Quy trình tổ chức sự kiện khai trương chi tiết, chuyên nghiệp

Chụp hình check-in tại sự kiện khai trương

Lễ khai trương hay còn gọi là Grand Opening là một trong những sự kiện trọng đại của doanh nghiệp. Không chỉ đơn thuần là cột mốc đánh dấu sự ra đời của một doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh hay ra mắt với khách hàng một thương hiệu mới mà còn mang đến giá trị tinh thần, phong thủy. Vậy để có sự kiện khai trương thành công thì quy trình tổ chức sự kiện khai trương yêu cầu những gì?

Lựa chọn thời điểm tổ chức lễ khai trương

Ngày và giờ khai trương ảnh hưởng trực tiếp đến buổi lễ. Vì vậy cần phải chọn được ngày lành tháng tốt để có thể khai trương. Các bạn cần lưu ý những điều dưới đây để có thể chọn được ngày tốt để khai trương:

  • Tránh những ngày xấu với công việc hoặc bản mệnh của người chủ.
  • Căn cứ vào sao tốt, sao xấu để cân nhắc, những ngày phải có nhiều sao Đại Cát. Cần tránh những ngày có nhiều sao Đại Hung.
  • Trực, Sao nhị thập bát tú phải thật tốt. Trực Khai, Trực Kiến, Trực Bình, Trực Mãn là tốt nhất.
  • Xem ngày đó có phải là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo để cân nhắc thêm. Khi đã chọn được ngày tốt rồi thì cần chọn thêm giờ (giờ Hoàng đạo) để bắt đầu.
Ngày nắng đẹp cho sự kiện khai trương
Ngày nắng đẹp cho sự kiện khai trương

Địa điểm tổ chức lễ khai trương

Thông thường thì một lễ khai trương sẽ bao gồm có 2 phần là phần lễ và phần gala dinner. Phần lễ sẽ được tổ chức ngay tại địa điểm kinh doanh, còn phần gala dinner thì sẽ được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn… tùy vào nhu cầu của khách.

Nên tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện trước khi diễn ra.

Tổ chức sự kiện khai trương tại nhà hàng
Tổ chức sự kiện khai trương tại nhà hàng

Lên ý tưởng, chủ đề, concept cho lễ khai trương

Sau khi đã thông nhất ngày và địa điểm tổ chức, chúng ta sẽ tiến hành đưa những ý tưởng, những concept phù hợp với doanh nghiệp và các đối tượng khách hàng muốn hướng tới. Những ý tưởng sáng tạo sẽ là điểm nhấn giúp buổi lễ khai trương trở nên thú vị và thu hút khách mời, đồng thời thể hiện sự khác biệt so với các doanh nghiệp khác.

Chủ đề xanh đen cho sự kiện khai trương
Chủ đề xanh đen cho sự kiện khai trương

Làm việc với các đối tác và nhà cung cấp cho sự kiện

Doanh nghiệp không đơn thuần là đặt mục tiêu tiếp cận đến khách hàng mà còn phải biết “lưu ý” đến các đối tác, đặc biệt là những đối tác có tiềm năng trong tương lai, buổi lễ khai trương là yếu tố tạo nên thời cơ hội nhập vào cộng đồng các doanh nghiệp. Kế hoạch truyền thông cần phải được hoàn thiện trước khi thực hiện sự kiện từ 2–3 tuần.

Làm việc với các đối tác và nhà cung cấp cho sự kiện
Làm việc với các đối tác và nhà cung cấp cho sự kiện

Kịch bản tổ chức lễ khai trương hiệu quả

Đón khách mời:

  • Đại diện doanh nghiệp sẽ chào đón các khách mời đến tham dự và cùng chụp hình với khách đến tham dự.
  • Việc tiếp đón khách chu đáo sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và tạo được ấn tượng tốt cho các khách mời đến tham dự.

Văn nghệ mở màn:

  • Biểu diễn nghệ thuật mở màn.
  • Tiết mục mở màn thật đặc sắc sẽ giúp thu hút sự chú ý của các khách mời và tạo ra không khí náo nhiệt cho buổi lễ.

Tuyên bố lí do buổi lễ, giới thiệu các đại biểu:

MC sẽ giới thiệu các khách mời, đại biểu đến tham dự

Đại diện buổi lễ phát biểu:

  • Đại diện sẽ phát biểu tuyên bố khai mạc chương trình.
  • Giới thiệu về doanh nghiệp cùng những sản phẩm
  • Nhu cầu thị yếu, khả năng đáp ứng của doanh nghiệp.

Nghi thức mời đại biểu cắt băng khai trương:

Đại biểu sẽ cắt băng khai trương và múa lân biểu diễn

Mời khách hàng trải nghiệm sản phẩm của doanh nghiệp:

Hướng dẫn cho những khách hàng tham gia trải nghiệm dùng thử các sản phẩm của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp các khách hàng tự cảm nhận, hiểu rõ và có cái nhìn chính xác về sản phẩm cũng như doanh nghiệp.

Mời khách mời tham gia vào vị trí đã chuẩn bị sẵn
Mời khách mời tham gia vào vị trí đã chuẩn bị sẵn

Biểu diễn văn nghệ xen kẽ:

Biểu diễn văn nghệ xen kẽ sẽ giúp khách mời thư giãn và thoải mái trải nghiệm sản phẩm.

Bốc thăm, trúng thưởng:

  • Đại diện doanh nghiệp sẽ bốc thăm và công bố những khách mời may mắn nhận được quà của sự kiện.
  • Giúp doanh nghiệp có thể giao lưu với các khách hàng một cách tự nhiên và quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp đến các khách hàng.

Kết thúc buổi lễ khai trương:

Đại diện sẽ phát biểu bế mạc chương trình, gửi lời cảm ơn và lời chúc sức khỏe đến tất cả khách mời và gửi quà tặng cho những khách mời tham dự.

Các công việc cần chuẩn bị cho buổi khai trương

  • Xem thời điểm khai trương cửa hàng
  • Trang trí cửa hàng và chuẩn bị buổi lễ khai trương
  • Kế hoạch truyền thông hoàn hảo cho buổi lễ khai trương
  • Cúng khai trương cho cửa hàng
  • Hoạt động bán hàng ngay trong buổi lễ khai trương
Chuẩn bị cho sự kiện khai trương
Chuẩn bị cho sự kiện khai trương

Kết thúc việc tổ chức sự kiện khai trương

  • Chụp hình giao lưu với các đối tác, khách mời sau khi kết thúc.
  • Bố trí cho nhân sự tiễn các khách mời ra xe, đón xe.
  • Nên có quà tặng cho khách mời tham gia để gây thiện cảm và ấn tượng hơn.
  • Tháo dỡ, thu gọn tất cả thiết bị lắp đặt
  • Dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ, trả mặt bằng cho doanh nghiệp, địa phương.
Chụp hình check-in tại sự kiện khai trương
Chụp hình check-in tại sự kiện khai trương

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *