Tổ chức sự kiện là gì? Khái niệm và quy trình tổ chức sự kiện

Bạn đang muốn tìm hiểu sâu về tổ chức sự kiện nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Hay là bạn đang ấp ủ và muốn lên quy trình cho một sự kiện thật hoành tráng?

Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ là kim chỉ nam dẫn dắt bạn từng bước tìm hiểu về cách tổ chức một sự kiện thật hoành tráng với sự dẫn dắt của chuyên gia sự kiện. RoyEvent sẽ giúp bạn nắm chắc kiến thức nền tảng về tổ chức sự kiện, từ khái niệm đến cách thức vận hành, mà không sử dụng thuật ngữ phức tạp hay quá đơn giản hóa. Bạn sẽ được hướng dẫn quy trình tổ chức sự kiện “chuẩn” theo phương pháp của RoyEvent, một công ty sự kiện hàng đầu tại Việt Nam. Bài viết sẽ phác họa toàn cảnh các bước triển khai sự kiện cho doanh nghiệp và làm rõ cách tạo ra sự khác biệt trong tổ chức sự kiện.

Không chỉ dừng lại ở lý thuyết, bài viết còn chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm và trải nghiệm thực tế, giúp bạn tổ chức sự kiện thành công. Bạn sẽ tìm thấy những mẹo hay và điểm cần lưu ý trong quá trình tổ chức sự kiện thực tế, được đúc kết từ kinh nghiệm của các chuyên gia tại RoyEvent.

Bạn đã sẵn sàng khám phá thế giới tổ chức sự kiện, một lĩnh vực đang rất hot tại Việt Nam? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về ngành tổ chức sự kiện qua bài viết sau đây!

Khái niệm về sự kiện

Sự kiện là gì? Sự kiện là một hoạt động được lên kế hoạch cẩn thận hoặc một dịp đặc biệt được tổ chức cho cá nhân hoặc một nhóm người nhằm đạt được những mục đích cụ thể. Những mục đích này có thể bao gồm ăn mừng, kỷ niệm, giáo dục, tiếp thị, hoặc đơn giản là ghi dấu một khoảnh khắc đặc biệt nào đó đối với cá nhân hoặc tập thể.

Có nhiều loại sự kiện khác nhau, phục vụ cho nhiều mục đích và đối tượng khác nhau. Dưới đây là một số loại sự kiện phổ biến:

• Sự kiện giải trí: Bao gồm các buổi biểu diễn âm nhạc, liên hoan phim, và các chương trình nghệ thuật khác.
• Sự kiện ra mắt sản phẩm: Đây là những sự kiện được tổ chức để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới của một công ty đến với công chúng hoặc đối tác kinh doanh.
• Tiệc tùng và kỷ niệm: Bao gồm các buổi tiệc sinh nhật, tiệc kỷ niệm ngày cưới, lễ kỷ niệm công ty, và các sự kiện mừng các cột mốc quan trọng khác.
• Hội họp và hội nghị: Đây là các sự kiện tập trung vào việc thảo luận và trao đổi kiến thức, như các hội thảo, hội nghị chuyên ngành, và các buổi họp mặt kinh doanh.
• Triển lãm: Bao gồm các triển lãm thương mại, triển lãm nghệ thuật, và các sự kiện triển lãm khác nhằm trưng bày sản phẩm, dịch vụ hoặc tác phẩm nghệ thuật đến với công chúng.
• Sự kiện gia đình: Bao gồm các dịp như đám cưới, lễ trưởng thành, hội khóa, và các buổi họp mặt gia đình.
• Sự kiện tưởng niệm: Đây là những sự kiện nhằm tưởng nhớ và vinh danh những người đã khuất, như ma chay và các buổi lễ tưởng niệm.

Như vậy, sự kiện có thể diễn ra dưới nhiều hình thức và quy mô khác nhau, tùy thuộc vào mục đích và đối tượng tham gia. Việc tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và sự quản lý chặt chẽ, từ việc lên kế hoạch, lựa chọn địa điểm, trang trí, chuẩn bị nội dung chương trình, đến việc đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.

