Tổ chức sự kiện không còn là khái niệm mới mẻ tại Việt Nam, khi sự kiện đã trở thành một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh và xây dựng thương hiệu. Ngày nay, có nhiều loại hình sự kiện như hội nghị, hội thảo, lễ ra quân, lễ ra mắt sản phẩm mới, yến tiệc tri ân,… Tuy nhiên, quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không phải ai cũng nắm rõ.
Trong bài viết dưới đây, RoyEvent sẽ chia sẻ cách tổ chức sự kiện chuẩn và những yếu tố quan trọng góp phần vào sự thành công của một sự kiện.
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Quy trình 1: Xác định mục đích sự kiện
Sự kiện là gì? Sự kiện, một khái niệm rộng lớn, bao gồm các hoạt động thu hút sự tham gia của đông đảo công chúng và có nhiều hình thức khác nhau, từ sự kiện kinh doanh đến sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, họp báo, sự kiện khách hàng,…
Mỗi sự kiện đều mang mục đích và chủ đề riêng biệt. Trong quy trình tổ chức sự kiện, bước đầu tiên là doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu cốt lõi của sự kiện và các công việc cần thực hiện:
- Loại hình và quy mô của sự kiện (lễ tri ân, sự kiện giải trí, lễ khai trương, YEP,…)
- Đối tượng khách mời và số lượng
- Thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền đạt đến công chúng là gì?
- Dự toán ngân sách cho sự kiện là bao nhiêu?
- Địa điểm tổ chức sự kiện là ở đâu?
- Chủ đề của sự kiện là gì?
Quy trình 2: Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc xây dựng ý tưởng là bước quan trọng nhất, vì nó giúp tạo ra linh hồn cho sự kiện. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và mục tiêu của sự kiện.
Trong giai đoạn này, người tổ chức cần suy nghĩ và tóm tắt nhanh chóng các ý tưởng, sau đó phân tích kỹ lưỡng. Họ cần chọn ra phương án phù hợp nhất và phân chia nó thành các mảng chi tiết. Sự sáng tạo là yếu tố không thể thiếu, giúp tạo ra một chương trình độc đáo và nổi bật hơn so với đối thủ cạnh tranh.
Tránh trùng lặp ý tưởng giữa các sự kiện là điều cực kỳ quan trọng. Điều này sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng và uy tín của sự kiện, cũng như hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.
Quy trình 3: Phân chia nhân sự triển khai
Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ đơn giản là phân chia công việc mà còn là việc chia nhỏ từng mảng chuyên sâu để tối ưu hóa hiệu quả. Cụ thể, quá trình này bao gồm các bước như thiết kế (bao gồm cả đồ họa, trình chiếu, sân khấu, thiệp mời,…), kế toán (quản lý thu chi, hợp đồng,…), kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,…), quản lý và giám sát,… Mỗi nhân sự ở từng hạng mục này đều phải được tuyển chọn một cách tỉ mỉ và đảm bảo tính phù hợp, nhằm đảm bảo rằng mỗi khía cạnh của sự kiện đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.
Quy trình 4: Triển khai theo kế hoạch
Mỗi bộ phận cần tuân thủ chặt chẽ quy trình đã được lên kế hoạch trước đó cho việc tổ chức sự kiện. Bằng cách này, các bộ phận sẽ hoàn thành trách nhiệm của mình một cách đồng nhất, không làm ảnh hưởng đến tiến độ tổng thể và có thể linh hoạt hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết.
Quy trình 5: Chuẩn bị và dàn dựng
Một trong những bước quan trọng nhất và tốn nhiều thời gian nhất trong quá trình tổ chức sự kiện là chuẩn bị. Để đảm bảo sự thành công, doanh nghiệp cần hoàn thiện các công việc sau và thực hiện ít nhất 1-2 lần kiểm tra trước khi sự kiện diễn ra. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, cần phải điều chỉnh và hoàn thiện ngay lập tức cho đến khi chương trình hoạt động một cách mượt mà và hiệu quả.
- Chuẩn bị banner, standee, frame, background, backdrop, trình chiếu, văn bản và hình ảnh để sử dụng trong sự kiện.
- Chuẩn bị trang phục cho nhân viên và ban tổ chức.
- Gửi thiệp mời và thông báo cho khách mời.
- Thuê thiết bị hỗ trợ cần thiết cho sự kiện.
- Thuê MC (người dẫn chương trình), PG (cô, chúng) để hỗ trợ trong sự kiện.
