Ngày nay, các trung tâm hội nghị thường sẽ là sự ưu tiên hàng đầu cho các sự kiện bởi sự tiện dụng và các dịch vụ trọn gói chu đáo. Tuy nhiên các nhà tổ chức sự kiện vẫn cần phải chú ý đến các trang thiết bị được sử dụng trong để tránh những thiếu sót không đáng có. Vậy khi tổ chức sự kiện bạn cần chuẩn bị những trang thiết bị nào? Hãy cùng RoyEvent tham khảo thông qua bài viết dưới đây!
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện các hoạt động nhằm tạo ra một buổi gặp gỡ, hội họp, hoặc lễ hội với mục đích nhất định. Sự kiện có thể là hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm, buổi ra mắt sản phẩm, tiệc cưới, buổi hòa nhạc, hay các hoạt động cộng đồng.
Quá trình tổ chức sự kiện bao gồm nhiều bước như sau:
- Lên kế hoạch: Xác định mục tiêu của sự kiện, lựa chọn ngày, giờ và địa điểm tổ chức. Lập kế hoạch chi tiết về các hoạt động sẽ diễn ra, dự trù ngân sách và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong đội ngũ tổ chức.
- Chuẩn bị: Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ như thuê địa điểm, âm thanh, ánh sáng, trang trí, ẩm thực, và các dịch vụ khác. Đồng thời, lập kế hoạch truyền thông và quảng bá sự kiện để thu hút người tham gia.
- Thực hiện: Đảm bảo tất cả các yếu tố đã chuẩn bị sẵn sàng và phối hợp chặt chẽ để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Giám sát và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức.
- Kết thúc và đánh giá: Sau khi sự kiện kết thúc, tiến hành thu dọn và trả lại địa điểm như ban đầu. Đánh giá hiệu quả của sự kiện, rút kinh nghiệm và ghi nhận phản hồi từ người tham gia để cải thiện cho các sự kiện trong tương lai.
Tổ chức sự kiện đòi hỏi kỹ năng quản lý thời gian, khả năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp và khả năng làm việc nhóm. Đây là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, sáng tạo và linh hoạt để tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho người tham gia.
Các trang thiết bị cần có tại sự kiện
Thiết bị âm thanh
Khi nói đến phần thiết bị âm thanh, chắc chắn bạn sẽ nghĩ ngay đến micro và loa. Thế nhưng không chỉ đơn giản là chuẩn bị đủ mà bạn còn phải chú ý đến chất lượng của các thiết bị để tránh gây ảnh hưởng đến sự thành công của buổi lễ.
Trước tiên, về micro, bạn nên lựa chọn loại micro không dây nếu không gian của sự kiện lớn và đòi hỏi sự di chuyển liên tục. Những lúc này, micro có dây sẽ khiến cho việc di chuyển trở nên hạn chế bởi độ dài dây có hạn và có thể gây ra va vấp nếu không chú ý cẩn thận.
Thêm vào đó, hãy kiểm tra thử âm thanh của micro trước khi sử dụng. Lựa chọn những loại có âm thanh trong, không bị rung hay nhiễu khi nói, âm thanh truyền ra rõ ràng và không bị rè và có thể sử dụng dù ở khoảng cuối của sảnh hội nghị. Nếu sau khi kiểm tra micro hoạt động tốt, đây sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho sự kiện của bạn.
Về loa, bạn hãy kiểm tra xem âm thanh của loa có vang, sáng, rõ ràng hay không. Chất lượng âm thanh của loa tốt sẽ giúp cho các khách mời ở gần cảm thấy dễ chịu và các khách mời ở xa có thể nghe thấy rõ ràng. Thêm vào đó, hãy chắc chắn rằng thiết bị mà bạn sẽ sử dụng có độ tương thích cao với loa để tránh làm mất thời gian trong quá trình kết nối. Nếu âm thanh từ loa bị rè hoặc bị chói tai, hãy xem xét sửa chữa hoặc thay đổi để lựa chọn loại loa phù hợp hơn, tránh gây ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp cho sự kiện của bạn.
Thiết bị ánh sáng
Bên cạnh yếu tố âm thanh, chất lượng của các thiết bị ánh sáng cũng sẽ có ảnh hưởng nhất định đến thành công của một sự kiện. Trong các hội nghị, hội thảo hoặc sự kiện, bạn cần phải chú ý những thiết bị ánh sáng sau đây:
- Đèn chiếu sáng cho không gian hội nghị: Đèn trắng hoặc vàng là những màu ánh sáng thông dụng được sử dụng tại các sự kiện hoặc hội nghị để tạo phông nền trên sân khấu và có thể là màu ánh sáng chính của sảnh hội nghị. Chính vì vậy, hãy cân nhắc lựa chọn đèn vàng hoặc trắng và cả mức độ chiếu sáng của đèn để tạo ánh sáng vừa đủ cho sự kiện rực rỡ nhưng không gây khó chịu cho các khách tham dự.