Mục đích của tổ chức sự kiện

Hoạt động tổ chức sự kiện mang lại nhiều mục đích và ý nghĩa cho cá nhân, xã hội, doanh nghiệp, và các lĩnh vực khác như thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, chính trị. Các sự kiện được tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau như hội nghị, hội thảo, roadshow, triển lãm, hội chợ, hòa nhạc, và các hoạt động xã hội. Mục đích chính của tổ chức sự kiện là truyền tải những thông điệp mà người làm sự kiện mong muốn người tham gia nhận thức được.

Tổ chức sản xuất sự kiện

Một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực này là tổ chức sản xuất sự kiện. Đây là quá trình chuẩn bị, tính toán, phối hợp, triển khai và kiểm soát nhằm hoàn thành một dự án sự kiện nhất định. Tổ chức sản xuất sự kiện bao gồm các bước:

• Tiếp nhận và khởi tạo: Nhận yêu cầu từ khách hàng và bắt đầu lập kế hoạch.
• Thiết lập kế hoạch khung: Xây dựng kế hoạch tổng thể cho sự kiện, bao gồm lịch trình, ngân sách và các mục tiêu cụ thể.
• Đánh giá và chuẩn bị nguồn lực: Xác định và chuẩn bị các nguồn lực cần thiết như nhân sự, thiết bị, và địa điểm.
• Triển khai hoạt động chuẩn bị sản xuất: Bắt đầu thực hiện các công việc chuẩn bị theo kế hoạch đã đề ra.
• Sản xuất sự kiện: Thực hiện và giám sát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.
• Nghiệm thu thanh lý và tổng kết: Đánh giá kết quả sự kiện, hoàn tất các thủ tục thanh lý và tổng kết rút kinh nghiệm.

Như vậy, tổ chức sự kiện không chỉ là việc đảm bảo sự kiện diễn ra mà còn là một quá trình quản lý phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và khả năng điều phối hiệu quả để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một công cụ quan trọng trong chiến lược marketing và truyền thông của các doanh nghiệp và tổ chức. Nó giúp xây dựng và củng cố thương hiệu, tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác, và cộng đồng, cũng như thúc đẩy doanh số bán hàng và sự nhận diện thương hiệu.

Thông qua các sự kiện, các doanh nghiệp có thể truyền tải thông điệp một cách trực tiếp và hiệu quả, đồng thời tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng và các bên liên quan.

Quy trình tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện chia làm 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thực hiện, giai đoạn sau sự kiện trong đó có các bước đánh giá cấu trúc, xây dựng phương án, quản trị rủi ro, quản trị tài chính.

Giai đoạn chuẩn bi

Xác định mục đích và yêu cầu: Lấy brief, thông tin của doanh nghiệp cần xác định rõ 4 bộ thông tin sau:

• Thông tin tổng quan sự kiện: mục đích chính sự kiện, số lượng người tham dự (độ tuổi, giới tính, phong cách, chức vụ, công việc, tính cách), thời gian diễn ra sự kiện, địa điểm, ý nghĩa thông điệp của sự kiện cần truyền tải.
• Thông tin về sản phẩm: tên sản phẩm, công dụng dụng, giá thành, điểm nổi bật của sản phẩm, hình ảnh sản phẩm), điểm nổi bật của doanh nghiệp.
• Thông tin về sự kiện chi tiết: concept, chủ đề sự kiện, tính chất sự kiện (sang trọng, nghệ thuật, đẳng cấp, sôi động, sâu lắng hay thiên nhiên), bố cục chương trình (mở màn, phần hội, phần lễ, phần tiệc, phần giao lưu), yêu cầu về biểu đạt (dễ hiểu, sâu sắc hay ẩn dụ), loại hình tiệc (tiệc ngọt, finger food, set menu, buffet), demo một sự kiện khách hàng ấn tượng, có hoạt động bán hàng, chốt sale hay không, cảm xúc của khách hàng khi tham gia sự kiện, quà tặng, hình thức check in (QR code, nhận diện khuôn mặt hay phổ thông), phong cách mini game nếu có (hài hước, nhã nhặn, sôi động).
• Các yêu cầu khác: yêu cầu về quà tặng (BTC hay doanh nghiệp chuẩn bị), thiệp mời (online, offline, BTC, công ty event hay doanh nghiệp chuẩn bị), có cần book báo chí, truyền thông hay khách hàng tự chuẩn bị.

