Khi tổ chức một sự kiện, dù quy mô lớn hay nhỏ, luôn tiềm ẩn những rủi ro có thể ảnh hưởng đến sự thành công của chương trình. Đôi khi chỉ một sự cố nhỏ cũng có thể làm mất đi thiện cảm của khách mời và gây ra những hậu quả không mong muốn. Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu, việc nhận diện và phòng tránh các rủi ro là vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ điểm qua 4 rủi ro phổ biến cần tránh khi tổ chức sự kiện, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn trong quá trình chuẩn bị và thực hiện.
Vấn đề an toàn
Hầu hết các sự kiện lớn đều có lưu lượng người tham gia rất cao, đặc biệt là các sự kiện giải trí như hội chợ, lễ hội âm nhạc, hay các chương trình ngoài trời. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát và quản lý lượng khách mời, và chính vì thế, vấn đề an ninh và an toàn trong suốt quá trình tổ chức sự kiện trở thành ưu tiên hàng đầu. Để đảm bảo sự an toàn, cần có sự chuẩn bị và kiểm soát chặt chẽ ở nhiều khía cạnh.
Trước hết, cần chú trọng đến các nhóm khách đặc biệt như trẻ em, người cao tuổi, và người khuyết tật, vì họ thường cần sự quan tâm đặc biệt để tránh những rủi ro không đáng có. Đối với những đối tượng này, cần bố trí khu vực riêng hoặc có nhân sự hỗ trợ trong suốt thời gian sự kiện diễn ra. Đồng thời, những khu vực có nguy cơ cao xảy ra tai nạn như quanh sân khấu, gần các khu trưng bày, khu vực kỹ thuật, hoặc hậu cần cần được quây kín bằng hàng rào hoặc có bảo vệ giám sát thường xuyên.
Để tăng cường an ninh, việc lắp đặt hệ thống camera giám sát tại các vị trí quan trọng là điều cần thiết. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phân phối đội ngũ bảo vệ có kinh nghiệm, sẵn sàng xử lý tình huống. Phòng cháy chữa cháy cũng cần được chuẩn bị đầy đủ, bao gồm cả bình chữa cháy, hệ thống báo cháy tự động và các lối thoát hiểm rõ ràng.
Đối với các sự kiện có quy mô lớn, việc chuẩn bị bộ dụng cụ y tế là điều không thể thiếu. Trong một số trường hợp, thuê xe cứu thương và đội ngũ y tế chuyên nghiệp túc trực ngay tại địa điểm tổ chức là một giải pháp an toàn cần được xem xét. Tất cả những biện pháp này nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, an toàn và mang lại trải nghiệm tích cực cho tất cả người tham dự.
Vấn đề về trang thiết bị
Dù là một chương trình họp báo đơn giản chỉ sử dụng màn hình LED hay một sự kiện âm nhạc hoành tráng với sân khấu lớn, giàn giáo và hệ thống âm thanh, ánh sáng được dàn dựng công phu, thì việc kiểm soát và quản lý trang thiết bị luôn là ưu tiên hàng đầu. Mọi sự cố kỹ thuật liên quan đến các thiết bị đều có thể làm gián đoạn chương trình, gây ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách mời và làm giảm đi tính chuyên nghiệp của sự kiện. Hơn thế nữa, những sự cố nghiêm trọng như cháy nổ, đổ sập giàn giáo hoặc chập điện không chỉ gây thiệt hại về tài sản mà còn tiềm ẩn nguy cơ đe dọa đến tính mạng của người tham dự, từ đó để lại hậu quả khôn lường cho doanh nghiệp tổ chức. Do vậy, việc kiểm tra kỹ lưỡng và bảo dưỡng định kỳ các thiết bị kỹ thuật cần được thực hiện một cách chặt chẽ. Đồng thời, việc sử dụng đội ngũ kỹ thuật viên lành nghề để lắp đặt và vận hành các hệ thống này là điều bắt buộc nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra an toàn và suôn sẻ. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro mà còn nâng cao chất lượng của toàn bộ sự kiện, mang đến sự an tâm tuyệt đối cho cả ban tổ chức và người tham dự.
