Lên ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo và sáng tạo không hề khó như bạn nghĩ! Chỉ cần thực hiện theo 5 bước trong nội dung dưới đây, bạn sẽ có một “concept” sự kiện ấn tượng, hấp dẫn nhiều người tham dự.
Ý tưởng được xem như “linh hồn” của sự kiện, giúp thông điệp được truyền tải tốt hơn đến người tham dự, tăng khả năng nhận dạng thương hiệu dành cho doanh nghiệp, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của thương hiệu đối với các đối tác và khách hàng mục tiêu.
Ý tưởng tổ chức sự kiện là gì?
Đó là ý tưởng chủ đạo được thực hiện xuyên suốt chương trình. Từ ý tưởng đó, đơn vị tổ chức sẽ tiếp tục phát triển thành các hạng mục công việc nhỏ khác như xây dựng sân khấu, thiết kế kịch bản, các tiết mục giải trí, gian hàng,… theo sát chủ đề để làm nổi bật lên ý tưởng đó.
Chủ đề sự kiện là gì?
Chủ đề sự kiện là gương mặt, diện mạo của tổ chức sự kiện, bao gồm tất cả mọi thứ từ cách trang trí, bố trí màu sắc, bố cục,…
Nói cách khác, nếu sự kiện là một ngôi nhà thì ý tưởng chính là bộ khung còn chủ đề là các tường bao và các cách thiết kế, trang trí ngôi nhà đó.
Các bước lên ý tưởng và tổ chức sự kiện sáng tạo và ấn tượng
Để có thể tổ chức một sự kiện hấp dẫn, thu hút người tham dự, bạn cần phải “brainstorm”, tìm ra ý tưởng độc đáo và “hợp thời” – tức sự kiện phải theo xu hướng của xã hội và được nhiều người quan tâm.
Để có thể lên một ý tưởng như thế, bạn cần áp dụng công thức 5W theo từng bước dưới đây:
Bước 1: Tại sao sự kiện lại được tổ chức? (Why)
Bạn cần phải trả lời được câu hỏi này để có những lý do thuyết phục nhằm xác nhận tầm quan trọng và khả năng tồn tại của tổ chức sự kiện, đồng thời xác định loại hình sự kiện được tổ chức. Với mỗi mục đích tổ chức sự kiện khác nhau, bạn sẽ định hình được phong cách, ý tưởng và chủ đề của sự kiện.
Ví dụ: Để thu hút nhiều khách du lịch đến tham quan Đà Lạt, bạn có thể tìm ra những ý tưởng liên quan đến môi trường sống, về các dịch vụ vui chơi giải trí, xả stress,…
Nếu tổ chức sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ lãng phí nhiều thời gian và nguồn lực cũng như công sức của mỗi người. Và bạn biết đấy, thời gian là bạc là vàng mà!
Bước 2: Những ai liên quan đến sự kiện này? (Who)
Sau khi đã xác định được mục đích và mục tiêu của sự kiện, bạn cần xác định rõ những bên liên quan chính đến sự kiện như những người liên quan bên trong (ban lãnh đạo, hội đồng, khán giả, nhân viên, khách hàng,…) và những người liên quan bên ngoài (truyền thông, chính khách, celebs,…). Việc làm này sẽ tạo cơ sở để đơn vị tổ chức của bạn có thể vận động các nguồn tài trợ thuận lợi hơn, kêu gọi nhiều doanh nghiệp, tổ chức, công ty cùng đồng hành với sự kiện hơn.
Bước 3: Sự kiện diễn ra khi nào? (When)
Đến bước này, bạn sẽ cần nghiên cứu và lên kế hoạch sự kiện, xác định thời gian tổ chức sự kiện có phù hợp với nhu cầu khán giả hay không. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải đánh giá xem thời gian tổ chức có bị trùng với các sự kiện khác được diễn ra hay không, đồng thời xem tình hình thời tiết trong thời gian đó như thế nào để có thể đưa ra thời điểm tổ chức sự kiện thuận tiện nhất.
Nếu bỏ qua bước này, rủi ro dành cho sự kiện là rất lớn, trong đó lớn nhất là yếu tố thời tiết. Vì vậy, muốn lên ý tưởng tổ chức sự kiện thành công, bạn cần phải biết được thời gian sự kiện diễn ra khi nào.
Bước 4: Sự kiện được tổ chức ở đâu? (Where)
Ở bước này, bạn sẽ chọn lựa địa điểm tổ chức và thiết kế sân khấu sự kiện sao cho cân bằng giữa nhu cầu của chủ sự kiện, sự tiện lợi của khán giả, đường đến sự kiện và chi phí. Theo Roy Event, ấn tượng của khách hàng về điểm đến, về doanh nghiệp hay cá nhân sẽ phụ thuộc rất nhiều vào bầu không khí của sự kiện. Vì vậy, tùy theo mục đích, nhà tổ chức cần lựa chọn địa điểm phù hợp để thỏa mãn các tiêu chí, yếu tố có thể mang lại thành công cho chương trình.
Bước 5: Tất cả những gì cần phải làm cho sự kiện! (What)
Sau cùng, bạn cần phải đặt tên sự kiện! Tên sự kiện chính là yếu tố để nhận biết và nhớ về sự kiện. Bạn có thể đặt tên theo nhiều cách như gắn với mục đích, địa danh, nội dung, thời gian,… hay bao gồm các điểm trên. Và đặc biệt, tên sự kiện phải khác biệt so với những sự kiện khác.
>>> Có thể bạn quan tâm : Dịch vụ Cho thuê bàn ghế đẹp
Một số hình ảnh về những ý tưởng event độc đáo
Cùng xem qua một số ý tưởng event độc đáo qua hình ảnh dưới đây nhé!
Ý tưởng tổ chức sự kiện sinh nhật
Ý tưởng tổ chức sự kiện Giáng sinh
Hi vọng với chia sẻ trên, bạn sẽ lên ý tưởng tổ chức một sự kiện thật độc đáo và sáng tạo, mang lại thành công to lớn cho doanh nghiệp, công ty hay bất kỳ một tổ chức độc lập nào!
————–
CẢM ƠN BẠN ĐÃ XEM QUA BÀI VIẾT & LỰA CHỌN CHÚNG TÔI ĐỂ DÙNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU TẠI TP HCM!
>>> Xem thêm : Hướng dẫn dự trù kinh phí trong tổ chức chương trình sự kiện