Lập kế hoạch:

• Lựa chọn thời gian diễn ra sự kiện.
• Lập ngân sách dự trù kinh phí cho sự kiện.
• Lên ý tưởng, nội dung, hồ sơ, proposal cho sự kiện.
• Kế hoạch tổ chức, triển khai tổng thể.
• Tiến độ tổng thể dự án.
• Kế hoạch triển khai hiện trường và các hoạt động cụ thể.
• Ý tưởng sáng tạo: ideas, creative, concept note, scenario, script.
• Nội dung văn học, kịch bản: kịch bản dạng viết, dạng mô tả (kèm hình ảnh minh họa), kịch bản hình ảnh 2D, 3D.
• Sản phẩm sáng tạo nghệ thuật: visual, âm nhạc, động tác múa, đội hình biểu diễn, sản phẩm thiết kế khác.
• Lập danh sách khách mời.
• Lập danh sách nhân sự: bao gồm nhân sự thực hiện chương trình, nhân sự hậu cần, nhân sự biểu diễn, nhân sự thuyết trình.
• Lập danh sách và xác định rõ các yếu tố rủi ro bao gồm 11 yếu tố rủi ro trong sự kiện: rủi ro về tài chính, phát sinh thừa & thiếu khách mời, lỗi sự cố kỹ thuật, quản lý an ninh trong sự kiện, thời tiết ngoài ý muốn, nguy cơ cháy nổ, an toàn vệ sinh thực phẩm, địa điểm (đường xá, tình trạng giao thông, chỗ gửi xe), thời gian diễn ra sự kiện (quá ngắn, quá dài), hành vi quá khích của khán giả, sự kiện có quá nhiều khách mời là trẻ em. Từ đó đưa ra giải pháp cụ thể để hạn chế rủi ro.
• Lập bảng danh sách timeline, check list tiến độ của dự án.
• Lên kịch bản timeline, nội dung và lời dẫn MC chi tiết, lời dẫn, lời phát biểu, kịch bản talkshow, kịch bản phỏng vấn (nếu có) trong sự kiện.
• Lên kịch bản thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình led theo thời gian thực trong sự kiện.
• Lập hồ sơ xin tài trợ (nếu có).
• Lập bảng phân công cho ekip chuẩn bị trong sự kiện.
• Lập bảng phân công và các vị trí cho ekip thực hiện chương trình.

Chuẩn bị:

• Thuê địa điểm tổ chức.
• Thiết kế các ấn phẩm, in ấn, banner, quà tặng.
• Gửi thiệp mời cho khách hàng, người tham gia sự kiện.
• Chuẩn bị danh sách đại biểu, người phát biểu, danh sách khách mời.
• Chuẩn bị các thiết bị bao gồm: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, decor, trang trí, standee, hiệu ứng sân khấu, pháo, khói lạnh, bục phát biểu, hoa cài áo, barrier, hoa, trang phục biểu diễn. Có thể thuê thêm nhà cung cấp bên thứ 3 nếu thiếu.
• Chuẩn bị book nhân sự: nhân sự biểu diễn như nghệ sĩ, diễn giả, mc, pg, lễ tân thực hiện chương trình, nhân sự thực hiện chương trình và nhân sự bảo vệ sự kiện. Có thể nội bộ hoặc thuê bên ngoài.
• Chuẩn bị về âm nhạc: nhạc đón khách, nhạc đại biểu, nhạc chờ, âm nhạc trong các tiết mục biểu diễn, các visual trong các tiết mục biểu diễn.
• Chuẩn bị về video trình chiếu, nội dung trình chiếu.
• Book quay phim, chụp hình cho sự kiện.
• Trang bị các thiết bị y tế, ekip, vật dụng chữa cháy, xe chữa cháy trong sự kiện.
• Chuẩn bị cho buổi tổng duyệt, thường là buổi chạy thử sự kiện diễn ra trước sự kiện. Bao gồm: khớp nhạc, khớp kịch bản MC, khớp các tiết mục biểu diễn trực tiếp trên sân khấu và hiệu ứng âm thanh, chọn nhạc, video trình chiếu trước khi chương trình diễn ra, fix vị trí đặt bục phát biểu.

