Trong cuộc sống hiện đại, không thể tránh khỏi những sự kiện ngoài dự tính, gây ra những rủi ro cho các hoạt động của sự kiện. Dù chúng ta không mong muốn nhưng chúng vẫn có khả năng xảy ra, và để tránh gặp phải chúng, ta cần hiểu rõ hơn về rủi ro trong tổ chức sự kiện cùng với các phương án dự phòng để đối phó với chúng. Dưới đây là top 7 rủi ro hay gặp nhất mà RoyEvent đưa ra cho bạn khi tổ chức sự kiện.
Rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì? Rủi ro trong sự kiện hoặc tổ chức sự kiện thường được định nghĩa là những sự việc có thể xảy ra ngoài kế hoạch ban đầu, ảnh hưởng trực tiếp đến diễn biến của chương trình sự kiện.
Thông thường, các rủi ro này do các yếu tố như con người, thiết bị, thực phẩm hoặc yếu tố thời tiết chi phối. Các vấn đề có thể gây rủi ro bao gồm việc duy trì trật tự, bảo đảm an ninh, nguy cơ ngộ độc thực phẩm hoặc thay đổi thời tiết không thuận lợi cho sự kiện.
Các phương án dự phòng rủi ro cho sự kiện
Để có cách xử lý đúng lúc kịp thời khi rủi ro xuất hiện thì đơn vị tổ chức sự kiện cần có một kế hoạch hay cách phương án dự phòng tránh để ảnh hưởng đến sự kiện đang diễn ra.
Để có cách xử lý đúng lúc kịp thời khi rủi ro xuất hiện thì đơn vị tổ chức sự kiện cần có một kế hoạch dự phòng
Tiên đoán dựa trên sự kiện tương tự
Trong các trường hợp như vậy, chúng ta sử dụng khả năng dự đoán dựa trên so sánh với các sự kiện tương tự đã xảy ra. Dựa trên những kinh nghiệm rút ra từ việc xử lý các tình huống đã xảy ra trước đó, chúng ta chuẩn bị phương án ứng phó. Các thực hiện này giúp tăng khả năng chính xác một cách đáng kể, nhưng đối với các rủi ro chưa từng xuất hiện, việc xử lý có thể gặp khó khăn.
Lập kế hoạch dự phòng
Các biện pháp thông dụng này được sử dụng phổ biến và cùng với việc lập kế hoạch cho sự kiện, người quản lý sự kiện cũng phải lập ngay cả kế hoạch dự phòng. Các rủi ro thường được liệt kê dựa trên các dự đoán, ước lượng và tính toán.
Dựa trên việc xác định chính xác các khả năng và tình huống có thể xảy ra, chúng ta có thể đưa ra các phương án dự phòng liên quan đến nhân lực, thiết bị thay thế hoặc thiết kế riêng biệt để xử lý tình huống. Cũng có thể trang bị các thiết bị và vật dụng phụ trợ khi thời tiết không thuận lợi.
Top 7 rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện
Để hiểu rõ hơn về các rủi ro thường xảy ra trong sự kiện RoyEvent xin liệt kê top 7 rủi ro thường gặp để quý khách hàng biết và cùng đơn vị tổ chức sự kiện khắc phục nếu lỡ không may rủi ro xuất hiện.
Rủi ro về thiết bị của sự kiện
Chúng ta có thể đã từng chứng kiến ít nhất một sự kiện nơi đèn bỗng nhiên vụt tắt, âm thanh đột ngột hú lên, hoặc không có tiếng vọng từ hệ thống âm thanh trong khi sự kiện vẫn đang diễn ra. Đây là những rủi ro kỹ thuật của các thiết bị trên sân khấu, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chương trình, thậm chí phải tạm dừng lại. Tình trạng này không chỉ khiến khách tham dự cảm thấy không thoải mái vì sự chờ đợi, mà còn có thể làm mất đi mạch cảm xúc mà chúng ta đang tạo dựng cho sự kiện.
