Lên kế hoạch kinh phí cho sự kiện là một bước cực kỳ quan trọng để đảm bảo thành công của mọi chi tiết. Từ việc thuê địa điểm, trang trí, âm thanh ánh sáng cho đến các hoạt động và tiệc tùng, việc có một kế hoạch tài chính chi tiết sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí một cách hiệu quả và đảm bảo rằng sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ. Hãy cùng khám phá những bước để lập bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả trong bài viết này cùng RoyEvent!
Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là gì?
Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là quá trình ước lượng chi phí cho từng công việc dự kiến sẽ diễn ra, nhằm chuẩn bị, dự trù và xin kinh phí. Nếu có các công việc bổ sung không được ghi trong kế hoạch, chúng cũng có thể được thực hiện dựa trên việc chi tiêu.
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được lập ra để thống kê một cách rõ ràng và cụ thể các hạng mục công việc hoặc số lượng hàng hóa. Thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm số lượng, đơn giá, thành tiền, sẽ được ghi để thể hiện đầy đủ thông tin và kinh phí cần dự trù.
Khi lập bảng dự trù kinh phí sự kiện, cần có chữ ký và họ tên của người lập bảng, và chỉ có giá trị khi được phê duyệt và đồng ý của lãnh đạo cấp trên. Việc này giúp những người liên quan có cái nhìn rõ ràng về những khoản kinh phí cần chi cho một kế hoạch hoặc sự kiện cụ thể.
Tuy tính toán kinh phí có thể không chính xác 100%, nhưng lại mang tính ước lượng tương đối, giúp tổ chức hoặc cá nhân liên quan dự trù được kinh phí mà họ cần chi trả. Bảng dự trù kinh phí sẽ liệt kê cụ thể những thứ cần chuẩn bị, số lượng cụ thể, và giá cả dự trù chi tiết, giúp người chuẩn bị sự kiện mua đúng số lượng đã được thể hiện trong bảng.
Hướng dẫn xây dựng bảng dự trù kinh phí sự kiện
Để giúp bạn có thể lập được bảng chi phí tổ chức sự kiện hợp lý, khoa học hãy cùng tìm hiểu qua 4 giai đoạn cơ bản sau :
Giai đoạn 1: Nghiên cứu và nắm bắt kế hoạch tổ chức sự kiện
Bất kể sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ, việc lập bảng dự trù kinh phí đóng vai trò quan trọng không thể phủ nhận đối với những người tổ chức. Trước khi bắt tay vào việc lập bảng dự trù kinh phí cho sự kiện, bạn cần dành thời gian nghiên cứu và hiểu rõ nội dung cũng như những gì cần được chuẩn bị. Việc này giúp bạn xác định được các yếu tố cơ bản, từ đó lập kế hoạch triển khai một cách chủ động, biết rõ những gì cần thực hiện và cụ thể hạng mục nào yêu cầu kinh phí và ngân sách riêng biệt. Quá trình này sẽ giúp tổ chức sự kiện diễn ra một cách trơn tru hơn.
Nhiều người mới bắt đầu trong việc tổ chức sự kiện thường không đánh giá đúng tầm quan trọng của việc lập bảng dự trù kinh phí. Họ có thể bỏ qua những hạng mục quan trọng, gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình tổ chức sự kiện và thậm chí làm gây ra tổn thất. Vì vậy, việc lập bảng dự trù kinh phí một cách cẩn thận và chi tiết là điều cực kỳ quan trọng. Đảm bảo rằng mọi yếu tố và chi phí cần thiết được xem xét và đưa vào bảng dự trù sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện một cách hiệu quả và thành công.
Giai đoạn 2: Tổng hợp và liệt kê tất cả các hạng mục
Người lập bảng dự trù kinh phí cần tổng hợp tổ chức các sự kiện và liệt kê những hạng mục cần thiết, kèm theo các loại phụ kiện, thiết bị, ấn phẩm, dịch vụ hàng hóa và quà tặng,… Tất cả các mục này phải được xác định rõ số lượng và kinh phí dự trù. Điều này giúp người lập bảng có cái nhìn tổng quan về chi phí cần thiết để tổ chức sự kiện.