- Đèn chiếu sáng trên sân khấu: Tại sân khấu, do tính chất đặc thù được sử dụng cho các hoạt động sôi nổi như phát biểu, trao thưởng, văn nghệ,…nên hệ thống ánh sáng cũng sẽ phức tạp hơn. Các loại đèn như đèn quét (đèn scanner), đèn moving head, đèn par LED,… cần được bố trí sao cho hợp lý để tránh làm khách mời rối mắt.
Hãy kiểm tra chất lượng của hệ thống đèn trước khi sự kiện diễn ra để đảm bảo cường độ ánh sáng phù hợp, cân nhắc tiết chế khi sử dụng các loại đèn nhiều màu. Không phải lúc nào sự đa dạng màu sắc cũng phù hợp. Tốt nhất, bạn hãy nắm rõ được các chi tiết trong sự kiện cũng như các vị trí cần bố trí ánh sáng. Hoặc bạn có thể làm việc với những kỹ thuật viên có chuyên môn như nhân viên từ trung tâm hội nghị để đem đến cho khách mời hiệu quả tốt nhất. Tuy nhiên cũng cần chú ý thật kỹ đến khâu an toàn của các thiết bị trên để tránh xảy ra các sự cố đáng tiếc.
Màn hình LED
Màn hình LED thường sẽ là trung tâm của sân khấu và sẽ là nơi giúp truyền tải những thông điệp, xúc cảm, mong muốn của doanh nghiệp đến các đối tác và khách hàng. Chính vì vậy, cần phải lựa chọn các màn hình với công nghệ tiên tiến nhất, để mang truyền tải những trải nghiệm cảm xúc chân thực nhất tới các khách mời. Hãy chú ý lựa chọn màn hình có ứng dụng các công nghệ hiện đại, độ phân giải tốt và có kích cỡ phù hợp với quy mô tổ chức để giúp khách mời có được một sự kiện trọn vẹn.
Thiết bị chuyên dụng
Trong các sự kiện lớn hoặc các sự kiện mang tính nghệ thuật, các thiết bị chuyên dụng là không thể thiếu. Đối với sự kiện lớn, bạn sẽ cần sử dụng các loại bộ đàm để dễ kết nối và điều phối chương trình hơn. Ngoài ra, các dụng cụ quay chụp cùng với các thiết bị như máy ảnh, máy quay, máy tính, máy in,… cũng sẽ là những “vật bất ly thân” trong một vài sự kiện.
Thiết bị dùng trong quá trình setup sự kiện
Bởi sự phức tạp trong kế hoạch và quá trình tổ chức, hầu hết mọi người đều bỏ qua các dụng cụ cần thiết như kéo, dao, các dây kết nối, pin để thay cho các thiết bị điện,…Điều này có thể gây ra những ảnh hưởng không nhỏ nếu bạn không có các vật thay thế khi cần thiết. Chính vì vậy đừng quên bỏ qua các chi tiết khi lên kế hoạch chuẩn bị. Tốt nhất là bạn hãy lên danh sách các vật dụng cần mang theo để setup một sự kiện thành công mỹ mãn nhất.
Lưu ý khi lựa chọn thiết bị cho sự kiện
Bên cạnh việc tìm hiểu các trang thiết bị cho hội nghị, bạn cũng cần lưu ý những điều sau:
- Hãy lên danh sách các thiết bị cần sử dụng cho sự kiện trước để tránh thiếu sót.
- Thường xuyên kiểm tra chất lượng các trang thiết bị trước ngày bắt đầu sự kiện.
- Làm việc với các nhà tổ chức có kinh nghiệm nếu bạn không biết nên lựa chọn thiết bị nào.
- Có thể sử dụng các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại các trung tâm hội nghị để tiết kiệm chi phí tổ chức.
Lời kết
Trên đây là những thông tin về các trang thiết bị cần thiết khi tổ chức sự kiện cũng như những điểm cần lưu ý khi lựa chọn. Hy vọng bài viết sẽ giúp các nhà tổ chức có thêm thông tin để lựa chọn trang thiết bị phù hợp nhất cho sự kiện của mình, giúp cho sự kiện thành công rực rỡ.
