Sự kiện ngày nay đóng vai trò không thể phủ nhận trong cả hoạt động kinh doanh và giải trí. Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện thành công, không chỉ cần sự sáng tạo và kỹ năng quản lý xuất sắc, mà còn đòi hỏi sự tập trung và tổ chức chi tiết. Đây chính là lý do tại sao phần mềm tổ chức sự kiện đã trở thành một công cụ không thể thiếu, giúp các nhà tổ chức sự kiện đạt được mục tiêu của họ một cách hiệu quả. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng RoyEvnt khám phá top 5 phần mềm tổ chức sự kiện tốt nhất trên thế giới hiện nay. Bắt đầu thôi!
Phần mềm tổ chức sự kiện là gì?
Phần mềm tổ chức sự kiện hoặc phần mềm quản lý sự kiện (Event Management Software – EMS) là một công cụ hoặc ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ quy trình tổ chức và quản lý sự kiện. Đây là một phần mềm đa nhiệm có khả năng hỗ trợ từ việc lên kế hoạch ban đầu cho đến việc thực hiện và đánh giá sau sự kiện. EMS giúp tổ chức sự kiện một cách linh hoạt và hiệu quả, bao gồm quản lý đăng ký, địa điểm, kế hoạch chương trình, thời gian, ngân sách, giao tiếp với khách hàng, đối tác và nhiều khía cạnh khác liên quan đến việc tổ chức sự kiện.
Hiện nay, các phần mềm tổ chức sự kiện thường được trang bị các tính năng sau:
- Đăng ký và quản lý tham dự: Cung cấp công cụ hỗ trợ quy trình đăng ký và quản lý thông tin tham dự của khách hàng. Người tổ chức có thể thu thập thông tin cá nhân, lập danh sách tham dự, và quản lý việc xác nhận tham dự của khách hàng.
- Quản lý địa điểm: Hỗ trợ tìm kiếm, đặt chỗ và quản lý địa điểm tổ chức sự kiện. EMS cung cấp thông tin về các địa điểm phù hợp, giúp người tổ chức lựa chọn và đặt chỗ dễ dàng.
- Lập kế hoạch chương trình: Hỗ trợ lập kế hoạch chương trình sự kiện, bao gồm lên lịch trình, xác định điểm cao điểm thấp, phân công nhiệm vụ và quản lý tài liệu liên quan. EMS giúp tổ chức sự kiện có kế hoạch rõ ràng và minh bạch.
- Giao tiếp và quản lý khách hàng: Cung cấp công cụ để giao tiếp và tương tác với khách hàng, bao gồm gửi thông báo, thu thập ý kiến phản hồi và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết. EMS giúp tăng cường tương tác và mối quan hệ với khách hàng.
- Quản lý ngân sách: Hỗ trợ quản lý ngân sách sự kiện bao gồm theo dõi chi phí, quản lý thanh toán và tạo báo cáo tài chính. EMS giúp người tổ chức kiểm soát ngân sách một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí không cần thiết.
- Quản lý đối tác: Hỗ trợ quản lý thông tin về các đối tác, nhà tài trợ và đối tác liên quan khác, giúp tối ưu hóa quan hệ đối tác và tăng cường hỗ trợ từ các bên liên quan.
- Tạo báo cáo và đánh giá: EMS cung cấp các công cụ để tạo ra báo cáo tổng quan về hiệu suất của sự kiện, từ việc đánh giá sự hài lòng của khách hàng đến việc đo lường kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra.
Tóm lại, EMS không chỉ là một công cụ hỗ trợ tổ chức sự kiện mà còn là một giải pháp toàn diện giúp tối ưu hóa quy trình tổ chức và quản lý sự kiện, từ đó mang lại trải nghiệm tốt nhất cho cả người tổ chức và khách hàng tham dự.
