Tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi sự chuẩn bị tỉ mỉ và chu đáo từ nhiều khía cạnh khác nhau. Từ việc lập kế hoạch, xác định ngân sách, chọn địa điểm, đến việc quảng bá và quản lý sự kiện, mỗi công việc đều góp phần quan trọng vào sự thành công chung. 11 công việc cần làm khi tổ chức sự kiện mà chúng ta đã thảo luận không chỉ giúp bạn có cái nhìn tổng quan và rõ ràng về quy trình tổ chức sự kiện mà còn trang bị cho bạn những kỹ năng và kiến thức cần thiết để đối phó với mọi thách thức. Bằng cách tuân thủ những bước này và luôn sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch theo tình hình thực tế, bạn sẽ tạo ra những sự kiện ấn tượng và đáng nhớ, đáp ứng kỳ vọng của khách tham dự và đạt được mục tiêu đề ra. Hãy bắt đầu lên kế hoạch ngay hôm nay và biến mỗi sự kiện thành một dấu ấn khó quên!
Mục tiêu tổ chức sự kiện
Mục tiêu là vấn đề quan trọng đầu tiên cần phải có khi không biết tổ chức sự kiện cần những gì? Việc xác định mục tiêu tổ chức sự kiện sẽ đảm bảo cho quy trình tổ chức đi đúng hướng, hạn chế sai sót không đáng có và giúp người thực hiện sáng tạo được nội dung kịch bản phù hợp hơn. Ở phân mục này, cần đề ra mục tiêu chính và các mục tiêu nhỏ đi kèm thật chi tiết để dễ dàng kiểm soát hơn.
Ví dụ: Sự kiện tổng kết năm thì mục tiêu chính là nhìn lại và đánh giá kết quả trong những năm qua của doanh nghiệp. Mục tiêu nhỏ là tri ân, khen thưởng, tặng quà cho cán bộ nhân viên, đối tác và khách hàng.
Thành phần tham gia
Xác định thành phần tham gia sự kiện để có những điều chỉnh về không gian, bối cảnh và chương trình sao cho phù hợp nhất. Nếu, người tham dự là khách hàng, đối tác thì không gian cần sang trọng để thể hiện được đẳng cấp doanh nghiệp. Sự kiện ra mắt sản phẩm thì việc bố trí chỗ ngồi cần tập trung được ánh nhìn vào sản phẩm. Hay sự kiện dành cho trẻ nhỏ thì đòi hỏi không gian tinh nghịch, màu mè và sinh động để thu hút được sự chú ý của các bé.
Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện cần những gì? Bên cạnh mục tiêu thì thời gian và địa điểm cũng là những yếu tố rất quan trọng khác mà người thực hiện cần lưu tâm khi tổ chức sự kiện. Và để xác định được hai yếu tố này, thì người tổ chức cần lưu ý:
- Về thời gian: Với những sự kiện mang tính chất đặc thù như: khánh thành, khai trương, ra mắt sản phẩm, động thổ, khởi công,… thì cần xác định thời gian theo tuổi, mệnh của người đứng đầu. Các sự kiện khác như: dịp lễ trọng đại, ngày thành lập, hội thảo,… nên ấn định vào một ngày trong tuần để thu hút được đông đảo thành viên tham gia nhất. Những sự kiện lớn như: âm nhạc, giải trí, hòa nhạc,… cần tổ chức vào thời gian rảnh rỗi như buổi tối hoặc cuối tuần,….
- Về địa điểm: Để thuê một nơi có thể đáp ứng được nhu cầu và tiết kiệm chi phí nhất cần căn cứ vào các yếu tố: tính chất sự kiện, sức chứa (số lượng người tham gia), dịch vụ đi kèm (phòng nghỉ, phòng ăn, phòng chờ,…), vị trí đắc địa dễ tìm, bãi đỗ xe,…
Lưu ý: Cần có ít nhất từ 1-2 tháng để lên kế hoạch tổ chức cho sự kiện. Về địa điểm thì nên khảo sát nhiều nơi và dự phòng 2 – 3 địa điểm để có thể thay đổi linh hoạt khi phát sinh vấn đề.
