Chúng ta không ít lần bắt gặp những sự kiện quy mô lớn nhỏ khác nhau. Những buổi hội nghị, những cuộc họp mang tính quốc gia, những cuộc thi, giải đấu, chương trình truyền hình, họp báo, đám tiệc,… đều được xem là những sự kiện. Thế nhưng, ta lại ít khi để ý đến những người đảm nhiệm công việc tổ chức sự kiện đứng sau cánh gà. Họ là những chuyên viên tổ chức sự kiện – người góp sức to lớn vào sự thành công của những buổi sự kiện ấy.
Là người trẻ yêu thích tổ chức, điều phối, quản lý mọi khâu cho các event lớn nhỏ, công việc chuyên viên tổ chức sự kiện chính là một định hướng nghề nghiệp vô cùng lý tưởng. Cùng RoyEvent tìm hiểu tất tần tật về ngành tổ chức sự kiện nói chung và nghề chuyên viên tổ chức sự kiện nói riêng nhé!
Ngành tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là ngành nghề liên quan đến việc giám sát tất cả các khâu trước, trong và sau của một sự kiện. Để dễ hình dung hơn, hãy lấy ví dụ về ban sự kiện chịu trách nhiệm một buổi tiệc tân niên của công ty.
Trước khi buổi tiệc diễn ra, các nhân viên, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ cùng nhau hoạch định: lên ý tưởng (chủ đề) cho chương trình; chuẩn bị tất cả những vật dụng cần thiết cho buổi tiệc ấy; lên khung sườn thời gian mà các hoạt động nhỏ trong buổi tiệc ấy sẽ diễn ra (ví dụ như phần phát biểu của đội ngũ quản lý, phần trò chơi kết nối mọi người, phần tiệc ăn,…).
Khi diễn ra buổi tiệc, vai trò của chuyên viên tổ chức sự kiện cũng vô cùng quan trọng. Họ sẽ phải điều phối, quản lý tất cả mọi thứ để đảm bảo rằng từng hoạt động diễn ra trong khuôn khổ, đúng kế hoạch. Sau cùng, họ cũng là người kiểm kê, đảm bảo tránh các tổn thất cho sự kiện; đồng thời đảm nhiệm về mặt tài chính; mối quan hệ với nhà cung cấp;…
Tại Việt Nam, nhu cầu tuyển dụng của ngành tổ chức sự kiện thường tập trung phổ biến vào các loại hình sự kiện tiêu biểu như cưới hỏi, tiệc mừng, hội nghị, workshop, chương trình thực tế, show âm nhạc, thời trang, v.v… Nếu bạn có bằng cấp liên quan đến dịch vụ, nhà hàng, khách sạn,… thì sẽ rất dễ ứng tuyển vào các vị trí này.
Làm tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những công việc gì?
Nhiệm vụ của người điều phối gồm những gì? Công việc của chuyên viên tổ chức sự kiện không bó buộc trong vài gạch đầu dòng, bởi sẽ có rất nhiều công-việc-không-tên phát sinh trước, trong và sau các buổi sự kiện ấy.
Song, một số công việc tiêu biểu mà một người làm sự kiện thường phải đảm nhiệm có thể kể đến như:
Chuyên viên tổ chức sự kiện cần xây dựng kết nối
Một người không thể nào gây dựng nên một buổi sự kiện thành công mà không hợp tác cùng một đội ngũ hỗ trợ nào.
Vậy nên, việc xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp với những người điều phối, lập kế hoạch, thực thi ở từng khâu khác nhau là điều bắt buộc mà bất kỳ người tổ chức sự kiện nào cũng cần quan tâm.
Tiếp nhận và lên kế hoạch theo yêu cầu
Khi các sếp hay khách hàng yêu cầu một buổi sự kiện, nhiệm vụ của người làm sự kiện chính là đề xuất kế hoạch tổ chức sự kiện dựa trên ý tưởng sơ khai ban đầu.
Ở bước này, một chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi sẽ phải có sự sáng tạo và kỹ năng lập kế hoạch tốt để thuyết phục sếp/khách hàng về phương án thực thi sự kiện một cách hiệu quả, thành công.
Chuyên viên tổ chức sự kiện cần Thuyết trình trình bày kế hoạch
Và để sếp/khách hàng tin tưởng rằng bạn sẽ quản lý sự kiện mà họ muốn tổ chức một cách thành công, bạn phải thuyết trình kế hoạch sự kiện cho họ biết. Điều này bao gồm ý tưởng, chủ đề, bảng thống kê dự kiến về số lượt người tham gia sự kiện, mức độ tương tác của khán giả trong từng hoạt động, bảng dự trù kinh phí,…
Sau khi bản kế hoạch được sửa đổi và thống nhất, lúc này đây, việc triển khai tổ chức sự kiện cũng bắt đầu đi vào giai đoạn thực hiện.
Kiểm tra, theo dõi và giám sát
Không chỉ dừng ở việc lên kế hoạch và cố vấn, bạn phải là người theo sát từng khâu khi sự kiện diễn ra để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra theo kế hoạch. Một ban tổ chức sự kiện có tâm, có tầm cũng sẽ biết cách linh hoạt và nhạy bén trước những tình huống phát sinh.
Lập báo cáo kết quả
Sau khi sự kiện kết thúc thì vai trò của chuyên viên tổ chức sự kiện vẫn còn đó. Họ phải lập các bảng báo cáo về kết quả của sự kiện.
Bước này đòi hỏi những con số thực tiễn: số lượng người tham gia, lượt tương tác của khách mời, bảng chi phí tổng kết,… Điều này sẽ giúp cả ban tổ chức và khách hàng, đối tác đánh giá được mức độ thành công của sự kiện được tổ chức vừa qua.