Top 5 phần mềm tổ chức sự kiện tốt nhất thế giới
Phần mềm tổ chức sự kiện không chỉ giúp tăng cường hiệu quả và hiệu suất của quy trình tổ chức sự kiện mà còn giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Đồng thời, nó cung cấp một trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và người tham dự. Vậy, dưới đây là top 5 phần mềm tổ chức sự kiện tốt nhất hiện nay:
Cvent – phầm mềm tổ chức sự kiện hỗ trợ quản lý
Hiện nay, hầu hết các tổ chức và doanh nghiệp chuyên nghiệp đều lựa chọn sử dụng Cvent để quản lý các sự kiện do tính linh hoạt và sự phù hợp của nó với nhu cầu của các doanh nghiệp lớn thường xuyên tổ chức các sự kiện. Cvent cung cấp một loạt các công cụ đăng ký và phân công công việc, cho phép tổ chức điều chỉnh và tổ chức cho các tình nguyện viên hoặc nhân viên, cùng với các tùy chọn tiếp thị để quảng bá cho sự kiện.
Giao diện của Cvent được thiết kế để dễ sử dụng và hiệu quả. Một tính năng nổi bật của nó là bảng điều khiển, cung cấp dữ liệu rõ ràng về chi tiêu và cho phép các bên liên quan yêu cầu và phê duyệt ngân sách. Ví dụ, giám đốc điều hành có thể xem xét ngân sách đề xuất và phê duyệt trước khi các nhà tổ chức tiến hành. Điều này giúp dễ dàng trong việc báo cáo và đồng bộ hóa các quyết định.
Cvent hiện đang quản lý gần 4.000 nhân viên và hơn 300.000 người dùng trên toàn thế giới. Đặc biệt, vào tháng 6 năm 2023, Cvent đã được Blackstone Inc, một trong hai công ty đầu tư lớn nhất thế giới, mua lại với giá 4,6 tỷ USD. Đây là một trong những sự kiện quan trọng nhất trong lĩnh vực đầu tư tài chính trong năm 2023.
Bizzabo
Bizzabo cung cấp một hệ thống các công cụ đăng ký và lập kế hoạch tập trung vào người tham dự sự kiện. Nền tảng này cho phép bạn tạo một trang web sự kiện chứa đầy đủ thông tin mà khách hàng của bạn cần. Bạn có thể thông báo các thay đổi cho những người được mời, cung cấp thông tin chi tiết về chỗ đậu xe, nâng cấp VIP và các đặc quyền khác.
Bizzabo cũng hỗ trợ các tổ chức cần nhà tài trợ cho sự kiện của họ. Người lập kế hoạch sự kiện có thể chứng minh ROI cho nhà tài trợ bằng cách báo cáo về số người tham dự, mức độ tương tác và trải nghiệm của khách hàng. Họ cũng có thể đưa ra các gói tài trợ thông qua giao diện và chia sẻ các ưu đãi đặc biệt từ các công ty tài trợ thông qua thông báo đẩy.
Trong bối cảnh đại dịch COVID-19, Bizzabo đã thích ứng bằng cách cung cấp dịch vụ lập kế hoạch sự kiện ảo và hỗ trợ các tổ chức tạo ra giá trị cho người tham dự ngay cả khi họ không cùng vị trí vật lý. Thông qua các công cụ, người tham dự có thể tham gia vào các phiên nhỏ hơn (điều này đặc biệt quan trọng cho các cuộc hội thảo) và sau đó quay lại với toàn bộ nhóm để thảo luận lớn hơn. Ngoài ra, Bizzabo còn cung cấp các công cụ quản lý diễn giả để đảm bảo mỗi người thuyết trình đều sẵn sàng và có thể phát biểu trước đám đông ảo.
Eventbrite
Eventbrite là một trang web bán vé và quản lý sự kiện có trụ sở tại Mỹ. Dịch vụ này cho phép người dùng duyệt, tạo và quảng bá các sự kiện địa phương. Eventbrite thu phí từ người tổ chức sự kiện để cung cấp dịch vụ bán vé trực tuyến (trừ cho các sự kiện miễn phí). Vào tháng 9 hoặc tháng 10 năm 2023, Eventbrite đã thay đổi kế hoạch định giá để giới hạn số lượng vé miễn phí ở mức 25 vé trước khi họ tính phí cho tổ chức.
