Một trong những yếu tố đầu tiên của nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là phải viết được Event Proposal hoàn chỉnh. Tuy nhiên, nếu còn đang loay hoay chưa biết phải hoạch định chiến lược và triển khai kế hoạch như thế nào, hãy cùng RoyEvent khám phá trong bài viết dưới đây.
Event Proposal là gì?
Proposal được hiểu là đề xuất, Event Proposal là đề xuất sự kiện. Nghĩa là một bản kế hoạch trình bày đầy đủ ý tưởng, cách thực hiện một sự kiện bất kì. Với mẫu đề xuất sự kiện chuyên nghiệp và chuẩn xác, khách hàng hoặc đối tác sẽ hình dung được sự kiện sẽ diện ra như thế nào để đưa ra phản hồi. Event Proposal thường được trình bày dưới dạng words, excel hoặc powerpoint.
Event Proposal đóng vai trò rất quan trọng đối với sự kiện. Nó được coi như nền móng và yếu tố chính giúp sự kiện thành công và ghi dấu ấn với khách mời. Để thực hiện Event Proposal cần có thời gian và công sức chuẩn bị kĩ càng.
Một bản đề xuất sự kiện thành công phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó, nó cần phải phản ánh đúng thực tế sẽ diễn ra với những dẫn chứng cụ thể. Cách truyền tải nội dung cũng chiếm phần quan trọng bởi nó giúp người nghe hiểu được bạn đang triển khai cái gì.
Với người thực hiện Event Proposal, cần phải thực hiện qua nhiều công đoạn khác nhau. Bắt đầu từ việc tiếp nhận những yêu cầu mà khách hàng đưa ra, lắng nghe mục đích của sự kiện đồng thời thuyết phục được họ thực hiện theo mẫu đề xuất người viết đưa ra.
Chính bởi vì công việc này có ý nghĩa quan trọng, quyết định thành công của sự kiện mà một nhà Event Proposal cần đáp ứng những tiêu chuẩn khắt khe và những kĩ năng cần thiết. Họ phải là người có đầu óc nhạy bén, linh hoạt và am hiểu về tổ chức sự kiện.
Cách viết Event Proposal chuyên nghiệp hấp dẫn
Để viết được một Event Proposal thành công, mọi người có thể tham khảo những lưu ý dưới đây:
Kể một câu chuyện
Một câu chuyện có cách kể hấp dẫn, lôi cuốn sẽ hơn những gạch đầu dòng và hạng mục cứng nhắc, khô khan. Khi mọi người kể một câu chuyện, người nghe sẽ cảm nhận được tính chất nghệ thuật và sự đầu tư của Event Proposal. Từ đó, dễ dàng bị thuyết phục theo kế hoạch mà người tổ chức đưa ra.
Mọi người có thể lồng ghép các hạng mục có trong timeline một cách khéo léo trong câu chuyện và khiến khách hàng hiểu được thông điệp một cách tự nhiên.
Đặt mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu rõ ràng là yêu cầu tiên quyết đối với một Event Proposal. Phần này, mọi người nên cân nhắc, dựa trên hiểu biết về mục đích tổ chức sự kiện và thông điệp khách hàng hướng tới. Trong trường hợp người đưa ra yêu cầu không biết thông điệp là gì thì người lập kế hoạch cần định hướng toàn bộ hoạt động của sự kiện.
Tuy nhiên, ban tổ chức cần đưa ra mẫu đề xuất phù hợp, dưới sự tham vấn của khách hàng để tránh lệch với yêu cầu ban đầu đề ra.
Đặt tên nhóm proposal
Giữ vô vàn các công việc mà người tổ chức sự kiện cần thực hiện và các khách hàng khác nhau, để đảm bảo không bị nhầm lẫn, mọi người cần đặt tên nhóm proposal. Điều này sẽ giảm thiểu tối đa sai lệch trong quá trình lập kế hoạch, gây mất thiện cảm với khách hàng. Đồng thời, cách sắp xếp này đảm bảo khoa học, rõ ràng để mọi người kiểm soát tốt hơn các công việc của mình.
Đặt mình vào vị trí của người đọc
Trong quá trình viết Event Proposal, mọi người cần đặt mình vào vị trí người đọc để có cách dẫn dắt, trình bày dễ hiểu, logic. Điều quan trọng là nội dung chương trình cần hướng đến khách hàng, lấy khách hàng làm trung tâm.
Khi làm được điều này thì nhà tổ chức sự kiện đã nắm chắc cơ hội được thực hiện theo ý tưởng của mình. Hãy cho khách hàng thấy, bạn đáp ứng được tất cả những gì họ muốn và cần.
Viết về kinh nghiệm của bản thân
Đây là phần cuối thường có trong một Event Proposal, là nơi mọi người đưa ra tất cả thông tin của đơn vị tổ chức nhằm thuyết phục khách hàng lựa chọn. Để thực hiện được mục tiêu này, bạn cần hiểu khách hàng muốn gì, còn băn khoăn điều gì và thỏa mãn họ. Ngoài ra, đưa những đặc điểm của đơn vị mình nổi trội hơn so với đối thủ sẽ ghi điểm đáng kể trong mắt khách hàng.
