Tổ chức sự kiện là tất cả các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, thể thao, hội nghị hội thảo và rất nhiều lĩnh vực khác…. Tổ chức sự kiện còn là những hoạt động không bị giới hạn về phạm vi tổ chức, cũng như ngành nghề lĩnh vực. Vậy nên ta cần phân loại các loại hình sự kiện phổ biến như RoyEvent sẽ đề cập ở bài viết dưới đây.
Các loại hình sự kiện cơ bản
Với mục đích nhằm phát triển tối đa hiệu ứng truyền thông, tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị, quảng bá sản phẩm, thương hiệu của mỗi doanh nghiệp. Điều này giúp khách hàng có thể tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó, tạo nên niềm tin vững chắc cho khách hàng.
Ngoài ra, việc tổ chức các loại hình sự kiện là cơ hội để hợp tác với nhà đầu tư, đối tác tiềm năng, nhà phân phối khách hàng. Tùy vào từng nhu cầu của chủ thể, các loại hình sự kiện được tổ chức thường là lễ kỷ niệm, khai trương, giới thiệu sản phẩm, thương hiệu, đón tiếp đại biểu, lãnh đạo,…
Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện, dựa vào tính chất của sự kiện mà có thể chia thành cá loại hình như sau:
- Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khởi công/ động thổ, lễ khánh thành,…
- Sự kiện kỷ niệm: sự kiện kỷ niệm ngày thành lập, sự kiện sinh nhật, sự kiện họp mặt, tiệc tất niên, tiệc đón chào năm mới…
- Sự kiện giáo dục: Hội nghị, hội thảo, sự kiện khai giảng, lễ tốt nghiệp,…
- Sự kiện quảng bá, tiếp thị: sự kiện giới thiệu sản phẩm, triển lãm, trưng bày, hội chợ, sự kiện khai trương, sự kiện thời trang, sự kiện, marketing,…
- Sự kiện thể thao, giải trí: ngày hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải, …
Có thể phân loại các loại hình sự kiện dựa theo nhiều yếu tố
Với các nhu cầu và mục tiêu tổ chức sự kiện khác nhau, các sự kiện được diễn ra dưới nhiều hình thức đa dạng nhằm đáp ứng chính xác mục đích mà sự kiện đó nhắm đến, các loại hình khác nhau sẽ phù hợp với quy mô sự kiện cũng như truyền tải được thông điệp, ý nghĩa của sự kiện đó đến người tham dự một cách hiệu quả.
Dựa vào địa điểm tổ chức
Có thể phân loại các loại hình sự kiện thành sự kiện trong nhà và sự kiện ngoài trời
Dựa vào mục tiêu tổ chức
Có thể phân loại thành sự kiện formal (các sự kiện thông thường và nghiêng về phần lễ chính thống) hoặc sự kiện corporation (các sự kiện có mục tiêu quảng bá thương hiệu là chính)
Dựa vào tính chất của sự kiện thì lại có nhiều cách phân loại hơn
Với những loại hình sư kiện thì chúng có những tính chất khác nhau. Mỗi loại mang một màu sắc riêng biệt, với những nhu cầu để phục vụ từng mục đích của sự kiện đó mang lại.
Các sự kiện thông thường bao gồm:
- Sự kiện ra mắt sản phẩm mới, giới thiệu dịch vụ
- Sự kiện họp báo, các hoạt động thông cáo báo chí
- Các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ, chương trình từ thiện
- Sự kiện triễn lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm tại điểm bán hàng
- Các lễ hội, liên hoan, lễ kỉ niệm…
- Các sự kiện văn hoá
- Sự kiện khai trương, khánh thành
- Các buổi hội thảo, hội nghị thảo luận
- Các sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm…
Không có sự phân chia nào mang tính chính xác hoàn toàn vì đây chỉ là những khái niệm mang tính tương đối, vì vậy loại sự kiện sẽ được quy định bởi doanh nghiệp/ tập thể/ cá nhân… muốn tổ chức sự kiện đó theo kiểu gì, nói chính xác hơn là phụ thuộc vào mục đích của nhà tổ chức.
