Nhằm đảm bảo một sự kiện thành công, không chỉ cần quan tâm đến các yếu tố như nội dung, hình ảnh hay chủ đề mà còn phải xem xét kỹ lưỡng về chi phí tổ chức sự kiện. Mỗi chương trình sẽ có quy mô và đầu tư khác nhau, và việc điều chỉnh chi phí sẽ giúp đảm bảo rằng sự kiện diễn ra một cách hiệu quả, hợp lý và giảm thiểu rủi ro tài chính.
Dưới đây là 8 loại chi phí cơ bản mà mọi doanh nghiệp cần lưu ý khi tổ chức sự kiện, qua những chia sẻ của các chuyên gia giàu kinh nghiệm đến từ RoyEvent
Tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện các hoạt động để tạo ra một trải nghiệm đặc biệt và đáng nhớ cho một nhóm người tham gia trong một thời gian cụ thể. Các sự kiện có thể bao gồm hội thảo, hội nghị, lễ hội, triển lãm, tiệc cưới, concert, hay bất kỳ loại sự kiện nào mà một nhóm người tụ họp để chia sẻ, kỷ niệm, hoặc tham gia vào một hoạt động cụ thể.
Chi phí thuê vị trí tổ chức sự kiện
Trừ khi sự kiện được tổ chức trong không gian cá nhân hoặc tập thể mà không gây ra chi phí phát sinh, thì hầu hết các vị trí được chọn để tổ chức các chương trình, sự kiện,… sẽ đều tốn một khoản chi phí đáng kể. Một trong những khoản chi phí đầu tiên cần xem xét là chi phí cho địa điểm tổ chức.
Quyết định lựa chọn địa điểm phù hợp sẽ phụ thuộc vào quy mô và số lượng người tham dự. Việc đặt cọc trước khi sử dụng địa điểm thuê là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt khi chọn vị trí phổ biến hoặc trong thời gian cao điểm như cuối năm.
Ngoài chi phí cọc, các chi phí khác có thể phát sinh liên quan đến địa điểm tổ chức sự kiện như phí an ninh, phí đỗ xe hoặc các dịch vụ khác. Việc ghi rõ và lưu ý những khoản phí này trong hợp đồng thuê địa điểm là rất quan trọng để tránh những tranh cãi sau này.
Chi phí cho thiết bị
Chi phí cho thiết bị trong các chương trình thường là một phần không thể thiếu, đặc biệt là các thiết bị về âm thanh, ánh sáng, và trang trí. Kế hoạch phân bổ ngân sách cho mục này cần được thực hiện một cách cụ thể và chi tiết, vì một số thiết bị có thể tạo ra một khoản chi phí đáng kể. Việc kiểm soát và xác định xem những thiết bị nào thực sự cần thiết là rất quan trọng, nhằm tránh lãng phí tài nguyên khi có thể không sử dụng đến.
Các thiết bị cần thiết có thể bao gồm máy chiếu, micro, thiết bị phát sóng wifi, máy quay, máy ảnh,… Ngoài ra, chi phí vận chuyển các thiết bị đến địa điểm tổ chức cũng là một yếu tố quan trọng cần được tính đến và liệt kê trong danh sách chi phí.
Chi phí tổ chức sự kiện
Chi phí tiệc trong các sự kiện thường là một phần không thể thiếu và chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng ngân sách. Tùy thuộc vào quy mô, đối tượng khách mời, và hình thức tổ chức, tiệc có thể được chuẩn bị dưới các hình thức khác nhau như buffet, tea break, hoặc tiệc tại nhà hàng cao cấp. Việc dự trù chi phí cho tiệc thường dựa trên số lượng khách mời, mỗi người sẽ có một ngân sách riêng được gọi là budget. Thông thường, chi phí tiệc chiếm từ 25-40% tổng ngân sách của sự kiện.
Hiện nay, việc chuẩn bị tiệc cho các sự kiện trở nên đơn giản hơn nhờ vào sự hỗ trợ từ các nhà hàng và đơn vị thầu gói tiệc. Chúng thường có sẵn các thực đơn linh hoạt và phù hợp với nhiều mô hình tổ chức tiệc khác nhau. Việc của những người chịu trách nhiệm về công tác hậu cần trong việc tổ chức bữa tiệc đôi khi trở nên đơn giản hơn, chỉ cần lựa chọn một đơn vị uy tín và gói thực đơn phù hợp cho bữa tiệc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho việc tổ chức sự kiện.
Chi phí cho nhân sự tổ chức sự kiện
Chi phí nhân sự trong việc tổ chức sự kiện là một phần quan trọng không thể thiếu để tạo ra một sự kiện thành công. Ngoài sự hỗ trợ từ các bộ phận kỹ thuật, truyền thông, và hậu cần, yếu tố nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc thực hiện chương trình. Nhóm nhân sự tham gia tổ chức sự kiện có thể bao gồm những người chuyên về kỹ thuật, nội dung, người dẫn chương trình (MC), người quản lý sự kiện (PB-PG), nhân viên thi công và lắp đặt thiết bị, và nhiều vị trí khác.
Thường thì, các đơn vị tổ chức sự kiện có thể không sử dụng nguồn nhân sự nội bộ mà thay vào đó sẽ thuê từ bên thứ ba chuyên nghiệp. Khoản chi phí cho nhân sự trong sự kiện là điều cần thiết để đảm bảo chương trình được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Đây là một phần quan trọng trong tổng ngân sách của sự kiện và cần được xem xét và quản lý một cách cẩn thận.