Bố trí hậu cần
Bố trí hậu cần là một trong những yếu tố cốt lõi, đóng vai trò không thể thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đúng kế hoạch, đồng thời cung cấp sự hỗ trợ cần thiết cho tất cả các bộ phận khác để họ hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Hậu cần không chỉ đơn thuần là việc sắp xếp trang thiết bị, vật dụng hay quản lý nguồn nhân lực, mà còn là việc chủ động theo dõi và giải quyết kịp thời mọi vấn đề phát sinh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
Trong một Event Proposal, việc trình bày rõ ràng và chi tiết kế hoạch bố trí hậu cần là điều vô cùng quan trọng. Cần phải chỉ ra cách sắp xếp các yếu tố hậu cần sao cho khoa học, hợp lý, đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện đều được hỗ trợ tối đa. Điều này bao gồm việc phân bổ nguồn nhân lực hợp lý, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, cũng như chuẩn bị sẵn các phương án dự phòng cho các tình huống bất ngờ. Việc lên kế hoạch hậu cần một cách cẩn thận và chi tiết không chỉ giúp sự kiện diễn ra trôi chảy mà còn tạo nên sự chuyên nghiệp và tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác.
Ngoài ra, bộ phận hậu cần cũng cần phải có sự linh hoạt để thích ứng với các thay đổi đột ngột và sẵn sàng xử lý mọi tình huống có thể xảy ra. Điều này đòi hỏi một sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc lên danh sách các thiết bị, vật liệu cần thiết, đến việc lập kế hoạch dự phòng cho các sự cố như thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật hay thậm chí là những thay đổi yêu cầu từ phía khách hàng vào phút chót. Nhờ có sự chuẩn bị tốt, hậu cần sẽ trở thành yếu tố quyết định sự thành công của một sự kiện, giúp sự kiện diễn ra trơn tru và đạt được mục tiêu đề ra.
Minh bạch về ngân sách
Minh bạch về ngân sách là một yếu tố quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của đơn vị tổ chức sự kiện đối với khách hàng. Ngân sách luôn là một vấn đề nhạy cảm, bởi vì nó không chỉ quyết định đến quy mô và chất lượng của sự kiện, mà còn phản ánh tính chuyên nghiệp và sự cam kết của nhà tổ chức. Việc thiếu minh bạch trong quản lý chi phí có thể dẫn đến sự mất lòng tin của khách hàng và gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng của doanh nghiệp.
Do đó, trong mỗi bản Event Proposal, việc kê khai rõ ràng từng khoản chi phí là vô cùng cần thiết. Các con số trong ngân sách dự trù nên được tính toán kỹ lưỡng và sát với thực tế, tránh tình trạng chênh lệch quá lớn khi so sánh giữa dự trù và thực tế triển khai. Điều này không chỉ giúp tạo sự tin tưởng từ phía khách hàng, mà còn giúp nhà tổ chức quản lý tốt hơn quá trình thực hiện sự kiện, giảm thiểu rủi ro phát sinh chi phí không mong muốn.
Mẫu đề xuất sự kiện
Về cơ bản, mẫu đề xuất sự kiện cần đảm bảo những phần sau:
-
Phần 1: Giới thiệu
-
Phần 2: Đặt khách hàng làm trung tâm
-
Phần 3: Diễn tả chi tiết nội dung chương trình theo yêu cầu của khách hàng.
-
Phần 4: Những thế mạnh chuyên môn và kinh nghiệm của đơn vị tổ chức.
Nội dung của Event Proposal có thể không cần quá dài nhưng phải đầy đủ các ý trên theo trình tự cho sẵn.
Ví dụ về đề xuất sự kiện
Vào năm 2015 – 2016, Cocacola từng đứng trước khủng hoảng khi nhiều đại lý rời bỏ và thị phần rơi vào tay đối thủ. Trong tình hình đó, ông chủ của hãng đồ uống nổi tiếng này đã tổ chức sự kiện với tên gọi “Thắp lửa niềm tin’”. Mục tiêu của Event Proposal này là kết nối lại niềm tin và thuyết phục các đại lý trở thành khách hàng của công ty.
Lấy biểu tượng ngọn lửa làm hình ảnh xuyên suốt chương trình, Cocacola đã thành công trong việc truyền tải thông điệp và đánh vào tâm lý khách hàng, thuyết phục họ mở rộng thị phần công ty. Từ đó, Cocacola đã lấy lại thị phần và vượt qua nhiều đối thủ nặng ký khác.
Trên đây là các cách viết Event Proposal hấp dẫn và ví dụ minh họa để bạn đọc hiểu rõ hơn về khái niệm này. Hy vọng những thông tin trên là hữu ích và giúp mọi người tổ chức một sự kiện thành công, hấp dẫn.
