Một số thuật ngữ trong chuyên ngành tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện còn được gọi là quản lý sự kiện. Trong tiếng Anh có cụm từ gần nghĩa nhất là Event Management. Đây là lĩnh vực không còn quá mới đối với cộng đồng. Đặc biệt, giữa bối cảnh nền kinh tế thị trường ngày càng sôi động, các sự kiện được nhiều doanh nghiệp chọn lựa là một hình thức “gặp gỡ và giao tiếp” với khách hàng. Từ đó tìm kiếm hướng phát triển mới trong tương lai.

Các sự kiện hoàn toàn không giới hạn lĩnh vực. Bạn dễ dàng bắt gặp trong thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, cùng các nghi thức liên quan đến văn hóa, xã hội,… Theo đó, khối lượng công việc trong quy trình tổ chức sự kiện bắt đầu từ giai đoạn “thai nghén” ý tưởng cho đến khi kết thúc. Cụ thể thông qua việc lên concept, xây dựng kịch bản, thiết kế, thi công và triển khai sự kiện.

Tại sao cần phải nắm các thuật ngữ chuyên ngành tổ chức sự kiện?

Khi bạn tham gia vào một lĩnh vực nào đó, chắc chắn bạn sẽ phải nắm được thuật ngữ chuyên ngành. Càng phải nói trong trường hợp bạn xác định sẽ trở thành chuyên gia hay ít nhất sẽ gắn bó với lĩnh vực đó trong một thời gian nhất định, thì việc tìm hiểu luôn là việc bắt buộc.

Ngành tổ chức sự kiện nghe qua tưởng chừng chỉ là các hoạt động tập trung sôi nổi, nhưng thực chất, mỗi một bước đi đều được tính toán kỹ càng. Bạn sẽ khó đạt được mục đích nếu chưa hiểu tận tường về công việc mình đang thực hiện.

RoyEvent xin đưa ra 2 lý do cơ bản để bạn hiểu rõ hơn về các thuật ngữ trong lĩnh vực này:

Nắm được quy trình tổng quan

Trong ngành tổ chức sự kiện, công việc tính theo từng dự án. Có khi bạn phải dốc sức hết mấy tháng ròng để chuẩn bị. Các dự án thông thường đều đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Đơn cử giải trí, văn hóa, kinh doanh, thương mại,… Quy mô và chiến lược chắc chắn sẽ có nhiều khác biệt. Nhưng tựu trung, mục tiêu chung vẫn là thu hút được sự chú ý của khách hàng, khuếch trương danh tiếng và phục vụ cho việc làm ăn lâu dài.

Theo đó, chắc chắn sẽ có một “trục” làm nền tảng để dễ dàng phân chia các hạng mục công việc và bổ sung lực lượng để theo sát tiến độ. Theo Palamun Event, có 8 bước cơ bản như sau:

• Nghiên cứu: về chủ đề, thông điệp, đối tượng khách mời, thời gian, ngân sách,…;
• Xây dựng concept: lấy cảm hứng từ khảo sát thực tế, không gian, thời gian và những liên tưởng từ đời sống xung quanh;
• Thiết kế: cụ thể hóa những ý tưởng thành đầu việc;
• Lập kế hoạch: nhân lực, trang thiết bị, vận chuyển, ngân sách dự kiến, lường trước rủi ro;
• Thực thi: điều động nhân lực hoặc liên hệ đến những công ty tổ chức sự kiện uy tín để chuẩn bị chu đáo cho các hạng mục;
• Dàn dựng: bao gồm sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, các phương tiện trang trí,… Tất cả nên được liệt kê trong một bản tổng hợp để kiểm soát tiến độ;
• Giám sát và điều chỉnh nhân lực: hạn chế tối đa các phát sinh;
• Kết thúc: rà soát công tác tổ chức và rút kinh nghiệm, đồng thời thanh lý hợp đồng với đối tác.

Thuận tiện trao đổi và triển khai công việc

Chắc chắn người trong ngành sẽ hiểu được các thuật ngữ liên quan đến công việc. Do đó, họ sẽ dễ dàng giao tiếp với nhau. Thử cho một người “ngoại đạo” tham gia tổ chức sự kiện, chắc chắn bạn sẽ phải có một buổi training để giải thích đầu đuôi các bước, việc nên làm, việc không nên làm. Tất nhiên, bạn cũng không thể giao một đầu việc có mức độ quan trọng cao cho các đối tượng này. Vì hiểu biết chưa sâu, kinh nghiệm chưa vững thì khi nắm chính một dự án họ có thể đưa đến nhiều nguy cơ lệch khỏi kế hoạch ban đầu.

Có thể nói, thuật ngữ là điều kiện bắt buộc bạn phải nắm bài bản trước khi “ra nghề”. Việc học thuật ngữ có thể qua lý thuyết hoặc nhiều lần làm phụ tá, cọ xát thực tế đối với những bạn trẻ có đam mê với ngành sự kiện. Còn riêng khách hàng, thuật ngữ là một bầu trời mới mẻ, đưa đến cho bạn nhiều hình dung về lĩnh vực này. Ví dụ như những khó khăn, thuận lợi, niềm vui và những thách thức mà bản thân người tổ chức sự kiện cần vượt qua để trở thành chuyên gia đúng nghĩa.

Từ điển thuật ngữ về tổ chức sự kiện từ A đến Z

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ A

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ B

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ C

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ D

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ E

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ F

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ G

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ H

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ I

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ K

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ L

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ M

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ N

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ O

Thuật ngữ về tổ chức sự kiện bắt đầu bằng chữ P

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ Q

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ R

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ S

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ T

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ U

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ V

Các thuật ngữ bắt đầu bằng chữ W

Kết luận, hiểu biết về các thuật ngữ chuyên ngành trong tổ chức sự kiện là yếu tố then chốt để đạt được sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc. Những thuật ngữ này không chỉ giúp bạn giao tiếp chính xác và rõ ràng với đồng nghiệp và khách hàng mà còn giúp bạn nắm bắt nhanh chóng và thực hiện chính xác các quy trình và yêu cầu của sự kiện. Việc nắm vững các thuật ngữ này sẽ trang bị cho bạn kiến thức cần thiết để tự tin đối mặt với mọi tình huống phát sinh, đồng thời giúp bạn tổ chức và quản lý sự kiện một cách suôn sẻ và thành công. Hãy tiếp tục trau dồi và cập nhật kiến thức chuyên ngành để không ngừng nâng cao năng lực và kỹ năng của mình, góp phần đưa sự kiện của bạn lên một tầm cao mới.