Hợp đồng tổ chức sự kiện là một thỏa thuận giữa hai bên nhằm đảm bảo rằng sự kiện diễn ra một cách chuyên nghiệp và hoàn hảo. Để tìm hiểu thêm chi tiết, hãy đọc bài viết dưới đây của RoyEvent!
Hợp đồng tổ chức sự kiện là gì?
Hợp đồng tổ chức sự kiện là một loại hợp đồng dịch vụ, theo quy định của Điều 513 trong Bộ luật Dân sự 2015 về hợp đồng dịch vụ. Theo đó, hợp đồng dịch vụ là một thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên cung ứng dịch vụ sẽ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ sẽ trả tiền cho bên cung ứng dịch vụ.
Hợp đồng tổ chức sự kiện là một thỏa thuận giữa hai bên, trong đó bên cung cấp dịch vụ sẽ tổ chức và triển khai các chương trình sự kiện theo kịch bản đã được thảo luận. Bên sử dụng dịch vụ sẽ đưa ra các yêu cầu cụ thể và giới hạn cho sự kiện. Hợp đồng này được ký kết để định rõ các trách nhiệm pháp lý và hậu quả phát sinh, đồng thời đảm bảo quá trình cung cấp dịch vụ diễn ra một cách chính xác và hiệu quả nhất.
Nội dung của hợp đồng thuê tổ chức sự kiện
Theo Điều 402 của Bộ Luật Dân sự, các bên có quyền thỏa thuận về nội dung của hợp đồng dân sự. Cụ thể, trong hợp đồng tổ chức sự kiện, các bên có thể đưa ra các điều khoản và thỏa thuận về các nội dung sau:
- Thông tin cá nhân: Ghi rõ thông tin cá nhân của các bên tham gia hợp đồng, bao gồm họ và tên, ngày sinh, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, địa chỉ thường trú và địa chỉ liên lạc.
- Đối tượng hợp đồng: Xác định công việc cụ thể được thực hiện hoặc không được thực hiện bởi các bên tham gia hợp đồng, nhằm hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên.
- Số lượng, chất lượng: Thỏa thuận về số lượng và chất lượng các yếu tố liên quan đến sự kiện, như số lượng khách mời, chất lượng dịch vụ và thiết bị, nhằm đảm bảo sự thành công của sự kiện.
- Giá cả, phương thức thanh toán: Đề cập đến giá cả và phương thức thanh toán cho các dịch vụ và sản phẩm liên quan đến sự kiện.
- Thời gian, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng: Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện và các phương thức thực hiện hợp đồng khác nhau.
- Quyền, nghĩa vụ các bên liên quan: Liệt kê các quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng, tùy thuộc vào thỏa thuận cụ thể giữa các bên.
- Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng: Xác định trách nhiệm cụ thể nếu một trong hai bên vi phạm các điều khoản của hợp đồng.
- Phạm vi hợp đồng: Định rõ công việc được phép và không được phép thực hiện trong quá trình tổ chức sự kiện.
- Các điều khoản khác theo thỏa thuận của các bên.
Lưu ý rằng các điều khoản trong hợp đồng phải tuân thủ quy định của pháp luật và không được vi phạm các quy định pháp luật.
Lưu ý khi làm hợp đồng
Để đảm bảo hiệu quả tối đa của mẫu hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần lưu ý đến các điều khoản sau:
- Xác định thời gian thực tế: Đưa ra thời gian cụ thể cho các hoạt động của thiết bị trong hợp đồng, bao gồm thời gian nhận, bàn giao và thanh toán, nhằm đảm bảo rõ ràng và minh bạch trong quá trình thực hiện.
- Nêu rõ điều kiện và yêu cầu: Thỏa thuận chi tiết về điều kiện về thực phẩm, chất lượng âm thanh – ánh sáng, cách bố trí, lễ tân và điều hướng. Cũng cần thỏa thuận về cọc và phương tiện di chuyển để tránh những bất đồng sau này.
- Xác định địa điểm nhận và trả thiết bị: Để tiết kiệm thời gian sau sự kiện, cần xác định rõ địa điểm nhận và trả thiết bị một cách chi tiết và cụ thể.
- Cân đối chi phí và thoả thuận: Thương lượng và cân nhắc kỹ lưỡng với bên cho thuê để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên, tránh những tranh chấp về chi phí và các yêu cầu khác.
- Thỏa thuận hình thức thanh toán: Xác định rõ hình thức thanh toán phù hợp và tuân thủ quy định pháp luật để tránh những rủi ro và tranh chấp sau này.
- Nêu rõ quyền lợi và nghĩa vụ hai bên: Cung cấp thông tin chi tiết về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của cả hai bên trong mẫu hợp đồng, giúp tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và công bằng.
- Có mục riêng về chấm dứt hợp đồng: Bao gồm các điều khoản liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng và bồi thường thiệt hại, đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong trường hợp có sự cố xảy ra.
- Thỏa thuận về các điều khoản phát sinh: Cần thảo luận và thỏa thuận trước về các điều khoản có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, như thêm thời gian hoặc thay đổi thời gian, để đảm bảo sự linh hoạt và minh bạch trong quá trình làm việc.
Việc chú ý đến những điều khoản trên sẽ giúp mọi bên tham gia hợp đồng có một sự hiểu biết rõ ràng và đồng thuận, từ đó tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
Những câu hỏi thường gặp liên quan đến hợp đồng
Sử dụng hợp đồng như thế nào?
Hợp đồng tổ chức sự kiện là một dạng hợp đồng kinh tế được sử dụng khi có sự giao dịch giữa một bên là công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện và một bên là khách hàng.
Để đảm bảo sự hiệu quả của hợp đồng sự kiện, các bên cần thỏa thuận và ký kết hợp đồng trước khi tiến hành các hoạt động liên quan đến tổ chức sự kiện. Trong hợp đồng này, các điều khoản về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, phương thức thanh toán và trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng cần được nêu rõ.
Sau khi hợp đồng tổ chức sự kiện được ký kết, các bên cần tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận nhằm đảm bảo quyền lợi của mình và giải quyết mọi tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Các trường hợp được huỷ bỏ hợp đồng tổ chức sự kiện
Theo quy định của Điều 423 trong Bộ luật Dân sự 2015, một bên có quyền hủy bỏ hợp đồng mà không phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại trong các trường hợp sau đây:
- Bên kia vi phạm điều kiện hủy bỏ mà các bên đã thỏa thuận trước đó.
- Bên kia vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ quy định trong hợp đồng.
- Có các trường hợp khác do luật quy định.
Hậu quả của việc hủy bỏ hợp đồng là khi hợp đồng tổ chức sự kiện bị hủy bỏ, nó sẽ không còn có hiệu lực kể từ thời điểm giao kết. Các bên không còn có nghĩa vụ thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng, trừ những thỏa thuận liên quan đến phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp.
Các bên cần hoàn trả cho nhau những gì đã nhận sau khi trừ đi các chi phí hợp lý liên quan đến việc thực hiện hợp đồng và chi phí bảo quản, phát triển tài sản. Việc hoàn trả được thực hiện bằng hiện vật. Trong trường hợp không thể hoàn trả bằng hiện vật, giá trị của tài sản sẽ được quy đổi thành tiền để hoàn trả.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ về khái niệm hợp đồng tổ chức sự kiện, cũng như những yêu cầu đầy đủ nhất để có thể tổ chức các sự kiện một cách hoàn hảo. Đồng thời, bạn cũng đã nắm được những điểm lưu ý quan trọng khi làm hợp đồng, giúp bạn thực hiện quy trình tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất.