Để đối phó với các vấn đề kỹ thuật như vậy, cần phải có một số biện pháp phòng tránh. Đối với các thiết bị điện như âm thanh, ánh sáng, việc lắp đặt một tủ điện dự phòng là cần thiết. Điều này giúp duy trì nguồn điện cho hệ thống trong vài phút khi có sự cố mất điện, cho đến khi kỹ thuật điện chính có thể xử lý được tình hình. Ngoài ra, đối với hệ thống màn hình LED, cần phải có ít nhất một máy tính hoặc laptop đủ mạnh để tránh các vấn đề như treo máy, sập nguồn. Đồng thời, cần sẵn sàng có một số laptop dự phòng để đối phó với các sự cố không mong muốn.
Rủi ro về an toàn trong thiết bị sự kiện
Rủi ro về sự an toàn luôn là một trong những vấn đề cần quan tâm hàng đầu trong tổ chức sự kiện, và chúng thường phát sinh từ các thiết bị như hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, cũng như các thiết bị đặc thù khác. Trong các sự kiện ngoài trời, đặc biệt khi gặp phải mưa bão, rủi ro này càng trở nên dễ xảy ra và khó giải quyết hơn. Mặc dù có sự chuẩn bị các thiết bị đặc thù cho sự kiện ngoài trời, nhưng vẫn có nguy cơ gặp vấn đề khi các đường điện tiếp xúc với nước. Để đối phó với điều này, việc chuẩn bị sẵn bộ thiết bị chống giật điện là hết sức quan trọng.
Ngoài ra, các thiết bị được sử dụng trên sân khấu cũng tiềm ẩn nhiều nguy hiểm. Ví dụ, nếu sân khấu được đặt trên địa hình không bằng phẳng hoặc trên cát, có nguy cơ bị lún và trong trường hợp nghiêm trọng hơn là sập sân khấu. Do đó, việc gia công sân khấu cần phải thật chắc chắn và đáng tin cậy. Đồng thời, sân khấu có chiều cao lớn cũng tạo ra nguy cơ ngã cho những người di chuyển lên xuống. Để đảm bảo an toàn cho nhân sự, cần phải cung cấp hành lang an toàn và các biện pháp bảo vệ phù hợp.
Rủi ro có “khách không mời”
Một sự kiện lớn và thu hút thường dễ bị xâm nhập bởi nhiều người không mời. Trong một số trường hợp, những người này có thể chỉ đơn giản là những khách “lạc đường”, không gây ảnh hưởng đáng kể. Tuy nhiên, nếu xảy ra trộm cắp, mất cắp hoặc những hành động khác có ý đồ xấu, việc kiểm soát sẽ trở nên vô cùng khó khăn. Điều này làm cho việc xác định thông tin của những người không mời trở nên khó khăn, ngay cả khi sử dụng camera giám sát.
Do đó, để phòng tránh rủi ro này, các sự kiện thường áp dụng các biện pháp bảo vệ như thiết lập hàng rào bảo vệ chặt chẽ và áp dụng các cổng soát vé nghiêm ngặt để ngăn chặn việc xâm nhập của những người không mời. Hơn nữa, việc sử dụng đội ngũ an ninh có kinh nghiệm cùng với hệ thống nhân sự chuyên nghiệp sẽ giúp xử lý các tình huống một cách linh hoạt và kịp thời, tránh khỏi những hậu quả tiềm ẩn.
Một sự kiện lớn và thu hút thường dễ bị xâm nhập bởi nhiều người không mời.
Rủi ro về sự kiện có quá nhiều trẻ em
Trẻ em thường có tính tò mò cao và sự năng động không ngừng. Điều này có thể gây ra những tình huống không mong muốn như làm hỏng thiết bị hoặc thậm chí gây ra những tai nạn đáng tiếc trong các sự kiện. Để đảm bảo an toàn cho trẻ em trong các sự kiện, có những biện pháp sau đây cần được thực hiện:
Xây dựng hệ thống loa phát thanh để tìm kiếm trẻ em nếu họ bị lạc.
Luôn nhắc nhở các phụ huynh về việc giữ con cái của họ cẩn thận và giữ liên lạc với chúng.