- Thuê đội múa hoặc nghệ sĩ biểu diễn mở màn cho sự kiện.
- Hoàn tất các thủ tục và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho sự kiện.
Quy trình 6: Tổ chức sự kiện
Trong bước này, trưởng bộ phận điều phối sẽ đảm bảo việc quản lý và kiểm soát các nhân viên làm việc dựa trên phần việc đã được phân chia trong quy trình tổ chức sự kiện. Mỗi phân đoạn của sự kiện cần được theo dõi và kiểm tra theo checklist và timeline của chương trình.Nếu phát hiện bất kỳ sự cố nào ngoài ý muốn xảy ra, người có trách nhiệm sẽ phải tập trung mọi người để giải quyết vấn đề ngay lập tức và nhanh chóng nhất có thể, đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
Quy trình 7: Kết thúc chương trình
Sau khi chương trình kết thúc, các bộ phận liên quan sẽ tiến hành thu gom vật dụng, xử lý các thiết bị đã được thuê và dọn dẹp hiện trường để đảm bảo sự sạch sẽ và gọn gàng.
Quy trình 8: Rút kinh nghiệm
Các bộ phận cần thực hiện tổng kết và báo cáo về mức độ hoàn thành công việc trong sự kiện, bao gồm cả các giai đoạn trước, trong và sau sự kiện. Thông qua việc này, họ có thể rút ra những kinh nghiệm quý báu để cải thiện quy trình tổ chức sự kiện, từ đó nâng cao độ chuyên nghiệp và hiệu quả của các hoạt động tổ chức sự kiện trong tương lai.
Bí quyết giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện thành công
Tìm kiếm và xác định nơi tổ chức sự kiện
Sau khi đã hoàn thiện ý tưởng và xác định cách thức tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp cần tìm kiếm một địa điểm phù hợp để thực hiện kế hoạch đã lập. Việc ký hợp đồng thuê địa điểm và xử lý các thủ tục giấy tờ liên quan là một phần quan trọng và cần được thực hiện sớm để đảm bảo sự suôn sẻ trong quá trình tổ chức sự kiện.
Việc lựa chọn địa điểm phù hợp là yếu tố quyết định ảnh hưởng đến thành công của sự kiện. Cần xem xét các yếu tố như vị trí, diện tích, tiện ích, mức giá thuê và các điều khoản hợp đồng. Sau khi đã chọn được địa điểm phù hợp, quý doanh nghiệp cần lập hợp đồng thuê chỗ với chủ sở hữu hoặc quản lý của địa điểm đó.
Luôn có kế hoạch B trong mọi trường hợp
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi kế hoạch B dự phòng để đối phó với các tình huống không mong muốn, như thời tiết xấu, sự cố với nhân sự, hoặc sự trễ của nhân vật quan trọng. Đồng thời, quý doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị tinh thần và có sẵn các kịch bản xử lý khủng hoảng cho những loại sự kiện đặc biệt.
Việc lập kế hoạch B dự phòng là một phần không thể thiếu trong quá trình chuẩn bị sự kiện. Kế hoạch này nên bao gồm các biện pháp dự phòng cụ thể cho mọi tình huống có thể xảy ra, bao gồm cả việc dự trữ các tài nguyên nhân lực và vật liệu cần thiết. Ví dụ, nếu thời tiết dự báo xấu, cần có kế hoạch dự phòng cho việc chuyển đổi địa điểm hoặc cung cấp các thiết bị bảo vệ khỏi thời tiết khắc nghiệt.
Ngoài ra, quan trọng là phải có sẵn các kịch bản xử lý khủng hoảng cho các loại sự kiện đặc thù. Điều này bao gồm việc xác định các biện pháp cần thực hiện trong trường hợp khẩn cấp, như việc điều chỉnh chương trình, thông báo cho khách hàng về thay đổi dự kiến, hoặc triển khai các biện pháp an toàn trong trường hợp cần thiết.
Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và tăng cường hình ảnh thương hiệu, thu hút khách hàng và tạo ra các cơ hội kinh doanh mới. Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ là việc thực hiện một chuỗi các bước, mà còn là sự kết hợp tài năng và sự sáng tạo để tạo ra những trải nghiệm độc đáo và đáng nhớ cho khách hàng. Bằng cách tuân thủ quy trình trên, doanh nghiệp có thể tự tin thành công và góp phần tăng cường uy tín và hiệu quả kinh doanh của mình.