Nhưng nhà tổ chức thì không chuyên về tổ chức sự kiện, vì vậy các công ty tổ chức sự kiện được thành lập dựa trên nhu cầu thiết yếu của thị trường, chuyên tư vấn, lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện theo đúng yêu cầu của khách hàng. Ngày nay các công ty sự kiện đua nhau mọc lên như nấm, nhà tổ chức cần có sự lựa chọn sáng suốt khi quyết định chọn một agency phù hợp với doanh nghiệp mình để tiết kiệm được chi phí đồng thời đạt được thành công như mong đợi.
Vai trò của tổ chức sự kiện
Phát triển thương hiệu – quảng bá sản phẩm
Có thể nói, tổ chức sự kiện là nhằm hỗ trợ chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh cũng như phát triển củng cố thương hiệu công ty. Bởi nó có khả năng truyền tải nội dung một nhanh chóng trong một phạm vi rộng. Tổ chức sự kiện có thể tiếp cận được nhiều đối tượng khách nhau, bạn muốn nội dung truyền tải của doanh nghiệp đến một phạm vi càng lớn thì quy mô sự kiện đó cũng phải lớn và ngược lại
Tạo ấn tượng – thay đổi nhận thức của khách hàng
Một sự kiện tốt là một sự kiện để lại được nhiều ấn tượng đối với khách hàng. Khi khách hàng tham gia sự kiện họ sẽ được trải nghiệm cũng như tiếp xúc với các sản phẩm. Từ đó khách hàng đã có thể tự mình cảm nhận và đánh giá được sản phẩm. Cũng như thương hiệu của doanh nghiệp, chính điều đó đã làm thay đổi nhận thức của khách hàng đối với sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp.
Cơ hội tìm kiếm khách hàng
Tổ chức sự kiện là nhằm phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông. Nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu, nhờ sự trải nghiệm giúp ta tiếp cận được những khách hàng mới, thay đổi được nhận thức của họ. Chính từ đó đã làm khách hàng quan tâm và biết đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Đây cũng là một cách để các doanh nghiệp phát triển những sản phẩm dịch vụ mới.
Tại sao doanh nghiệp không nên tự tổ chức sự kiện?
3 Lý do doanh nghiệp không nên tự tổ chức tổ chức sự kiện:
- Chí phí phát sinh: Theo thống kê và kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện thì chi phí khi doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện sẽ phát sinh 30% so với kế hoạch. Lý do doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nên không thể quản lý chặt chẽ các chi phí phát sinh. Mặc khác đơn vị tổ chức sự kiện luôn có sự liên kết với các bên hỗ trợ như: nhà hàng, thiết bị âm thanh ánh sáng, MC lễ tân… Nên sẽ có ưu đãi về chi phí hơn.
- Mất thời gian để lê kế hoạch: Mặc dù các quy trình kịch bản có sẵn trên mạng nhưng để triển khai vào thực tế là một vấn đề khác. Với một doanh nghiệp chưa có kỹ năng trong việc tổ chức sự kiện thì đây là một vấn đề đau đầu.
- Quản lý rủi ro: Nếu bạn tự tổ chức thành công mà không có bất cứ rủi ro gì thì xin chúc mừng doanh nghiệp của bạn thật mai mắn. Nếu xảy ra rủi ro bạn có thể xử lý hay không? Hay để nó ảnh hưởng đến sự kiện, làm cho sự kiện không được trọn vẹn thì rất tiếc.
Kết luận, việc phân loại các loại hình sự kiện phổ biến không chỉ giúp người tổ chức hiểu rõ hơn về đặc thù của từng sự kiện mà còn giúp định hướng và lập kế hoạch một cách hiệu quả. Mỗi loại hình sự kiện, từ hội thảo, hội nghị, triển lãm, lễ kỷ niệm, đến các sự kiện giải trí, đều có những yêu cầu và đặc điểm riêng biệt, đòi hỏi sự chuẩn bị và triển khai khác nhau. Bằng cách nắm vững các loại hình sự kiện và đặc điểm của chúng, bạn sẽ có thể tổ chức các chương trình phù hợp với mục tiêu và đối tượng tham dự, đảm bảo sự thành công và ấn tượng của sự kiện. Hãy không ngừng học hỏi và áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn để mỗi sự kiện bạn tổ chức đều trở thành một trải nghiệm đáng nhớ và mang lại giá trị lớn cho tất cả những người tham dự.
