Có tổng cộng 4 loại hình tổ chức sự kiện phổ biến: Sự kiện truyền thống, Hội nghị/hội thảo, triển lãm thương mại và chương trình ưu đãi cho khách hàng.
Với một doanh nghiệp, khi tổ chức sự kiện cần biết được mục tiêu của Công ty mình là gì để đưa ra loại hình tổ chức phù hợp. Việc nắm bắt các loại hình tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp, đơn vị tăng tỉ lệ thành công vì phù hợp với lĩnh vực và đối tượng/khách mời tham dự.
Khái niệm tổ chức sự kiện
“Tổ chức sự kiện là gì?” là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm, đặc biệt là với các sinh viên truyền thông, sinh viên kinh tế, sinh viên chuyên nghiệp marketing. Và dĩ nhiên, một vài cá nhân doanh nghiệp, start-up cũng quan tâm đến khái niệm tổ chức sự kiện này.
Tổ chức sự kiện là gì?
Đó là tổ chức các hoạt động thông qua nhiều hình thức khác nhau như hội thảo, hội nghị,… trong các lĩnh vực nhằm gửi gắm thông điệp mà đơn vị tổ chức muốn công chúng cũng như khách hàng tiếp nhận.
Mục tiêu tổ chức sự kiện
Mục tiêu của tổ chức event sự kiện sẽ tùy thuộc vào đơn vị tổ chức đó là ai và hoạt động trong lĩnh vực nào, chẳng hạn:
- Với doanh nghiệp: Mục tiêu là tăng nhận diện thương hiệu, đưa thương hiệu đến gần khách hàng hơn ? tăng doanh số.
- Với các đơn vị khác, mục tiêu tổ chức sự kiện chủ yếu là tôn vinh các cá nhân, đoàn vị, tổ chức đạt thành tích xuất sắc trong một lĩnh vực cụ thể (ví dụ giải Mai Vàng, giải Cành Cọ Vàng, giải Bông Sen Vàng,…).
Chạy sự kiện là gì?
Đó là một thuật ngữ dùng để chỉ quá trình diễn ra sự kiện từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc.
Có bao nhiêu loại hình tổ chức sự kiện phổ biến?
Có khoảng 4 loại hình tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay:
Hội nghị – hội thảo
Hội thảo là loại hình sự kiện thường chỉ diễn ra trong vài giờ, nửa ngày hoặc cả ngày và có một hay nhiều diễn giả tham gia trong cùng một không gian. Sự kiện này thường được tổ chức theo một chủ đề nhất định và có mức lượng người tham gia tối đa.
Hội nghị là loại hình sự kiện được diễn ra nửa ngày hoặc 2 – 3 ngày, chủ yếu được dùng để bàn đến một vấn đề gì đó quan trọng. Ở Việt Nam, các hội nghị khách hàng thường do đơn vị kinh doanh tổ chức để ra mắt, giới thiệu sản phẩm.
Mục đích của loại hình tổ chức sự kiện này là tạo cơ hội gặp gỡ khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp nhằm cung cấp cho họ những thông tin liên quan.
>>> Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ cho thuê bàn ghế sự kiện
Triển lãm thương mại
Đây là loại hình tổ chức sự kiện lớn và thường gặp trong xã hội. Các sự kiện tổ chức theo triển lãm thương mại có rất nhiều gian hàng thương mại để giới thiệu đến khách hàng. Bên cạnh đó, để thu hút người tham gia, những sự kiện này còn có các hạng mục hấp dẫn như quà tặng khách hàng, rút thăm trúng thưởng, quà lưu niệm,…
Mục đích của loại hình sự kiện này là giúp doanh nghiệp củng cố thêm thương hiệu với khách hàng, đồng thời giới thiệu những sản phẩm mới.
Chương trình ưu đãi
Không giống như hai loại hình trên, loại hình tổ chức sự kiện này được diễn ra như sau: Doanh nghiệp thuê những nơi sang trọng để khách hàng tận hưởng các ưu đãi, trải nghiệm các dịch vụ cao cấp. Các chuyến đi sẽ thường kéo dài vài ngày và đảm bảo địa điểm, chỗ ở, phương tiện đi lại, các cuộc họp và các hoạt động khác.
Mục đích của loại hình này là để phát triển kinh doanh, tạo mối quan hệ và giữ chân khách hàng, tìm kiếm khách hàng trung thành.
Sự kiện truyền thống
Đây là loại hình có nhiều hình thức để tổ chức sự kiện truyền thống như thi đấu thể thao, event âm nhạc,… nhằm tạo cơ hội để doanh nghiệp và khách hàng xây dựng mối quan hệ và tìm hiểu thêm về những ưu tiên kinh doanh lẫn nhau.
Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện
Khi tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp, đơn vị tổ chức cần phải lưu ý các điều sau:
- Sức chứa của địa điểm tổ chức sự kiện là bao nhiêu, có đáp ứng được lượng người tham dự dự kiến hay không.
- Thời gian set up cần phải trước thời gian diễn ra sự kiện tối thiểu 2 – 3 ngày. Tuyệt đối không để thời gian gần diễn ra mới tiến hành set up.
- Có phương án B cho trường hợp thời tiết không ủng hộ (đối với các sự kiện ngoài trời) hoặc các vấn đề về thiết bị bên trong địa điểm tổ chức (với các hội thảo, hội nghị trong nhà).
- Xem xét cơ sở vật chất tại địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà có đảm bảo đầy đủ và hoạt động tốt hay không (thang máy, đèn điện,…).
- Nếu thuê thêm người nổi tiếng, bạn cần sắp xếp lịch trình phù hợp nhất và đảm bảo thời gian xuất hiện của họ khớp với lịch dự kiến.
- Đảm bảo đúng tiến độ công việc và kế hoạch đã đề ra.
Trên đây là một vài thông tin về các loại hình tổ chức sự kiện. Với các doanh nghiệp, đơn vị chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện, hay không có thời gian chuẩn bị sự cho sự kiện, hãy tìm đến Roy Event – đơn vị tổ chức sự kiện và cho thuê bàn ghế sự kiện uy tín, chuyên nghiệp!
Thông tin liên hệ:
————–
CẢM ƠN BẠN ĐÃ XEM QUA BÀI VIẾT & LỰA CHỌN CHÚNG TÔI ĐỂ DÙNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP HÀNG ĐẦU TẠI TP HCM!
