Việc bố trí các khu vực trong sự kiện cần được thực hiện một cách khoa học và thẩm mỹ, tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể của từng sự kiện mà bạn tổ chức. Trong đó, việc sắp xếp bàn ghế đóng vai trò rất quan trọng. Khi chỗ ngồi được sắp xếp hợp lý và khoa học, không gian sẽ được tối ưu, tạo nên một bố cục gọn gàng, ấn tượng và chuyên nghiệp cho sự kiện. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm không gian mà còn mang lại sự thoải mái cho người tham dự.
Hiện nay, có rất nhiều kiểu sắp xếp bàn ghế tùy thuộc vào diện tích và không gian tổ chức sự kiện. Dưới đây, RoyEvent xin giới thiệu một số kiểu bố trí bàn ghế phổ biến.
Sắp xếp kiểu chữ U
Sắp xếp theo kiểu chữ U là một phong cách bố trí phổ biến, đặc biệt thường được sử dụng trong các hội nghị, hội thảo, cuộc họp, hoặc các buổi thảo luận nhóm. Đây là một kiểu sắp xếp phù hợp khi có một người đứng lên thuyết trình, trình bày nội dung qua âm thanh, hình ảnh, hoặc khi có một chủ đề quan trọng làm tiêu điểm chính của buổi họp. Trong kiểu bố trí này, các bàn và ghế được xếp thành hình chữ U với khoảng cách tối thiểu là 5cm giữa mỗi bàn của người tham dự, nhằm tạo không gian thoải mái và dễ dàng di chuyển.
Không gian trống ở giữa chữ “U” được để dành cho diễn giả hoặc người điều hành sự kiện, giúp họ dễ dàng tương tác trực tiếp với người nghe. Những người tham dự sẽ ngồi ở bên ngoài chữ “U”, tạo nên một không gian mở và thoải mái cho việc giao tiếp giữa các thành viên.
Ưu điểm lớn nhất của cách bố trí này là giúp tập trung sự chú ý vào diễn giả hoặc người điều hành. Diễn giả có thể dễ dàng quan sát và tiếp cận tất cả các người tham dự, tạo nên sự gần gũi và tăng cường sự tương tác giữa các bên. Bố trí kiểu chữ U cũng giúp những người ngồi ở vị trí xa vẫn có thể theo dõi rõ ràng bài thuyết trình hoặc thảo luận, nhờ sự sắp xếp đối diện một cách trực tiếp. Điều này giúp tăng hiệu quả truyền tải thông tin và khuyến khích người nghe tham gia vào buổi thảo luận một cách tích cực hơn.
Nhìn chung, bố trí kiểu chữ U không chỉ mang lại sự tiện lợi cho người nói mà còn tạo ra không gian họp chuyên nghiệp và có tổ chức, đặc biệt phù hợp cho các sự kiện yêu cầu mức độ tương tác cao giữa người thuyết trình và người tham dự.
Sắp xếp kiểu Theatre
Kiểu sắp xếp theo dạng “Theatre” là một trong những cách bố trí phổ biến trong các sự kiện, với chỗ ngồi được xếp hướng trực tiếp về phía sân khấu, bàn hội nghị, hoặc khu vực diễn giả. Điểm đặc trưng của kiểu sắp xếp này là không có bàn kèm theo, khiến nó trở nên lý tưởng cho những sự kiện mà người tham dự đóng vai trò là khán giả, như buổi diễn thuyết, hội thảo hay các chương trình biểu diễn. Tuy nhiên, kiểu bố trí này không phù hợp cho những sự kiện yêu cầu ghi chép hoặc ăn uống, vì không có không gian để đặt vật dụng cá nhân hoặc bữa ăn.
Mặc dù vậy, bố trí theo dạng “Theatre” lại rất linh hoạt và có thể thích ứng với nhiều loại phòng họp khác nhau. Ghế có thể được xếp thành nhiều hình dạng khác nhau như hình tròn, bán nguyệt, hay theo hàng thẳng tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của sự kiện. Ngoài ra, một số sự kiện còn sử dụng cách sắp xếp ghế so le giữa các hàng, giúp người ngồi phía sau có tầm nhìn tốt hơn và không bị che khuất bởi người ngồi trước.
Để tạo sự thuận tiện cho việc di chuyển trong trường hợp cần thiết, nên chừa ra lối đi rộng khoảng 1 mét ở giữa hai khu vực ghế ngồi. Điều này không chỉ giúp đảm bảo an toàn cho người tham dự mà còn tạo ra cảm giác thoải mái, dễ dàng khi cần di chuyển trong suốt sự kiện.
