thủ tục này royevent.vn sẽ giúp bạn hoàn thành hợp đồng biểu diễn nghệ thuật, thuê địa điểm và được chính quyền địa phương chấp thuận.

Trang thiết bị và cơ sở vật chất

Các sự kiện ngoài trời khơi nguồn sáng tạo với nhiều tiết mục phong phú và đa dạng sẽ gây ấn tượng mạnh với những người tham dự.

Phông nền cần được in khổ lớn với tên chương trình, logo và tên công ty.

Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Phòng lớn cần có hệ thống âm thanh, ánh sáng mạnh và đảm bảo kỹ thuật. Thiết bị được sử dụng có thể gửi toàn bộ nội dung của chương trình cho khách mời tham dự.

Sân khấu được trang bị bạt đạt tiêu chuẩn, hệ thống rào chắn và khung không gian rộng để bảo vệ khi thời tiết xấu.

An ninh trật tự

Thiết lập các khu vực an toàn

Khu vực diễn ra sự kiện cần được xác định ranh giới. Lắp đặt hàng rào gần một số lối ra trong trường hợp có sự cố.

Kiểm tra an ninh thường xuyên

Rất khó bao quát được toàn bộ sự kiện ngoài trời nếu chỉ bằng camera. Nên sẽ rất hữu ích nếu như có nhân viên bảo vệ. Họ biết cách thoát hiểm, bảo vệ mình khỏi tai nạn cũng như tìm trẻ lạc.

Phòng hờ tình huống xấu

Sẽ có rất nhiều tình huống bất ngờ xảy ra Như hỏng loạn hay trẻ em lạc hoặc có xô đẩy xích mích với nhau.  Do đó cần phải phải chuẩn bị phòng hờ những tình huống xấu và có đội ngũ an ninh thắt chặt giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn.

Đội y tế

Luôn luôn phải có đội ngũ y tế túc trực sẵn sàng trong những tình huống xấu nhất. Đội ngũ y tế không chỉ hỗ trợ kịp thời trong trường hợp xảy ra tai nạn mà còn đảm bảo an toàn cho khách.

Dự phòng những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Mưa to, gió lớn, thời tiết xấu

Đây là rủi ro thường gặp nhất đối với các sự kiện được tổ chức  ngoài trời.

Đối với âm thanh và ánh sáng thì không phải là một trở ngại quá lớn. Thậm chí, căng màn trong mưa cũng có thể là điều đặc biệt mang đến cho người tham gia cảm giác thú vị.

Khách không mời mà đến

Rất khó để kiểm soát lượng khách ra vào trong sự kiện. Đặc biệt vào những lúc đông người hoặc hỗn loạn bạn cần cẩn trọng để tránh bị xâm nhập hay kẻ xấu ăn cắp đồ đạc , trẻ nhỏ bị lạc.

Trẻ nhỏ bị lạc

Trẻ em thích khám phá. Sự kiện có nhiều người tham dự nên chỉ cần một sự bất cẩn là trẻ bị lạc ngay. An ninh khu vực cần phải luôn chú ý đến vấn đề này.

An ninh

Sự kiện được tổ chức ngoài trời thường rất ồn ào và náo nhiệt vì thế để kiểm soát được thì rất khó khăn. Ngoài ra uống nhiều rượu bia cũng có thể ảnh hưởng đến các khu vực xung quanh và  bị cảnh sát địa phương mời lên làm việc.

Trên đây chỉ là những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà người tổ chức cần nhớ. Mình hi vọng sẽ mang đến cho các bạn nhiều kinh nghiệm và bài học thú vị !! Bên cạnh đó, mọi thắc mắc về quy trình tổ chức sự kiện cũng như các chủ đề liên quan sẽ được giải đáp nếu bạn cần. Mọi chi tiết vui lòng liên hệ với Roy Event công ty tổ chức sự kiện khai trương thông qua các kênh liên lạc bên dưới.