Có phải bạn đang tìm một “bí kíp” tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hay không? Vậy thì, hãy xem qua quy trình tổ chức một sự kiện thành công như thế nào nhé!
Tổ chức sự kiện là gì? Những việc cần làm khi tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện (hay còn gọi là tổ chức event) là tổ chức các hoạt động qua các hình thức hội thảo, hội nghị, tiệc, triển lãm, hội chợ,… trong các lĩnh vực văn hóa, kinh doanh hoặc thương mại với mục đích gửi gắm thông điệp mà đơn vị tổ chức muốn công chúng và khách hàng tiếp nhận.
Để một sự kiện được tổ chức thành công, các đơn vị cần phải lập kế hoạch chi tiết, trong đó ghi rõ các mục công việc cần phải thực hiện cùng nhân sự phụ trách cùng các hạng mục khác.
Danh sách các công việc cần làm khi tổ chức sự kiện
Bạn cần phải lên danh sách những công việc sau nếu muốn tổ chức sự kiện thành công:
Xác định mục đích sự kiện
Bạn cần xác định mục đích của sự kiện là để làm gì, chẳng hạn như ra mắt sản phẩm mới, họp báo, khai trương công ty,… để từ đó có sự chuẩn bị phù hợp với chính xác từ ý tưởng đến cách thức thực hiện.
Xác định mục tiêu
Bạn cần tự hỏi, mong muốn sau khi tổ chức sự kiện là gì? Gia tăng doanh số, mở rộng thị trường hay tìm kiếm khách hàng mục tiêu,… Xác định được mục tiêu, bạn sẽ lên được ngân sách và từ đó, đánh giá hiệu quả công việc dễ dàng hơn.
Xác định đối tượng/khách hàng mục tiêu
Đừng “tham lam” tổ chức một sự kiện hướng đến tất cả đối tượng mà chỉ nên nhắm đến một vài đối tượng cụ thể, chẳng hạn như nhân viên văn phòng, người nội trợ, phụ nữ hay các bạn trẻ tuổi teen.
Nên nhớ, một sự kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu mà không xác định được đối tượng/khách hàng thì khả năng “failed” (thất bại) rất lớn.
Xác định ngân sách
Xác định ngân sách sẽ giúp bạn có kế hoạch đúng đắn cũng như giải pháp phù hợp để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất.
Các công việc cụ thể cần thực hiện
Sau khi đã xác định những hạng mục quan trọng nhất của sự kiện, bạn sẽ bắt đầu lên danh sách các công việc cần làm khi tổ chức sự kiện cũng như phân công nhân sự thực hiện:
- Dự kiến thời gian, thời lượng chương trình.
- Thiết lập nhóm làm việc.
- Xem xét địa điểm tổ chức:
- Xem xét sức chứa dựa trên số lượng người tham gia (ước tính).
- Chọn và khảo sát địa điểm.
- Ký hợp đồng địa điểm và xác nhận thông tin chi tiết.
- Theo dõi, hoàn tất việc lựa chọn địa điểm.
- Chuẩn bị nhân sự:
- Người dẫn chương trình (MC).
- PG, PB hướng dẫn, chào mừng khách mời.
- Tiếp tân tại bàn.
- Thuyết trình:
- Chọn chủ đề sự kiện.
- Xác định người thuyết trình.
- Soạn thảo bài thuyết trình.
- Lên trang phục phù hợp cho người thuyết trình.
- Quà tặng người thuyết trình.
- Liên hệ báo chí/cơ quan truyền thông:
- Thuê/phân chia nhân sự hỗ trợ:
- Người quay phim, chụp hình.
- Nhân viên kỹ thuật (chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau sự kiện, âm thanh, ánh sáng,…).
- Người xử lý các tình huống phát sinh.
- Bảo vệ.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất, tài liệu:
- Nội dung bài thuyết trình.
- Brochure cho khách tham dự.
- Thư mời, thư cảm ơn.
- Bàn ghế sự kiện.
>>> Xem thêm: Dịch vụ cho thuê bàn ghế
- Liên hệ nhà tài trợ.
- Gửi thư mời đại biểu, khách tham dự.
- Chuẩn bị trang phục cho nhân sự (PG, PB, MC,…).
- Chuẩn bị hệ thống kỹ thuật, âm thanh – ánh sáng.
- Các vật phẩm trang trí.
- Thiết kế Bandroll, banner, backdrop,…
- Chuẩn bị quà tặng
- Chuẩn bị thiết bị, đạo cụ phục vụ cho sự kiện.
- Lập bảng kế hoạch thời gian chương trình.
- Lập bảng câu hỏi giao lưu trực tiếp.
- Chuẩn bị giấy phép có liên quan.
- Báo cáo kết quả sự kiện:
– Số lượng khách tham dự.
– Các đơn vị truyền thông đưa tin sự kiện.
– Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo.
– Các chuyên mục khách hàng quan tâm.
– Phản hồi từ các bên tham gia.
– Đánh giá mức độ thành công của sự kiện.
– Tác động doanh số sau sự kiện.
Quy trình tổ chức một sự kiện thành công
“Làm thế nào để tổ chức sự kiện thành công?” là thắc mắc của rất nhiều người, không chỉ riêng mình bạn. Với kinh nghiệm của một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện, Roy Event sẽ mách bạn các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hiệu quả!