Tạo hồ sơ năng lực từ những sự kiện trước
Dù giỏi đến mấy, nhưng nếu bạn không thể hiện được năng lực của bản thân qua những kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong quá khứ thì cũng sẽ khó lòng xây dựng niềm tin và thuyết phục khách hàng. Chính vì thế, việc tạo hồ sơ năng lực là điều rất cần thiết.
Công việc này đòi hỏi bạn phải chia sẻ những hình ảnh, video, những con số ấn tượng,… có khả năng chứng minh năng lực tổ chức sự kiện của bạn với khách hàng.
Những kỹ năng mà chuyên viên tổ chức sự kiện nào cũng cần trang bị
Chuyên viên tổ chức sự kiện cần có tư duy sáng tạo
Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người lên danh sách các việc cần làm. Hơn thế, họ cần tận dụng khả năng sáng tạo của mình để “thổi hồn” vào những sự kiện, chương trình ấy. Ví dụ một chương trình nếu có ý tưởng chủ đề thú vị sẽ khiến người tham gia muốn tương tác nhiều hơn, từ đó tăng tính trải nghiệm của họ lên rất nhiều.
Đừng nghĩ rằng tổ chức sự kiện chỉ là làm theo những yêu cầu bị bó buộc quá mức từ phía khách hàng. Bạn hoàn toàn có “đất dụng võ” để sáng tạo, bởi quy mô, tính chất, mục tiêu,… của những sự kiện ấy sẽ khác nhau. Chính sự sáng tạo sẽ giúp sự kiện của bạn khác biệt, ấn tượng mạnh mẽ hơn so với những sự kiện khác.
Khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch
Đừng lầm tưởng công việc của người làm tổ chức sự kiện là việc tay chân. Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và thu hút, họ cần phải có kỹ năng lên kịch bản, đường dây sự kiện thật chắc tay. Để thực hiện công việc này, nhân viên tổ chức sự kiện phải có tư duy logic, rành mạch cùng một trí tưởng tượng và sáng tạo đặc biệt.
Bên cạnh đó, chuyên viên tổ chức sự kiện phải biết cách viết một bản proposal (kế hoạch chi tiết của sự kiện) một cách hoàn chỉnh. Một bản proposal hay và thu hút ngoài yếu tố sáng tạo cần phải có tính thuyết phục và khả thi cao. Bởi suy cho cùng, sự kiện phải thỏa được mục tiêu đề ra ban đầu.
Xây dựng mối quan hệ và làm việc với nhà cung cấp
Khi tổ chức sự kiện bất kỳ, ban tổ chức sự kiện cần giao tiếp, trao đổi thông tin và thương lượng với rất nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi nhà cung cấp sẽ có những chính sách khác nhau, nên trước khi đưa ra quyết định nào với họ, chuyên viên tổ chức sự kiện cần có những yêu cầu thật sự rõ ràng và minh bạch.
Việc xây dựng mối quan hệ và làm việc đòi hỏi rất nhiều kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Điều này yêu cầu nhân viên làm tổ chức sự kiện phải có sự linh hoạt – vừa phải cứng rắn để đảm bảo đúng tiến độ công việc, vừa phải mềm mỏng để các bên không cảm thấy bị bất công.
Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách
Nếu tự cảm thấy bản thân là người giỏi thương lượng mặc cả, xin chúc mừng, bạn đang sở hữu một kỹ năng quan trọng của một chuyên viên tổ chức sự kiện đấy.
Ở khâu này, bạn sẽ phải thương lượng hợp đồng, các điều khoản quyền lợi tài trợ, địa điểm,… Sau khi đàm phán về mức ngân sách thành công, bạn cần lập bảng dự trù kinh phí để đảm bảo mọi khâu trong sự kiện không nảy sinh quá nhiều chi phí phát sinh.
Chuyên viên cần giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi
Người chuyên viên tổ chức sự kiện cần có một cái đầu lạnh để xoay chuyển tình thế để mọi việc diễn ra sát với kế hoạch nhất. Khi một vấn đề phát sinh, bạn sẽ cần phải đặt ra những câu hỏi nhanh chóng để xác định đâu mới thật sự là vấn đề, đồng thời đề xuất những giải pháp kịp thời để tránh gây ảnh hưởng đến sự kiện.
Bên cạnh cái đầu lạnh, một trái tim nóng cũng vô cùng cần thiết. Nhạy cảm và tinh tế với những điều đang diễn ra để nhanh chóng xác định mọi thứ đang không đi theo đúng kế hoạch. Chính sự tinh tế ấy cũng sẽ hạn chế những quyết định nóng vội.
Kỹ năng hoạch định và quản lý rủi ro
Một sự kiện diễn ra chắc chắn không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Đừng để nước đến chân mới bắt đầu nhảy. Thay vào đó, một chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ phải “vạch lá tìm sâu” để nhìn thấy những rủi ro tiềm tàng. Từ đó giải quyết chúng nhanh chóng trước khi sự kiện diễn ra.
Càng nhiều rủi ro được phát hiện thì càng ít vấn đề phát sinh diễn ra trong buổi sự kiện. Những kế hoạch dự trù rủi ro sẽ không rập khuôn mà tùy vào từng ngữ cảnh, tính chất, vấn đề khác nhau.
Có thể nói, nghề chuyên viên tổ chức sự kiện không khó, nhưng cũng không mấy dễ dàng! Điều quan trọng là bạn cần trau dồi những kỹ năng cứng, kỹ năng mềm và những tố chất liên quan để có thể đảm nhiệm thật tốt công việc này. Nếu bạn thật sự yêu thích, đó sẽ là những thử thách xứng đáng để bạn có được vị trí ấy.