Nhìn chung, kiểu sắp xếp “Theatre” mang lại sự tập trung cao độ cho người tham dự và phù hợp với các sự kiện có tính chất thuyết trình, nơi khán giả cần hướng toàn bộ sự chú ý về phía người diễn giả hoặc sân khấu.
Sắp xếp kiểu Classroom
Kiểu sắp xếp này vô cùng phù hợp cho các sự kiện có thời gian kéo dài, nơi người tham dự cần nhận tài liệu và ghi chép. Với việc bố trí bàn ghế có khoảng cách tối thiểu 1m giữa các bàn, tạo lối đi thuận tiện cho việc di chuyển, người tham dự sẽ có đủ không gian để làm việc thoải mái mà không bị giới hạn về không gian cá nhân.
Ưu điểm nổi bật của kiểu bố trí này là người trình bày có thể dễ dàng quan sát toàn bộ người tham dự, giúp duy trì sự tương tác hiệu quả trong suốt sự kiện. Đồng thời, nó còn tối ưu hóa sức chứa, cho phép chứa nhiều người hơn ngay cả trong những không gian không quá rộng, nhờ vào cách sắp xếp hợp lý và khoa học. Điều này rất lý tưởng cho các hội nghị, khóa học hoặc các buổi đào tạo, nơi sự tập trung và ghi chép thông tin là yếu tố quan trọng.
Sắp xếp kiểu bàn tròn
Kiểu sắp xếp này rất lý tưởng cho các sự kiện có phục vụ ăn uống, với mỗi bàn thường chứa từ 6 đến 10 người. Đặc biệt, trong một số sự kiện, bàn tiệc có thể được sắp xếp theo kiểu nửa bàn tròn để người tham dự có thể dễ dàng hướng mặt về phía sân khấu, tạo sự thuận tiện cho việc theo dõi các hoạt động chính của sự kiện.
Sắp xếp bàn tròn mang lại nhiều ưu điểm, đặc biệt là khả năng tạo ra sự tương tác tốt giữa những người cùng bàn, giúp thúc đẩy giao tiếp và kết nối giữa các thành viên. Tuy nhiên, một nhược điểm của kiểu bố trí này là nó chiếm khá nhiều diện tích, do đó sẽ phù hợp hơn cho các không gian rộng rãi hoặc các sự kiện có quy mô vừa phải, nơi mà sự thoải mái và giao lưu giữa các khách mời được đặt lên hàng đầu.
Sắp xếp kiểu bàn cocktail
Với kiểu sắp xếp này, bàn thường có chiều cao vừa phải và tiết diện nhỏ, với đường kính từ 15 đến 30 cm, hoặc 38 đến 76 cm, nhằm tạo sự thuận tiện cho người tham gia khi đứng để đặt ly rượu, cocktail hoặc các loại thức uống khác. Đặc điểm nổi bật của kiểu bố trí này là không có ghế đi kèm, phù hợp cho những buổi tiệc đứng, nơi khách mời có thể di chuyển tự do và giao lưu với nhau.
Trong trường hợp tổ chức tiệc buffet, bàn cần có tiết diện lớn hơn và kèm theo ghế để người tham dự có thể ngồi thoải mái thưởng thức các món ăn. Kiểu sắp xếp này không chỉ giúp tiết kiệm diện tích một cách hiệu quả, mà còn mang lại vẻ hiện đại, chuyên nghiệp cho sự kiện. Bố trí bàn theo cách này tạo điều kiện tốt cho sự tương tác giữa các khách mời, cho phép họ dễ dàng trao đổi và kết nối trong không gian thoáng đãng, năng động.
Trong tổ chức sự kiện, việc lựa chọn và sắp xếp bàn ghế không chỉ ảnh hưởng đến thẩm mỹ tổng thể mà còn quyết định sự thoải mái và hiệu quả giao tiếp của người tham dự. Tùy thuộc vào mục đích của từng sự kiện, có nhiều kiểu bố trí khác nhau, từ sắp xếp theo hình chữ U cho các buổi hội thảo, đến kiểu bàn tròn tạo sự gắn kết cho tiệc ăn uống. Mỗi kiểu sắp xếp đều có những ưu và nhược điểm riêng, đòi hỏi người tổ chức phải linh hoạt áp dụng sao cho phù hợp với không gian và mục tiêu của sự kiện. Sự bố trí hợp lý không chỉ giúp tối ưu hóa không gian mà còn góp phần tạo nên một không khí chuyên nghiệp, thoải mái và thành công cho sự kiện.
