Top 11 rủi ro khi tổ chức sự kiện gặp phải và cách xử lý

Trên thực tế, có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Lập phương án dự phòng cho những tình huống phát sinh ngoài ý muốn là một kỹ năng đặc biệt quan trọng. Vậy, những vấn đề thường gặp là gì? Hãy cùng RoyEvent tìm hiểu ngay sau đây.

Rủi ro là gì?

Rủi ro là khả năng xảy ra những sự kiện hoặc tình huống không mong muốn, có thể gây ra thiệt hại, tổn thất hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến một cá nhân, tổ chức hoặc dự án. Rủi ro có thể xuất hiện trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm kinh doanh, tài chính, y tế, an toàn, công nghệ, môi trường và nhiều lĩnh vực khác.

Các yếu tố chính của rủi ro bao gồm:

• Khả năng xảy ra: Đây là xác suất hoặc tỷ lệ mà một sự kiện rủi ro sẽ xảy ra.
• Hậu quả: Mức độ ảnh hưởng hoặc thiệt hại mà rủi ro có thể gây ra nếu nó xảy ra.

Ví dụ về rủi ro trong các lĩnh vực khác nhau:

• Kinh doanh: Rủi ro về sự thay đổi trong thị trường, mất khách hàng, thất bại của sản phẩm mới, hoặc sự cạnh tranh.
• Tài chính: Rủi ro về biến động giá cổ phiếu, tỷ giá hối đoái, lãi suất, hoặc tín dụng.
• Y tế: Rủi ro về bệnh tật, tai nạn, hoặc các vấn đề sức khỏe khác.
• An toàn: Rủi ro về tai nạn lao động, cháy nổ, hoặc các tình huống khẩn cấp.
• Công nghệ: Rủi ro về sự cố hệ thống, tấn công mạng, hoặc lỗi phần mềm.
• Môi trường: Rủi ro về thảm họa thiên nhiên, ô nhiễm môi trường, hoặc biến đổi khí hậu.

Quản lý rủi ro là quá trình nhận diện, đánh giá và ưu tiên các rủi ro, sau đó áp dụng các biện pháp để giảm thiểu hoặc loại bỏ tác động của chúng. Các biện pháp quản lý rủi ro có thể bao gồm:

• Tránh rủi ro: Thay đổi kế hoạch hoặc quy trình để tránh hoàn toàn sự xảy ra của rủi ro.
• Giảm thiểu rủi ro: Áp dụng các biện pháp để giảm khả năng xảy ra hoặc giảm thiểu hậu quả của rủi ro.
• Chấp nhận rủi ro: Nhận biết và chấp nhận rủi ro khi không thể tránh hoặc giảm thiểu, đồng thời chuẩn bị các kế hoạch dự phòng.
• Chuyển giao rủi ro: Chuyển rủi ro cho bên thứ ba, chẳng hạn như mua bảo hiểm hoặc thuê dịch vụ từ bên ngoài.

Quản lý rủi ro hiệu quả giúp các tổ chức và cá nhân chuẩn bị tốt hơn cho những tình huống không mong muốn, giảm thiểu tổn thất và tăng cường khả năng phục hồi.

Top 11 rủi ro trong khi tổ chức sự kiện thường gặp

Rủi ro về tài chính khi tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần lập kế hoạch dự trù kinh phí đầy đủ, tỉ mỉ và chi tiết để tránh bỏ sót bất kỳ hạng mục nào, đảm bảo chi phí phù hợp với ngân sách được phê duyệt. Để đảm bảo kế hoạch dự trù kinh phí hiệu quả và tránh tình trạng thiếu trước hụt sau, người tổ chức cần thực hiện các bước sau:

• Xem xét kỹ nội dung bản kế hoạch tổ chức: Đảm bảo kế hoạch đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cấp trên hoặc khách hàng.
• Xác định phong cách thiết kế sự kiện chủ đạo: Việc này giúp định hình chi phí và các hạng mục cần thiết.
• Liệt kê các vật dụng và hạng mục cần có: Bao gồm đơn giá, số lượng, nhà cung cấp và chất lượng. Bước này giúp dự trù sơ lược kinh phí cho sự kiện.
• Dự trù một khoản chi phí cho rủi ro phát sinh ngoài ý muốn: Luôn có một khoản dự phòng để xử lý những tình huống bất ngờ.