Khu vực có nguồn điện cần được khoá lại và được giám sát để tránh tình huống nguy hiểm.
Thiết bị kỹ thuật và các khu vực trưng bày nên được đặt ở xa tầm với của trẻ để tránh tai nạn.
Xây dựng một số khu vực chơi riêng cho trẻ em, giúp chúng có nơi an toàn và vui chơi trong sự kiện.
Rủi ro về thực phẩm và chất lượng tiệc
Có những trường hợp không mong muốn xảy ra khi người tham dự bị ngộ độc thực phẩm sau khi tham gia tiệc. Điều này phụ thuộc chủ yếu vào quá trình chuẩn bị và phục vụ thực phẩm (F&B). Để đảm bảo chất lượng thực phẩm luôn được đảm bảo tốt nhất, quý vị có thể lựa chọn địa điểm và đặt tiệc tại các nhà hàng cao cấp, hoặc các khách sạn 4-5 sao. Trong trường hợp ngân sách hạn chế, cách tiếp cận thủ công vẫn là phương án hiệu quả, bằng cách cử người giám sát và kiểm tra kỹ lưỡng thực đơn trước khi phục vụ.
Ngoài ra, cũng có những vấn đề nhỏ hơn như việc phục vụ thức ăn chậm hoặc thức ăn bị nguội, có thể gây ra sự bất tiện. Thời gian phục vụ thực phẩm cũng đóng vai trò quan trọng trong sự kiện. Vì vậy, để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, cần phải có các biện pháp dự phòng để xử lý các tình huống này, như thỏa thuận trước với quản lý F&B về kịch bản chương trình, đặt ra các quy định rõ ràng về thời gian phục vụ thức ăn, và đòi hỏi cam kết về chất lượng thực phẩm, đảm bảo thức ăn luôn được phục vụ nóng và an toàn.
Thời tiết ngoài ý muốn
Điều kiện thời tiết luôn là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự kiện, dù đó là tổ chức trong nhà hay ngoài trời. Trong trường hợp tổ chức sự kiện trong nhà, thời tiết có thể chỉ ảnh hưởng đến việc đến và rời khỏi sự kiện, nhưng không gây ra những vấn đề nghiêm trọng. Tuy nhiên, đối với sự kiện ngoài trời, thời tiết không thuận lợi thực sự là một rủi ro nghiêm trọng và không một ai muốn phải đối diện.
Vì vậy, đối với các sự kiện ngoài trời, việc xem trước dự báo thời tiết và lên phương án phù hợp là vô cùng quan trọng để đảm bảo an toàn và tránh tình trạng hỗn loạn cho khách tham dự cũng như cho ekip tổ chức. Đảm bảo rằng có các biện pháp che chắn như mái che, nhà bạt hoặc không gian để tránh nắng, mưa khi cần thiết.
Sự cố cháy nổ từ những hiệu ứng sân khấu
Các sự kiện hoành tráng thường không thể thiếu những hiệu ứng đặc biệt như pháo điện, pháo trang kim, hiệu ứng khói và lửa, tạo điểm nhấn độc đáo và ấn tượng. Tuy nhiên, việc sử dụng những hiệu ứng này cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ nguy hiểm như tai nạn bỏng lạnh, bỏng nóng, hoặc các vấn đề liên quan đến an toàn.
Việc sử dụng những hiệu ứng cho sự kiện cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ nguy hiểm
Để đảm bảo an toàn và đáp ứng các tiêu chuẩn an ninh, việc tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tại RoyEvent, chúng tôi tự hào về việc mang đến cho khách hàng những sự kiện tuyệt vời, chất lượng và an toàn nhất. Với đội ngũ nhân viên và kỹ thuật chuyên nghiệp, chúng tôi luôn lập kế hoạch dự phòng cẩn thận để giảm thiểu rủi ro trong sự kiện.
Chúng tôi cam kết đưa rủi ro xuống tối thiểu để mang lại trải nghiệm tuyệt vời nhất cho quý khách hàng và doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tổ chức sự kiện một cách an toàn và hiệu quả nhất!
