Hướng dẫn bảng dự trù kinh phí trong tổ chức chương trình sự kiện

Lập bảng dự trù kinh phí luôn là vấn đề gây khó khăn khi cần tổ chức một sự kiện cụ thể nào đó. Chính vì thế, trong bài viết này giúp tôi sẽ giúp bạn giải quyết nỗi lo đó với bằng cách hướng dẫn cho bạn các bước cụ thể để dự trù kinh phí chính xác nhất. Cùng chúng tôi tham khảo nhé!

bảng dự trù kinh phí
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được lập ra như thế nào

Để việc dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được thực hiện tốt nhất, trước tiên chúng ta hãy cùng tìm hiểu về các khoản phí chung phải có trong sự kiện.

Các khoản chi phí sự kiện

Chi phí sự kiện được chia thành 3 khoản chính: chi phí thực, chi phí ngầm và chi phí phát sinh:
Chi phí sự kiện được chia thành 3 khoản chính: chi phí thực, chi phí ngầm và chi phí phát sinh:

Chi phí thực

Chi phí thực là chi phí được dùng để tổ chức sự kiện. Cụ thể chi phí này gồm các khoản sau:

  • Chi phí mua sắm các thiết bị, dụng cụ, sản phẩm để tổ chức sự kiện.
  • Chi phí trả lương cho nhân công.
  • Chi phí sản xuất, mua bán đầu vào.

Xem thêm: Cho thuê dụng cụ tiệc

Chi phí ngầm

Là khoản chi phí không được rõ ràng và dễ kiểm soát như chi phí thực. Các khoản chi phí này thường không được công khai nhưng trong cách làm dự trù kinh phí thì khoản phí này chiếm một tỷ lệ không nhỏ.

Một số khoản chi phí ngầm cần có thể kể đến như:

  • Chi phí khấu hao cho các tài sản cố định, trang thiết bị tồn kho,…
  • Chi phí sử dụng để gặp gỡ khách hàng, đối tác,…
  • Các khoản % hoa hồng.
  • Các chi phí cơ hội khác.

Chi phí phát sinh

Trong các mẫu dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiện nay thì chi phí quản lý thông thường sẽ chiếm từ 3% đến 10% tùy theo quy mô sự kiện. Chi phí này được dùng để xử lý những sự cố phát sinh khi tổ chức sự kiện.

>>> Có thể bạn quan tâm: Tại sao doanh nghiệp phải tổ chức sự kiện?

Hướng dẫn cách lập bảng dự trù kinh phí

Hướng dẫn cách lập bảng dự trù kinh phí
Hướng dẫn cách lập bảng dự trù kinh phí

Lập bảng dự trù kinh phí là một việc rất quan trọng khi cần tổ chức một sự kiện nào đó. Việc dự trù kinh phí sẽ giúp các đơn vị tổ chức kiểm soát được kinh phí một cách tốt nhất, tránh hiện tượng thiếu hụt hoặc không đủ ngân sách chi trả khi có tình huống bất ngờ xảy ra. Đồng thời, dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp trong công tác quản lý của đơn vị đó.

Tuy nhiên, cách làm bảng dự trù kinh phí không phải là việc đơn giản, tất cả các số liệu cần được chi tiết, chính xác nhất, làm sao để giảm thiểu tối đa chi phí cho việc tổ chức sự kiện.

Để có được bảng dự trù kinh phí tối ưu nhất, người thực hiện phải làm theo các bước sau:

  1. Nghiên cứu thật kỹ nội dung của sự kiện

Bước đầu tiên mà người thực hiện dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cần làm đó là xem kỹ bản kế hoạch sự kiện để biết được trong sự kiện sẽ có những nội dung, tiết mục gì, thời gian cụ thể như thế nào,… để từ đó có những tính toán chi tiêu hợp lý nhất cho từng hoạt động.

  1. Liệt kê thành danh sách cụ thể

Tất cả các chi phí cho các từng hoạt động của sự kiện và những chi phí liên quan đều phải được liệt kê thành danh sách một cách chi tiết và phải được sắp xếp một cách khoa học để thuận tiện cho việc kiểm soát và quản lý.

  1. Dự trù chi phí phát sinh

Người thực hiện dự trù kinh phí cần nhạy bén trong việc dự đoán những khoản chi phí có thể phát sinh khi tổ chức sự kiện và liệt kê vào bảng dự trù chi phí để sử dụng trong trường hợp cần thiết.

Với những thông tin được chia sẻ ở trên hy vọng có thể giúp ích cho bạn trong việc dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện.

Roy Event Chúc các bạn thành công nhé!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *