Trước khi bắt đầu sắp xếp và điều phối công việc cho sự kiện, câu hỏi đầu tiên mà bạn cần đặt ra là “Ban tổ chức sự kiện gồm những ai?” Điều này là quan trọng để đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm có nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể phù hợp với kế hoạch tổ chức. Hãy cùng khám phá các thông tin thú vị dưới đây để hiểu rõ hơn về cách hoạt động của một ban tổ chức sự kiện cùng RoyEvent!
Ban tổ chức sự kiện là gì?
Ban tổ chức sự kiện là một đội ngũ người có khả năng điều phối mọi hoạt động của sự kiện, đảm bảo rằng các tiết mục trong chương trình diễn ra một cách trôi chảy và đúng với các kế hoạch đã thống nhất từ trước.
Các thành viên trong ekip tổ chức sự kiện thường có chuyên môn, kiến thức và kỹ năng giao tiếp tốt để cùng nhau mang lại hiệu quả cao nhất cho các chương trình sự kiện.
Tầm quan trong của ban tổ chức sự kiện
Việc bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện thực sự là rất quan trọng để công ty có thể kiểm soát và điều phối mọi hoạt động theo kế hoạch. Ở mỗi vị trí phân công, mỗi nhân sự trong sự kiện đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một sự kiện hoàn chỉnh và hiệu quả.
Bất kỳ chi tiết nhỏ nào trong chương trình đều có thể ảnh hưởng đến toàn bộ sự kiện, do đó việc phân công và kiểm soát tình hình cũng như xử lý tình huống khi cần thiết là vô cùng quan trọng.
Khi bố trí nhân sự, ban tổ chức sự kiện cần dựa trên nhiều tiêu chí và đánh giá khách quan về kinh nghiệm của từng cá nhân. Các vị trí quan trọng như sân khấu và điều chỉnh hiệu ứng sự kiện thường được giao cho những nhân viên có nhiều kinh nghiệm và giỏi giải quyết vấn đề. Trong khi đó, những nhiệm vụ đơn giản hơn thường được giao cho những nhân viên mới và không nên quá khó để họ có thể làm được.
Trước khi tiến hành tổ chức sự kiện, các ekip cần tổ chức họp để lên kế hoạch chi tiết cho mỗi bộ phận, nhằm tránh những rủi ro có thể xảy ra và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất có thể.
Ban tổ chức sự kiện bao gồm những ai?
Event Coordinator – Nhân viên chuyên điều phối sự kiện
Event Coordinator đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong đội ngũ tổ chức sự kiện, vì họ phụ trách việc điều phối các bộ phận dưới họ để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo kế hoạch đã được xây dựng.
Vị trí của Event Coordinator mang lại áp lực lớn về mặt trách nhiệm, vì mọi vấn đề đều đổ về họ. Do đó, họ phải luôn sẵn lòng “căng não” và giải quyết các tình huống khó khăn ngay trong quá trình sự kiện diễn ra, một công việc không hề dễ dàng.
Event Planner – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Có thể nói rằng nhân sự lập kế hoạch tổ chức sự kiện chính là cột mốc quan trọng định đoạt sự thành bại của mỗi ekip tổ chức sự kiện. Bởi vì họ đảm nhận vai trò then chốt trong việc quyết định địa điểm, thời gian, logistic, và dịch vụ ăn uống, và phải làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác trong đội.
Nhờ có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía nhân sự lập kế hoạch, người quản lý có thể dễ dàng hình dung và thực hiện các ý tưởng sự kiện một cách linh hoạt và hiệu quả nhất, đồng thời điều phối các nhân sự sao cho phù hợp nhất với mục tiêu và mong muốn của sự kiện.
Client Service Event Manager – Quản lý dịch vụ khách hàng
Client Service Event Manager đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và giải quyết mọi vấn đề phát sinh một cách chuyên nghiệp. Vị trí này đòi hỏi khả năng xử lý phản hồi tiêu cực từ khách hàng và tìm ra các giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Client Service Event Manager phải là người có khả năng lắng nghe và đồng cảm với các nhu cầu và mong muốn của khách hàng, đồng thời đưa ra các đề xuất và giải pháp phù hợp để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và thành công. Điều này đòi hỏi họ phải làm việc một cách chuyên nghiệp và linh hoạt, đảm bảo rằng mọi vấn đề được giải quyết một cách tổ chức và không ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.
Event Manager – Quản lý sự kiện
Khác với nhóm điều phối, quản lý sự kiện làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác nhau để đảm bảo sự suôn sẻ của chương trình. Vai trò của họ là tương tác linh hoạt với các đội ngũ và có thể điều chỉnh kịch bản sự kiện khi cần thiết.
Quản lý sự kiện phải có khả năng làm việc đồng bộ với các bộ phận khác nhau và có thể tương tác trực tiếp để đảm bảo việc hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất. Họ có thể phải chỉnh sửa lịch trình, điều phối công việc và giải quyết mọi vấn đề xuất hiện trong quá trình tổ chức sự kiện.
Event Executive – Nhân viên hỗ trợ sự kiện
Mặc dù không mang trọng trách quá lớn nhưng sự hiện diện của nhóm hỗ trợ sự kiện vô cùng quan trọng để đảm bảo mọi khâu thực hiện diễn ra suôn sẻ và không gặp trục trặc về nhân lực.
Nhân viên hỗ trợ sự kiện không yêu cầu nhiều về chuyên môn, nhưng họ cần phải có khả năng lắng nghe và phản ứng nhanh khi nhận được các chỉ dẫn từ các nhà quản lý thông qua bộ đàm. Nhiệm vụ của họ có thể bao gồm hỗ trợ các PG, PB hoặc MC trong các tác vụ khác nhau theo yêu cầu của ban tổ chức.
Director – Đạo diễn sự kiện
Nếu Event Manager là người điều hành sự kiện, thì Director sẽ đảm nhận vai trò quản lý các hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, màn hình LED và các yếu tố tạo nên sự ấn tượng trong sự kiện.
Tại vị trí này, họ không chỉ quản lý các yếu tố kỹ thuật mà còn phụ trách việc thống kê ngân sách và quản lý sản xuất giữa các bộ phận thiết kế. Mục tiêu của các Director là đảm bảo rằng các ý tưởng và kịch bản cuối cùng sẽ được thực hiện một cách chính xác và đáng tin cậy.
Marketing/Publicity Manager – Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện
Truyền thông đóng vai trò vô cùng quan trọng trong một sự kiện, vì vậy bộ phận quảng bá sự kiện (Marketing) thường được tích hợp trực tiếp vào tổ chức sự kiện để ghi lại những khoảnh khắc quý giá và chuyển hóa chúng thành các ý tưởng truyền thông hấp dẫn cho các doanh nghiệp hoặc khách hàng.
Nhân viên của bộ phận này thường tham gia sự kiện như một nhân viên hỗ trợ trên hiện trường. Tuy nhiên, sau sự kiện, vai trò quan trọng của họ được thể hiện rõ qua việc tạo ra giá trị truyền thông đáng kể cho các doanh nghiệp.
Trong tổ chức sự kiện, ban tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng, bao gồm nhiều vị trí khác nhau với các nhiệm vụ và trách nhiệm riêng biệt. Từ Event Coordinator điều phối hoạt động tổ chức, Client Service Event Manager quản lý mối quan hệ với khách hàng, đến các nhân viên hỗ trợ sự kiện và các chuyên gia về truyền thông và quảng bá, mỗi người đều đóng góp một phần quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của sự kiện. Với sự kết hợp hài hòa giữa các vị trí và năng lực của từng thành viên, ban tổ chức sự kiện không chỉ đảm bảo chương trình diễn ra một cách suôn sẻ mà còn tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng và người tham dự.