Giai đoạn thực hiện

Setup

• Lắp đặt khu vực check in, sân khấu, booth chụp hình, barrier dẫn đường.
• Lắp đặt sân khấu, âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu và các thiết bị sự kiện khác.

Đón khách:

• Sẵn sàng cho âm nhạc hoặc ban nhạc, biểu diễn đón khách.
• Sãn sàng cho an ninh làm việc đảm bảo sự kiện.
• Lễ tân và ban tiếp đón: đón khách hướng dẫn khách mời, chụp hình check in, ngồi vào bàn và vị trí.

Giai đoạn diễn ra sự kiện:

• MC voice off, mời khách mời vào khán phòng và ổn định vị trí để sự kiện diễn ra.
• Hiệu chỉnh, xử lý các thiết bị sự kiện: như mic, âm thanh, ánh sáng, led, khói, các hiệu ứng sân khấu đảm bảo âm nhạc, ánh sáng diễn ra theo đúng kịch bản chương trình.
• Giám sát và điều phối các hoạt động và nhân sự diễn ra trên sân khấu như phát biểu, biểu diễn nghệ thuật, thuyết trình.

Giai đoạn sau sự kiện

• Thu dọn thiết bị, vật liệu tại sự kiện và bàn giao mặt bằng.
• Đánh giá kết quả, KPI, ROI, doanh số, chi phí phát sinh.
• Thu thập phản hồi của khách hàng.
• Trao các phần quà theo danh sách của chương trình.
• Gửi lời cảm ơn đến khách hàng, nhà tài trợ.

Những lưu ý khi tổ chức một sự kiện thành công và tránh rủi ro

Để tổ chức một sự kiện thành công cần lưu ý những điểm sau:

• Xử lý thật kỹ, chi tiết cho giai đoạn chuẩn bị trong sự kiện.
• Xử lý và đảm bảo về mặt mỹ thuật tối đa cho các ấn phẩm trong sự kiện.
• Lựa chọn kênh quảng bá sự kiện hiệu quả, tiết kiệm chi phí.
• Lựa chọn ekip chuyên nghiệp, có kinh nghiệm điều phối nhiều sự kiện.
• Lựa chọn nhân sự phù hợp đem lại hiệu ứng và cảm xúc tốt cho khán giả.
• Lựa chọn nhà cung cấp tốt, supplier thiết bị đã có nhiều kinh nghiệm trong sự kiện.
• Luôn có kế hoạch cho các rủi ro, y tế và bảo vệ của sự kiện.
• Phát sinh là điều khó tránh khỏi trong sự kiện, luôn có phương án chuẩn bị kịp thời cho những phát sinh này.

Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức chuyên nghiệp?

• Đảm bảo về chất lượng, an toàn khi diễn ra chương trình: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giúp bạn từ việc lên ý tưởng, lập kế hoạch, kịch bản nội dung cho đến quy trình tổ chức cũng như điều hành sự kiện… Vì đó là chuyên môn, nghiệp vụ và kinh nghiệm của họ, đã được rèn luyện qua thời gian để đảm bảo chương trình được diễn ra thuận lợi, khắc phục rủi ro và vấn đề phát sinh.