Ý tưởng tổ chức sự kiện
Sáng tạo ý tưởng để tạo ra thông điệp gần gũi nhất và truyền tải đến khách mời tham dự sự kiện là điều rất cần thiết. Những ý tưởng đó bao gồm:
- Chủ đề: Chú ý nên ngắn gọn, dễ hiểu, có vần điệu và bao hàm được thông điệp của sự kiện.
- Concept và Keymoment: Concept và keymoment của sự kiện nên được lên theo chủ đề, mục đích và thông điệp mà đơn vị tổ chức muốn truyền tải đến người tham dự. Những hạng mục này bao gồm: dresscode, ấn phẩm truyền thông, không gian, background, poster,…
Đội ngũ nhân sự triển khai
Câu trả lời tiếp theo cho câu hỏi khi tổ chức sự kiện cần những gì thì đó chính là đội ngũ nhân sự triển khai sự kiện. Thành lập nhân sự triển khai sự kiện là cơ sở để doanh nghiệp tối ưu quy trình, rút ngắn chi phí nhân lực và hạn chế những thiếu sót. Để một sự kiện thực hiện theo đúng quy trình thông thường sẽ cần 3 nhóm nhân sự phụ trách, bao gồm:
- Nhóm lên ý tưởng và kịch bản: Đội ngũ nhân sự này là người lập kế hoạch và triển khai truyền thông cho sự kiện kèm một vài nhiệm vụ chính như: Sáng tạo chủ đề, kịch bản, ý tưởng concept, key moment cho toàn bộ sự kiện. Họ cũng là người phụ trách sản xuất quà tặng, thiết kế backdrop – poster, chuẩn bị quà tặng,…
- Nhóm hậu cần: Bộ phận hậu cần có nhiệm vụ xử lý các vấn đề phía sau cánh gà sân khấu như: ăn uống, thiết bị âm thanh – ánh sáng, nhân sự,…
- Nhóm giám sát và quản lý: Team này có nhiệm vụ điều phối và giám sát tiến độ công việc của tất cả các nhóm khác. Công việc quan trọng khác không thể thiếu của nhóm này là quản lý rủi ro và xử lý các thủ tục giấy tờ liên quan.
Lập kế hoạch truyền thông
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một kế hoạch truyền thông trước và sau sự kiện để thông điệp được lan tỏa rộng rãi hơn. Dưới đây là công việc cụ thể: Lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp với mục đích sự kiện. Ví dụ: Khai trương, ra mắt sản phẩm,… nên dùng các kênh báo chí, mạng xã hội, poster,… hoặc các sự kiện nội bộ như ngày thành lập, ngày kỉ niệm,… nên sử dụng nhóm chat nội bộ, thông báo trực tiếp,
Dự trù ngân sách
Dự toán kinh phí tổ chức sự kiện cũng là yếu tố quan trọng trong danh sách “tổ chức sự kiện cần những gì” để tạo ra một sự kiện thành công. Việc dự trù ngân sách tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế những lỗ hổng tài chính và giảm thiểu thâm hụt. Người tổ chức cần dựa vào các yếu tố dưới đây để đưa ra dự toán thích hợp:
- Tổng kinh phí dự kiến
- Nguồn ngân sách sẵn có
- Nguồn tài trợ
Sau đó, hãy lập bảng excel và kê khai các hạng mục cần chi tiêu để ước tính kinh phí và điều chỉnh phù hợp hơn. …
Dự đoán rủi ro và cách giải quyết
Nếu mọi người chưa biết khi tổ chức sự kiện cần những gì thì dự đoán rủi ro và chuẩn bị các phương án đề phòng là bước quan trọng mà người tổ chức sự kiện không nên bỏ qua. Không thể chắc chắn các sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ mà không phát sinh những sự cố bất ngờ, vậy nên quản trị rủi ro chính là bảo hiểm để có thể linh hoạt xử lý mọi tình huống phát sinh một cách êm đẹp nhất.