Việc dự trù kinh phí cho một sự kiện sẽ phụ thuộc vào quy mô và loại sự kiện đó. Tuy nhiên, một số chi phí cơ bản thường bao gồm: thuê không gian tổ chức, thiết kế sân khấu, trang thiết bị âm thanh và ánh sáng, các tiết mục biểu diễn, nhân sự hậu cần và hoạt náo viên, bàn ghế ngồi, biển quảng cáo và ấn phẩm, thư mời và banner, quà tặng, dịch vụ quay phim chụp ảnh, thuê đạo diễn MC và đồng phục biểu diễn lễ tân, chi phí quảng cáo sự kiện trên các phương tiện truyền thông và báo chí, chỗ để xe và internet, cũng như các khoản phí phát sinh và dự phòng.
Giai đoạn 3: Lên danh sách cho những rủi ro phát sinh
Khi có nhiều hạng mục cần thực hiện trong một sự kiện, rủi ro phát sinh có thể tăng lên, do đó bạn cần chuẩn bị cho các rủi ro này. Hãy cố gắng tính toán và dự đoán những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện để dự trù một khoản kinh phí phù hợp.
Giai đoạn 4: Tính tổng kinh phí sau khi dự trù
Sau khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí cho một sự kiện và trước khi trình lên cấp trên, người lập bảng cần tính tổng chi phí dự trù cho cả sự kiện, bao gồm cả chi phí cho các rủi ro có thể phát sinh. Điều này đòi hỏi người lập bảng phải thực sự cẩn thận, cầu toàn và tỉ mỉ trong việc tính toán, có tư duy khoa học và khả năng quan sát tốt để dự đoán được những khía cạnh nhỏ nhất có thể xảy ra.
Nếu bảng này không được tính toán một cách hiệu quả và chi phí dự trù thấp hơn chi phí thực tế, người lập bảng có thể phải chịu trách nhiệm và bù vào khoản chênh lệch bằng tiền túi của mình.
Các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà bạn cần biết
Các chi phí cơ bản trong việc tổ chức sự kiện bao gồm:
- Thuê địa điểm: Chi phí thuê không gian tổ chức sự kiện như nhà hàng, hội trường, phòng hội nghị, hay không gian ngoài trời.
- Thiết kế và trang trí: Bao gồm chi phí cho trang trí không gian, hình ảnh, backdrop, hoa, ánh sáng, và các yếu tố trang trí khác.
- Âm thanh và ánh sáng: Chi phí cho hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình LED, và các thiết bị liên quan.
- Thiết kế và in ấn: Bao gồm chi phí cho thiết kế và in ấn các vật liệu quảng cáo như thư mời, banner, tờ rơi, biển quảng cáo, và thẻ tên.
- Nhân sự: Bao gồm chi phí cho MC, PG, nhân viên an ninh, nhân viên hỗ trợ, đội ngũ kỹ thuật, và các nhân viên khác cần thiết cho sự kiện.
- Thực phẩm và đồ uống: Chi phí cho thực đơn, dịch vụ phục vụ, đồ uống, và tiệc tùng.
- Vận chuyển và chỗ đậu xe: Chi phí cho vận chuyển thiết bị, đồ dùng, và chi phí đậu xe cho khách mời và nhân viên.
- Công nghệ thông tin: Bao gồm chi phí cho thiết bị kỹ thuật số, máy tính, máy chiếu, thiết bị quay phim, và kết nối internet.
- Phí cho các dịch vụ phụ trợ: Bao gồm chi phí cho dịch vụ quay phim, chụp ảnh, dịch vụ quản lý sự kiện, và dịch vụ bảo vệ.
- Chi phí dự phòng và phát sinh: Khoản tiền dành cho các tình huống khẩn cấp hoặc chi phí phát sinh không mong đợi trong quá trình tổ chức sự kiện.
Trong việc tổ chức sự kiện, việc dự trù kinh phí là một phần quan trọng và không thể thiếu. Bằng cách xây dựng một kế hoạch kinh phí tổ chức sự kiện chặt chẽ và hiệu quả, bạn có thể đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện được xem xét và chi phí được quản lý một cách hợp lý. Bí quyết dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thành công không chỉ là việc tính toán số liệu, mà còn là việc dự đoán và chuẩn bị cho những rủi ro có thể phát sinh.
Quản lý kinh phí một cách thông minh và có chiều sâu sẽ giúp sự kiện của bạn thành công và mang lại ấn tượng tốt đẹp cho khách mời. Hãy nhớ rằng, sự tỉ mỉ và sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ việc dự trù kinh phí sẽ là chìa khóa để tổ chức một sự kiện thành công và ấn tượng.