Eventbrite được ra mắt vào năm 2006 và có trụ sở chính tại San Francisco. Công ty đã mở văn phòng quốc tế đầu tiên tại Vương quốc Anh vào năm 2012. Eventbrite có các văn phòng địa phương tại Nashville, London, Cork, Amsterdam, Dublin, Berlin, Melbourne, Mendoza, Madrid và São Paulo. Ngày 20 tháng 9 năm 2018, Eventbrite đã niêm yết công khai trên Sở giao dịch chứng khoán New York (NYSE) với mã cổ phiếu là EB.
Tripleseat
Tripleseat tự hào với cơ sở người dùng gồm hơn 60.000 event planner tin dùng và tỷ lệ đề xuất lên đến 98,8%. Đa số nhân viên của công ty đều có kinh nghiệm sâu rộng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, điều này giúp họ hỗ trợ khách hàng vượt qua các thách thức và nâng cao chất lượng tổ chức sự kiện của họ.
Tripleseat là một công cụ phần mềm quản lý sự kiện được khuyến nghị cho các nhà hàng, khách sạn và các địa điểm thường xuyên tổ chức sự kiện với nhiều quy mô khác nhau. Tripleseat cho phép bạn dễ dàng gửi đơn đặt hàng, đề xuất và tạo hợp đồng tổ chức sự kiện đến khách hàng tại địa điểm của bạn. Bạn cũng có thể tương tác với các nhà cung cấp thực phẩm, nhân viên pha chế, nghệ sĩ giải trí và nhiếp ảnh gia bên ngoài đội ngũ nhân viên của mình. Khả năng sắp xếp hồ sơ và chữ ký điện tử giúp bạn hoàn tất hợp đồng một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Fonteva – phầm mềm tổ chức sự kiện cho các cuộc hội thảo
Fonteva là một trong những lựa chọn hàng đầu cho các sự kiện doanh nghiệp dạng như hội thảo. Các hiệp hội thương mại, các đơn vị chính phủ và các tổ chức kết nối các nhà lãnh đạo trên toàn thế giới sử dụng nó để lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho event của họ. Đến nay, Fonteva đã phục vụ được 90 triệu người dùng và khách hàng, và được triển khai ở hơn 100 quốc gia, giúp dễ dàng mời khách quốc tế cũng như quản lý việc đăng ký và thanh toán của họ.
Hệ thống này cho phép các thương hiệu tổ chức các sự kiện ảo hoặc trực tiếp với quy trình đăng ký dễ dàng. Người lập kế hoạch có thể quản lý diễn giả (bao gồm tiểu sử, trang trình bày và các tài nguyên mang đi) để đảm bảo rằng bài thuyết trình diễn ra suôn sẻ và người tham dự có quyền truy cập vào thông tin mà họ cần.
Đáng chú ý, Fonteva là một sản phẩm của Salesforce – phần mềm quản trị quan hệ khách hàng lớn nhất thế giới. Điều này có nghĩa là người dùng quen thuộc với thương hiệu này sẽ có thể điều hướng và tích hợp công cụ này một cách dễ dàng.
Tổ chức sự kiện không còn là một nhiệm vụ phức tạp và tốn thời gian như trước. Nhờ vào phần mềm tổ chức sự kiện, bạn có thể quản lý mọi khía cạnh của sự kiện một cách hiệu quả, từ lên kế hoạch ban đầu, quản lý khách hàng, tương tác và giao tiếp, đến đánh giá và cải tiến sau sự kiện. Với sự hỗ trợ của công nghệ, bạn có thể tổ chức thành công mọi dự án và mang đến những trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng của mình. Đó là kết thúc của bài viết này, xin chào và hy vọng sẽ gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo!