Tổ chức sự kiện cần những gì?
Để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp và có tỉ lệ thành công cao, bạn cần phải:
Xin giấy phép tổ chức
Với bất kỳ sự kiện nào, dù lớn hay nhỏ cũng đều cần có giấy phép của cơ quan chức năng, địa phương. Điều này sẽ giúp các cơ quan địa phương kiểm soát được lĩnh vực và nội dung của sự kiện cũng như dễ xử lý các tình huống phát sinh, rủi ro trong quá trình diễn ra sự kiện.
Quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện:
- Bước 1: Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ xin cấp phép theo quy định:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện (mỗi bên 2 bản).
- Kịch bản chương trình sự kiện có chữ ký và đóng dấu treo của doanh nghiệp.
- Giấy ủy quyền cho đơn vị tổ chức sự kiện (nếu doanh nghiệp thuê công ty sự kiện bên ngoài tổ chức).
- Hợp đồng tổ chức sự kiện (nếu doanh nghiệp thuê công ty sự kiện bên ngoài tổ chức).
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện do bên cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện soạn thảo (làm 4 bản).
- Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt đối với các chương trình có quân nhạc, văn công, lực lượng địa phương tham gia (chuẩn bị 3 bản).
- Hợp đồng đặc biệt khác (nếu có).
- Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền
- Cục Tác quyền.
- Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch.
- Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết hồ sơ. Sau đó Cấp giấy phép tổ chức sự kiện nếu đạt yêu cầu.
- Bước 4: Nhận giấy phép tổ chức sự kiện từ cơ quan thẩm quyền.
Lập kế hoạch
Việc lập kế hoạch vô cùng quan trọng. Kế hoạch càng chi tiết, tỉ lệ thành công càng cao.
Nhân sự thực hiện
Một sự kiện được diễn ra không thể nào thiếu nhân sự phụ trách. Tùy vào từng hạng mục, độ khó hạng mục mà bạn sẽ phân chia số lượng nhân sự phù hợp.
Các bước tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp
Roy Event chỉ ra quy trình tổ chức dựa trên các loại sự kiện như sau:
Quy trình tổ chức sự kiện khai trương cho công ty, doanh nghiệp
- Lên ý tưởng, xây dựng chủ đề.
- Lên kế hoạch (xem phần “Những việc cần làm khi tổ chức sự kiện” phía trên).
- Lên nội dung cho buổi lễ khai trương.
- Chuẩn bị các công việc phục vụ cho buổi lễ:
- Thiết kế banner, in ấn và phát giấy mời.
- Thiết kế sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức, hạng mục trang trí.
- Lên danh sách số lượng khách mời.
- Khảo sát địa điểm tổ chức buổi lễ trước khi tiến hành.
- Đánh giá thời tiết.
- Setup trang trí.
- Trang trí khu vực bên ngoài như treo banner, cờ, đặt mascot,…
- Làm cổng chào.
- Lắp đặt nhà bạt, sân khấu, trải thảm,…
- Thuê và sắp xếp bàn ghế sự kiện.
- Chuẩn bị Âm thanh – Ánh sáng – Kỹ thuật sân khấu.
- Tiến hành làm lễ khai trương:
- Tổ chức múa lân đầu rồng để mở đầu buổi lễ.
- Thông báo mục đích, ý nghĩa buổi lễ.
- Giới thiệu các đại biểu tham dự và lời phát biểu doanh nghiệp.
- Tiến hành nghi thức khai trương: Cắt băng khánh thành.
- Tiếp tân tiễn khách ra về và tặng quà (nếu có).
- Kết thúc lễ khai trương:
- Dọn dẹp vệ sinh.
- Tháo lắp thiết bị.
- Trả mặt bằng.
Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời
(Xem mục “Danh sách các công việc cần làm khi tổ chức sự kiện”)
Quy trình tổ chức sự kiện sinh nhật cho bé
Các bước tổ chức sự kiện sinh nhật cho bé như sau:
- Lên ý tưởng, nội dung và dự trù ngân sách.
- Dự kiến thời gian tổ chức.
- Chọn địa điểm diễn ra sự kiện.
- Chuẩn bị bandroll, backdrop, banner.
- Lên danh sách khách mời.
- Trang trí không gian tổ chức.
- Lên danh sách các hoạt động trong buổi tiệc.
- Chọn quà sinh nhật cho bé.
- Kết thúc bữa tiệc.
Với những chia sẻ dựa trên kinh nghiệm của mình, Roy Event – đơn vị chuyên tổ chức sự kiện, cho thuê bàn ghế sự kiện chuyên nghiệp hi vọng các doanh nghiệp có thêm những kiến thức về quy trình tổ chức các sự kiện. Nếu không có thời gian chuẩn bị, các doanh nghiệp có thể liên hệ đến Công ty chúng tôi qua thông tin sau:
>>> Có thể bạn quan tâm: Các loại hình sự kiện hiệu quả doanh nghiệp thường dùng
————–
CẢM ƠN BẠN ĐÃ XEM QUA BÀI VIẾT & LỰA CHỌN CHÚNG TÔI ĐỂ DÙNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU TẠI TP HCM!