Phát sinh thừa thiếu khách mời

Đây là vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện và nếu không xử lý khéo léo, có thể ảnh hưởng đến thành công của sự kiện đó.

Trường hợp khách tham dự quá ít so với dự kiến:

• Gọi điện nhắc nhở: Liên hệ với khách mời để nhắc họ về sự kiện.
• Thu hẹp không gian tổ chức: Sử dụng dây căng, barie hoặc các biện pháp khác để làm không gian cảm giác đông đúc hơn.
• Mở cửa tự do: Đối với sự kiện cộng đồng, cân nhắc việc mở cửa tự do để thu hút thêm người tham dự.

Trường hợp khách mời quá đông:

• Bố trí thêm bàn ghế: Yêu cầu nhà hàng hoặc địa điểm tổ chức bổ sung bàn ghế cho số lượng khách vượt dự kiến.
• Ngừng nhận khách: Đối với sự kiện mở cửa tự do, ngừng nhận khách khi đạt giới hạn.
• Phân chia nhỏ lượng người: Chia nhỏ khách mời vào các hoạt động khác nhau để tránh tập trung đông người ở khu vực chính.

Dù với cách xử lý nào, cũng khó tránh khỏi những thiếu sót và phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Do đó, cách tối ưu nhất là kiểm soát khách mời hiệu quả bằng cách gọi điện xác nhận sau khi gửi thư mời. Trước ngày diễn ra sự kiện 2 ngày, ban tổ chức nên gọi xác nhận lại tình trạng khách mời lần nữa để có danh sách chính xác nhất.

Lỗi sự cố thiết bị kỹ thuật

Đây là một rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình. Chỉ cần một trục trặc nhỏ như mất điện hoặc mất tiếng trên sân khấu cũng có thể khiến chương trình phải dừng lại. Việc chờ đợi bộ phận kỹ thuật sửa chữa có thể làm mất mạch cảm xúc của tiết mục. Do vậy, ban tổ chức cần chuẩn bị một tủ điện dự phòng cho các thiết bị âm thanh và ánh sáng nhằm đảm bảo khi xảy ra sự cố về điện, chương trình vẫn có thể duy trì thêm 15 phút cho đến khi kỹ thuật xử lý xong. Đối với hệ thống màn hình LED, cần chuẩn bị một máy tính hoặc laptop có cấu hình mạnh để tránh tình trạng treo máy giữa chừng.

Rủi ro trong việc quản lý an ninh nội bộ

Trong quá trình diễn ra sự kiện, dưới tác động của bia rượu và sự giao tiếp giữa nhiều người, không thể tránh khỏi những va chạm dẫn đến mâu thuẫn và căng thẳng giữa các bên. Thêm vào đó, còn có trường hợp khách mời sử dụng chất kích thích trong sự kiện, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến an ninh và trật tự.

Để giải quyết tình trạng này, hãy chuẩn bị một đội ngũ bảo an túc trực ở các khu vực trọng điểm nhằm giám sát và can thiệp kịp thời. Đội ngũ này cần được đào tạo chuyên nghiệp để có thể xử lý hiệu quả các tình huống căng thẳng, ngăn chặn kịp thời các hành vi ẩu đả và việc sử dụng chất kích thích hoặc chất cấm trong sự kiện. Điều này không chỉ giúp duy trì trật tự và an ninh mà còn ngăn chặn các rủi ro pháp lý tiềm ẩn cho sự kiện.

Ngoài ra, việc cảnh báo và nhắc nhở khách mời về các quy định và quy tắc của sự kiện ngay từ đầu cũng rất quan trọng. Bạn nên có các biển báo, thông báo rõ ràng về việc cấm sử dụng chất kích thích và quy định xử lý vi phạm. Đồng thời, việc tổ chức các hoạt động an toàn và lành mạnh trong sự kiện cũng sẽ góp phần giảm thiểu rủi ro và tạo nên một môi trường an toàn, vui vẻ cho tất cả các khách mời tham dự.