- Chuẩn bị máy phát điện đủ công suất để xử lý tình trạng chập, cháy điện xảy ra.
- Cập nhật dự báo thời tiết thường xuyên, chuẩn bị ô dù, mái che cho những sự kiện vô tình diễn ra vào ngày mưa.
- Dự đoán trước rủi ro đảm bảo xử lý tình huống phát sinh nhanh chóng hơn
- Checklist hạng mục sự kiện trước 2 tiếng đồng hồ để đảm bảo thiết bị không hư hỏng hoặc thiếu.
- Nên mời khách sớm hơn từ 30 – 1 tiếng để giải quyết vấn đề nhân sự đến muộn.
Kịch bản tổ chức sự kiện
Một vấn đề quan trọng khác khi xem xét vấn đề tổ chức sự kiện cần những gì đó chính là lên kịch bản để kiểm soát và phân chia công việc dễ dàng hơn. Doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 kịch bản sau cho một sự kiện:
- Kịch bản tổng quan: Thể hiện timeline nội dung cơ bản của toàn bộ sự kiện
- Kịch bản dẫn chương trình: Doanh nghiệp có thuê MC và yêu cầu họ tự lên kịch bản hoặc tự viết và yêu cầu họ sử dụng. Chú ý nên trau chuốt ngôn từ và duyệt nhiều lần để đảm bảo không xảy ra sai sót.
- Kịch bản kỹ thuật: Timeline này sẽ dành cho đội ngũ kỹ thuật viên điều chỉnh hệ thống âm thanh – ánh sáng và trình chiếu nội dung.
Đây được xem là yếu tố cực kỳ quan trọng khi đặt câu hỏi tổ chức sự kiện cần những gì mà mọi người cần phải lưu ý để xây dựng được một chiến lược tổ chức sự kiện thành công cho doanh nghiệp của mình.
Xin giấy phép tổ chức
Một vài loại hình sự kiện cần được nhà nước cho phép, xét duyệt trước thềm tổ chức ít nhất 10 ngày. Do vậy, đội ngũ quản lý sự kiện nên xử lý các giấy tờ liên quan trước khi tổ chức để tránh bị yêu cầu hủy trước giờ G.
Đánh giá sau sự kiện
Việc đánh giá mức độ hiệu quả, chỉ ra những lỗi đúng và sai sau sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp rút ra được kinh nghiệm cho những lần sau. Dưới đây là một số tiêu chí cần đánh giá:
- Lập kế hoạch có thành công hay không?
- Chiến dịch truyền thông có mang lại hiệu quả?
- Quá trình vận hành, tổ chức sự kiện có suôn sẻ và thành công không?
- Ngân sách bỏ ra có hợp lý không?
- Đánh giá doanh số doanh nghiệp sau sự kiện để nhìn xem xét mức độ hiệu quả.
Kết luận, tổ chức sự kiện là một nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi sự cẩn trọng và tỉ mỉ trong từng chi tiết. Từ việc xác định mục tiêu, lên kế hoạch chi tiết, quản lý ngân sách, đến việc thực hiện và đánh giá, mỗi công việc đều đóng vai trò quan trọng trong thành công của sự kiện. 11 công việc cần làm khi tổ chức sự kiện mà chúng ta đã thảo luận cung cấp một hướng dẫn toàn diện, giúp bạn nắm vững quy trình và tự tin đối mặt với các thách thức. Khi bạn chú ý đến từng bước và chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ tạo ra những sự kiện không chỉ thành công mà còn để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng người tham dự. Với sự chuẩn bị chu đáo và thực hiện chuyên nghiệp, mọi sự kiện đều có thể trở thành một kỷ niệm đáng nhớ và mang lại giá trị lâu dài. Hãy áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn và biến mỗi sự kiện của bạn thành một thành công vang dội!
