Tổ chức sự kiện hiện nay đã không còn xa lạ đối với chúng ta vì hiện tại ngày càng có nhiều dịp cần phải thực hiện hoạt động này. Cũng chính vì thế, tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, giúp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng,… Trong bài viết dưới đây của Roy Event, chúng tôi sẽ cung cấp một số thông tin liên quan đến quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để mọi người cùng tham khảo.
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện được hiểu là một quy trình lên ý tưởng, chuẩn bị các phương án tiến hành sự kiện trong một khoảng thời gian và không gian nhất định. Mục đích của hoạt động này như chúng tôi có đề cập ở trên, chính là để truyền đạt những thông điệp mà doanh nghiệp mong muốn cùng với đó là định vị thương hiệu, tạo tiếng vang và thu hút sự chú ý của khách hàng trên thị trường.
Các loại tổ chức phổ biến hiện nay
Dưới đây là một số hình thức tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay mà bạn có thể quan tâm:
- Sự kiện dành mở đầu cho doanh nghiệp: có thể là lễ khánh thành, khởi công, khai trương một cơ sở hoạt động nào đó
- Sự kiện mang tính kỉ niệm: sự kiện kỷ niệm xxx năm thành lập công ty, sự kiện sinh nhật, họp mặt, tất niên,…
- Sự kiện mang tính giáo dục: hội nghị, trưng bày triển lãm, hội chợ, lễ tốt nghiệp, lễ khai giảng,…
- Sự kiện liên quan đến quảng bá, tiếp thị: các hoạt động về giới thiệu sản phẩm, trưng bày các gian hàng, sự kiện marketing, thời trang,…
- Sự kiện liên quan đến giải trí: sự kiện âm nhạc, ngày hội thể thao, lễ trao giải,…
Tuy các hình thức kể trên có thể khác nhau đôi chút về tính chất, quy mô và quy trình tổ chức sự kiện nhưng chúng đều giống nhau khi là một phần trong chiến dịch truyền thông của doanh nghiệp ấy.
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Roy Event
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Roy Event bao gồm những bước sau:
Bước 1: Xác định chủ đề sự kiện
Doanh nghiệp cần phải xác định sự kiện sắp tổ chức nằm ở chủ đề nào, quy mô ra sao, khách tham dự, địa điểm thực hiện, ngân sách dự trù,… để bắt đầu lên kế hoạch cho thích hợp.
Bước 2: Lên ý tưởng cho sự kiện
Đây là bước quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý bởi những công việc ở bước này nếu càng được phân chia rõ ràng thì việc tổ chức sẽ đơn giản và chuyên nghiệp hơn. Bạn cần thực sự hiểu rõ dịch vụ cũng như các sản phẩm mà doanh nghiệp đang muốn hướng đến, từ đó lên kịch bản sao cho thật đặc biệt và thu hút.
Bước 3: Phân chia nhân sự
Nhân sự là yếu tố không thể thiếu trong quy trình tổ chức nhân sự, mỗi lĩnh vực ở sự kiện đều cần nhân sự chuyên môn để đảm nhiệm vị trí của mình. Chẳng hạn như nhân viên đồ họa, nhân viên kỹ thuật, quản lý sự kiện, kế toán,…
Bước 4: Chuẩn bị đạo cụ
Dựa vào các khâu đã chuẩn bị, mỗi bộ phận sẽ thực hiện công việc được giao để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng thời gian, tránh trễ hạn làm ảnh hưởng đến những người khác.
Một sự kiện thường mất khoảng 1-2 tuần để chuẩn bị tất cả các đạo cụ và vật dụng liên quan tùy theo quy mô. Vậy nên các hoạt động như dựng sân khấu, banner, backdrop, standee đều sẽ có thể được thực hiện sau khi mọi thứ đã chốt hạ phương án cuối cùng. Bên cạnh đó, đơn vị tổ chức sẽ hỗ trợ cho thuê đồng phục, PG cùng các thiết bị hỗ trợ tổ chức sự kiện. Nếu có đủ thời gian, bạn có thể cân nhắc chạy thử chương trình trước 1 lần để đảm bảo hạn chế sai sót tối đa.
Bước 5: Tiến hành sự kiện
Các trưởng bộ phận sẽ tiến hành điều phối để các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch. Trong thời gian sự kiện được tiến hành, họ sẽ phải luôn theo dõi checklist và timeline của chương trình để xem xét và điều chỉnh các hoạt động sao cho phù hợp.
Bước 6: Kết thúc sự kiện và rút kinh nghiệm
Đơn vị tổ chức sẽ điều phối dọn dẹp vật dụng và các đồ đạc liên quan sau sự kiện, bàn giao các vật dụng đã thuê để trả lại hiện trường đúng tình trạng ban đầu. Tiếp đến là tổ chức họp rút kinh nghiệm, các bộ phận sẽ báo cáo lại tất cả những công việc đã thực hiện để biết được mình đã làm được những gì, còn vấn đề nào sai sót.
Chi phí tổ chức sự kiện tại Roy Event
Chi phí tổ chức sự kiện tại Roy Event hiện tại được phân thành nhiều gói dịch vụ khác nhau dựa trên quy mô doanh nghiệp, quy mô thực hiện cũng như thời giá của các vật dụng liên quan. Chính vì thế, để được báo giá chính xác thì quý khách hàng nên liên hệ trực tiếp đến số Hotline của Roy Event được được tư vấn chính xác.
Bên cạnh đó, mọi thắc mắc về quy trình tổ chức sự kiện cũng như các chủ đề liên quan sẽ được giải đáp nếu bạn cần. Mọi chi tiết vui lòng liên hệ với Roy Event thông qua các kênh liên lạc bên dưới.
———
CẢM ƠN BẠN ĐÃ XEM QUA BÀI VIẾT & LỰA CHỌN CHÚNG TÔI ĐỂ DÙNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU TẠI TP HCM!
