Đối với bất cứ sự kiện nào thì thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời cũng là một trong những khâu cực kỳ quan trọng cần được lưu ý của người đảm nhận công tác tổ chức. Địa điểm nơi trực tiếp sẽ diễn ra toàn bộ, vì vậy nó cần được khảo sát kỹ lưỡng trước khi tiến hành đưa ra quyết định cũng như ký hợp đồng.
Hãy khảo sát nơi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Trước khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn hãy khảo sát các trung tâm tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng để biết địa điểm đó có thuận lợi cho việc đi lại và nơi gửi xe thoải mái không? Chọn một địa điểm ngay trung tâm thành phố và dễ di chuyển chính là nơi lý tưởng nhất để tổ chức sự kiện, khảo sát kỹ để đảm bảo địa điểm đó có vị trí giao thông đi lại thuận tiện cho mọi người.
Với hội nghị diễn ra ngoài trời bạn còn cần phải xem xét trước thời tiết, ngoài khu vực sẽ diễn ra sự kiện, bạn còn cần lưu ý bố trí nơi nghỉ ngơi cho khách ở xa ngay tại khách sạn hay resort cho thuê địa điểm tổ chức của sự kiện.
>>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện khai trương
Xin giấy phép cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Muốn thuê địa điểm tổ chức sự kiện, chương trình thì bạn đều cần phải xin giấy phép. Những sự kiện bạn sẽ bắt buộc phải xin giấy phép theo quy định của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Cũng có những sự kiện bạn cần phải xin giấy phép của Cục Bản quyền. Tùy thuộc loại sự kiện và chương trình mà bạn muốn tổ chức mà loại giấy cấp phép sẽ khác nhau.
Cá nhân, tổ chức sẽ nộp hồ sơ tổ chức sự kiện ít nhất 10 ngày trước khi diễn ra. Với buổi trình diễn thời trang, các cuộc thi sắc đẹp,… Các sự kiện, chương trình cơ quan nhà nước cần phải duyệt phác thảo. Đơn vị tổ chức cần phải nộp hồ sơ ít nhất trước 30 ngày.
Các bước tiến hành xin giấy phép tổ chức sự kiện diễn ra ngoài trời:
Bước 1: Chuẩn bị bộ đầy đủ hồ sơ hoàn thiện, có đủ các loại giấy tờ theo đúng quy định của pháp luật cũng như phù hợp với từng hạng mục sự kiện cụ thể.
Bước 2: Nộp hồ sơ lên cho cơ quan tổ chức có thẩm quyền
Các bạn sẽ phải tiến hành lựa chọn nộp hồ sơ theo như các phương thức sau:
- Nộp trực tiếp ở tại trụ sở cơ quan tổ chức có thẩm quyền.
- Nộp lên qua đường bưu điện,…
- Nộp qua internet,..
Bước 3: Cơ quan thẩm quyền sẽ xem xét, thẩm định nội dung hồ sơ
- Với trường hợp cần thiết, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành yêu cầu duyệt sự kiện. Hoặc tiến hành xin ý kiến cơ quan ban ngành liên quan khác.
- Trường hợp cần thiết, cơ quan có thẩm quyền sẽ đưa yêu cầu duyệt các chương trình, lấy ý kiến các cơ quan ban ngành có liên quan khác.
Bước 4: Nhận kết quả hồ sơ giấy phép tổ chức sự kiện.
Đảm bảo tính an ninh cho người tham gia
Hãy đảm bảo khách mời tham gia sự kiện của bạn sẽ được đảm bảo an ninh tối đa trong quá trình thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Để không gây ra những phát sinh không mong muốn, khi tiến hành lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên chú ý các hệ thống canh gác, gửi xe và trật tự an ninh hoạt động có tốt hay là không, có hay xảy ra mất cấp, rối loạn an ninh không hoặc thái độ của các nhân viên tại địa điểm thuê sự kiện để phòng trường hợp xảy ra không mong muốn.
Lưu ý khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
- Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời bạn phải quan tâm trước nhất đến thời gian tổ chức sự kiện và xem xét thời tiết tránh những ngày mưa để không làm ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.
- Không gian phải phù hợp với quy mô của sự kiện: phải sạch sẽ, thoáng mát,…
- Vị trí di chuyển ở trung tâm để dễ tìm, di chuyển tiện lợi cho khách hàng tham gia sự kiện.
- Chi phí cho địa điểm tổ chức phải phù hợp, đủ để đầu tư không gian phù hợp cho sự kiện tổ chức,
Trên đây là những kiến thức tổng quan về thủ tục xin cấp giấy phép để tổ chức sự kiện, các quy trình chi tiết khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời. Roy Event hy vọng kiến thức này sẽ giúp cho quý doanh nghiệp xin được giấy phép nhanh chóng nhất cũng như tránh những trục trặc không mong muốn làm ảnh hưởng tới quá trình tổ chức sự kiện của quý khách hàng.
———
CẢM ƠN BẠN ĐÃ XEM QUA BÀI VIẾT & LỰA CHỌN CHÚNG TÔI ĐỂ DÙNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU TẠI TP HCM!