Vấn đề về con người
Sự kiện là những hoạt động do con người tổ chức và được thực hiện nhằm phục vụ lợi ích của con người. Do đó, việc quản lý con người trong các sự kiện là yếu tố quyết định để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Từ đội ngũ nhân sự tổ chức, nhân viên được thuê ngoài (outsource), cho đến khách mời, tất cả đều cần được phân công và điều phối một cách hợp lý. Đối với nhân sự tổ chức, cần xây dựng kế hoạch phân bổ cụ thể và đào tạo họ trước khi sự kiện diễn ra, để họ nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Ngoài ra, việc thiết lập hệ thống liên lạc nội bộ qua bộ đàm giữa các bộ phận là điều cần thiết để đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ, giúp các nhân sự ứng phó kịp thời khi có sự cố phát sinh.
Đối với khách mời, yếu tố quan trọng nhất là đảm bảo họ được hướng dẫn rõ ràng và nhận được sự chăm sóc chu đáo từ khi bước vào khu vực sự kiện cho đến khi ra về. Những thông tin như vị trí đỗ xe, chỗ ngồi, nhà vệ sinh, lối thoát hiểm cần được truyền đạt cụ thể để giúp khách mời cảm thấy thoải mái và an toàn. Đồng thời, họ cũng cần được hướng dẫn cách ứng xử trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc tình huống khẩn cấp.
Những sự kiện giải trí hay biểu diễn, nơi tập trung đông đảo khán giả và không khí thường sôi động, náo nhiệt, luôn tiềm ẩn nguy cơ khó kiểm soát. Để tránh những tình huống rủi ro như chen lấn, xô đẩy dẫn đến tai nạn, cần phải có các biện pháp quản lý phù hợp. Việc quây rào chắn, bố trí nhân viên bảo vệ tại những khu vực trọng yếu và sắp xếp nhân viên y tế túc trực là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ đảm bảo an toàn cho khách mời mà còn giúp ban tổ chức kiểm soát tình hình một cách hiệu quả, từ đó giảm thiểu những rủi ro ngoài ý muốn. Việc quản lý tốt nhân sự và khách mời không chỉ tạo ra một sự kiện an toàn, mà còn góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm của người tham dự, và cuối cùng là đảm bảo sự thành công của sự kiện.
Vấn đề về thời tiết
Thời tiết, dù nằm ngoài tầm kiểm soát của con người, vẫn luôn đóng vai trò quyết định trong sự thành công của các sự kiện ngoài trời. Với tính chất thay đổi thất thường và khó dự đoán, thời tiết có thể gây ra những trở ngại lớn cho quá trình diễn ra của sự kiện. Các dự báo thời tiết từ đài khí tượng chỉ mang tính tham khảo, và không thể hoàn toàn chính xác. Do đó, việc phụ thuộc hoàn toàn vào dự báo thời tiết để lên kế hoạch cho một sự kiện ngoài trời có thể khiến bạn rơi vào tình huống bị động nếu trời bỗng dưng đổ mưa, dẫn đến sự kiện bị gián đoạn hoặc phải kết thúc sớm.
Chính vì lý do này, ngoài việc liên tục theo dõi các bản tin dự báo, điều quan trọng là phải có những phương án dự phòng để ứng phó với thời tiết xấu. Bạn có thể chuẩn bị các phương tiện che chắn như bạt che, trần di động để bảo vệ khu vực diễn ra sự kiện trước cơn mưa bất chợt hoặc nắng gắt. Ngoài ra, trong trường hợp thời tiết trở nên quá bất lợi, việc có sẵn một địa điểm backup như một hội trường trong nhà cũng là một giải pháp an toàn để chuyển sự kiện vào không gian khép kín, tránh phải hủy bỏ hoặc làm gián đoạn chương trình.
Sự chuẩn bị kỹ càng với các phương án dự phòng này không chỉ giúp đảm bảo sự kiện diễn ra một cách trọn vẹn, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của ban tổ chức, giúp khách mời cảm thấy thoải mái và an toàn hơn trong mọi tình huống thời tiết.
Nhận diện và phòng tránh rủi ro là yếu tố then chốt để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, có phương án dự phòng và làm việc với đội ngũ chuyên nghiệp, bạn có thể giảm thiểu tối đa những tác động tiêu cực có thể xảy ra. Việc tránh được 4 rủi ro phổ biến khi tổ chức sự kiện không chỉ giúp chương trình suôn sẻ mà còn tạo dựng uy tín và lòng tin với khách mời, đối tác. Hãy luôn cẩn trọng và linh hoạt trong quá trình tổ chức để đạt được kết quả tốt nhất cho sự kiện của mình.