Chi phí thuê nhân công, nguyên vật liệu
Chi phí thuê nhân công và mua nguyên vật liệu sản xuất là một phần không thể thiếu trong việc tổ chức các sự kiện mang tính sáng tạo và độc đáo. Đặc biệt đối với những chương trình chú trọng vào sự đột phá và sáng tạo, việc trang trí, sắp xếp không gian, hay xây dựng concept mới đều đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng vào nhân công và nguyên vật liệu.
Đơn vị tổ chức sự kiện có thể phải chuẩn bị tất cả các nguyên vật liệu cần thiết để làm đồ trang trí, dekor, hay cảnh quay. Điều này đồng nghĩa với việc phải tăng cường nguồn nhân công để thực hiện các công việc này, cũng như chi phí cho việc mua các vật liệu cần thiết.
Dù không phải ai cũng để ý, nhưng việc đầu tư và dự trù chi phí cho các khoản này là vô cùng quan trọng. Một sự kiện chỉn chu và có sự đầu tư cẩn thận vào các chi tiết như vậy thường sẽ tạo ra ấn tượng mạnh mẽ và mới lạ hơn, từ đó thu hút được sự chú ý và tạo nên trải nghiệm tuyệt vời cho khán giả.
Chi phí cho các tiết mục giải trí
Việc sắp xếp các tiết mục giải trí trong các chương trình, hội họp, hoặc sự kiện là một phần không thể thiếu và đặc biệt quan trọng để tạo nên không khí sôi động và hấp dẫn cho khán giả. Dù là các sự kiện nội bộ nhỏ hay các chương trình lớn, việc đầu tư vào các tiết mục giải trí giúp làm dịu bớt không khí căng thẳng và mang đến những phút giây thư giãn, vui vẻ cho mọi người tham gia.
Trong danh sách chi phí tổ chức sự kiện, khoản chi phí cho các tiết mục giải trí thường bao gồm chi phí cho đạo cụ biểu diễn, phí cho các nghệ sĩ, diễn viên, hoặc khách mời tham gia vào chương trình. Ngoài ra, còn có chi phí cho các diễn giả, ban nhạc, hoặc dàn dựng các tiết mục trình diễn đặc sắc.
Mức độ đầu tư vào các tiết mục giải trí thường chiếm khoảng từ 10% đến 20% tổng chi phí của sự kiện. Tuy nhiên, con số này có thể biến đổi tùy thuộc vào quy mô và mục tiêu của sự kiện, cũng như yêu cầu và mong muốn của khách hàng. Quan trọng nhất là việc cân nhắc và phối hợp các khoản chi phí một cách hợp lý để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được hiệu quả cao nhất.
Chi phí quản lý sự kiện
Chi phí quản lý sự kiện là một phần không thể thiếu trong tổng chi phí của bất kỳ sự kiện nào, đặc biệt là những chương trình có quy mô lớn và yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Điều này đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện được tổ chức một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Người phụ trách quản lý sự kiện thường là những chuyên gia có kinh nghiệm trong việc điều hành các chương trình, đảm bảo tiến độ và hoàn thành mục tiêu của sự kiện. Họ sẽ đảm nhận vai trò kiểm soát toàn bộ quá trình, từ việc lập kế hoạch, tổ chức, đến kiểm soát ngân sách và giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
Chi phí cho việc quản lý sự kiện thường chiếm một phần nhỏ trong tổng ngân sách, khoảng từ 5% đến 10%. Mặc dù con số này có vẻ nhỏ so với các khoản chi phí khác, nhưng việc đầu tư vào việc quản lý sự kiện giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự thành công của sự kiện. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện được điều phối và điều hành một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Chi phí dự trù phát sinh
Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc dự trù chi phí cho những tình huống phát sinh là điều không thể bỏ qua. Dù có chuẩn bị kỹ lưỡng nhưng sự cố không mong muốn vẫn có thể xảy ra, và việc có một khoản chi phí dành riêng cho những tình huống này là rất cần thiết.
Các sự cố có thể bao gồm việc thiết bị hỏng hóc, trục trặc kỹ thuật, thay đổi không gian tổ chức đột ngột, hoặc thậm chí là thời tiết xấu. Để đối phó với những tình huống này một cách chủ động, việc dự trù một khoản chi phí phát sinh là không thể thiếu. Khoản chi phí này giúp đảm bảo rằng sự kiện có đủ nguồn lực để xử lý các vấn đề không mong muốn một cách linh hoạt và hiệu quả.
Việc có một khoản chi phí dự trù cho các sự cố phát sinh không chỉ giúp đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ mà còn tạo ra sự an tâm và tự tin cho đội ngũ tổ chức. Điều này là quan trọng để đảm bảo rằng mọi vấn đề không mong muốn sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp, từ đó duy trì uy tín và thành công của sự kiện.
Tóm lại, việc phân loại và liệt kê các khoản chi phí trong quá trình tổ chức sự kiện là điều quan trọng giúp người làm sự kiện dễ dàng kiểm soát tài chính và tránh khỏi thâm hụt ngân sách không mong muốn. Không phải lúc nào cũng chi tiêu nhiều cũng sẽ đảm bảo thành công của sự kiện. Đôi khi, việc quá lãng phí vào các khoản không cần thiết có thể dẫn đến tình trạng “tiền mất tật mang”. Vì vậy, việc lên kế hoạch và phân bổ nguồn lực cho các khoản chi phí là điều không thể thiếu. Hy vọng rằng thông tin trên sẽ giúp mọi người tự tin hơn trong việc quản lý tài chính cho sự kiện của mình.