Thời tiết ngoài ý muốn

Rủi ro về thực phẩm

Ngộ độc thực phẩm là rủi ro khiến không ít người tổ chức sự kiện ám ảnh khi tổ chức sự kiện có ăn uống. Chính vì vậy để đảm bảo thực phẩm tươi ngon, đạt chất lượng an toàn vệ sinh thực phẩm, hãy chọn những nhà hàng, khách sạn cao cấp làm nơi tổ chức. Trường hợp ngân sách không cho phép, hãy kiểm tra thật kỹ món ăn trước khi ra món và luôn đảm bảo các nhà hàng có giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm.

Địa điểm tổ chức sự kiện

Rủi ro về địa điểm tổ chức sự kiện là việc lựa chọn địa điểm tổ chức quá chật hẹp hoặc địa điểm ở ngoại ô nhưng đương xá, tình trạng giao thông không tốt cũng ảnh hưởng đến thành công của sự kiện. Do đó, trước khi tổ chức sự kiện bạn cần tìm hiểu mục đích của sự kiện là gì, số lượng khách mời bao nhiêu để lựa chọn địa điểm phù hợp. Hoặc nếu điều kiện thời tiết không cho phép thi nên tổ chức indoor thay vi tổ chức ngoài trời.

 

Thời gian diễn ra

Phân bổ thời gian chương trình chưa hợp lý là vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện đối với những người mới. Do không tính toán thời lượng mỗi tiết mục dẫn đến chương trình quá ngắn hoặc quá dài dẫn đến sự kiện bị loãng, dài lê thê không tạo được điểm nhấn hoặc kết thúc quá sớm khiến người tham dự cảm thấy hụt hẫng. Để tránh xảy ra tình trạng trên, hãy chạy thử chương trinh trước ngày tổ chức vài lần để kịp thời điều chỉnh.

Hành vi gây hấn quá khích của khán giả

Rủi ro này thường xảy ra với những sự kiện có quy mô từ 50 người trở lên khi có hơi men, có khả năng dẫn đến xô xát, mâu thuẫn giữa các khách mời. Do đó, cần bố trí lực lượng an ninh để giám sát, kịp thời can ngăn, xử lý những tình huống gây gổ có thể xảy ra trong sự kiện.

Rủi ro không lường của sự kiện quá nhiều trẻ em

Một trong những vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện có trẻ em là không lường hết những rủi ro có thể xảy ra như trẻ có thể bị lạc, sự cố trong các hoạt động trong chương trình. Do đó, đối với những sự kiện cho trẻ em, ban tổ chức cần đặc biệt lưu ý:

• Luôn nhắc nhở phụ huynh trông chừng bé cẩn thận
• setup hệ thống loa phát thanh để xử lý kịp thời khi trẻ bị lạc
• Khu vực có điện cần phải được giám sát và khóa cẩn thận
• Đặt các thiết bị xa tầm với của trẻ
• Tạo một vài khu vui chơi dành riêng cho trẻ

 

Cách xử lý rủi ro khi tổ chức sự kiện

Việc nhận diện rủi ro và lên kế hoạch cụ thể, tỉ mỉ cho từng giai đoạn sự kiện, xây dựng phương án dự phòng ngay từ đầu giúp hạn chế và xử lý tối đa những rủi ro có thể gặp phải, tăng tỷ lệ thành công của sự kiện.

Giai đoạn trước sự kiện

Trong giai đoạn này người tổ chức cần tìm hiểu các thông tin cụ thể như: thương hiệu doanh nghiệp,phong cách sản phẩm như thế nào, đối tượng khách mời, mục tiêu của sự kiện là gì, ngân sách như thế nào… Từ đó lên kế hoạch sự kiện chi tiết, chọn lựa địa điểm phù hợp với tính chất của sự kiện

Kế hoạch sự kiện cần phải được lập tỉ mỉ bao gồm kinh phí dự trù cụ thể với từng hạng mục,đơn giá, số lượng rõ ràng cũng như chuẩn bị nhân sự, thiết bị hỗ trợ đầy đủ.. tránh rủi ro thiếu kinh phí, rủi ro về địa điểm tổ chức hay rủi ro do không kiểm soát được lượng khách mời.

Giai đoạn trong sự kiện

Đây là giai đoạn điều phối, kiểm soát các hoạt động trong sự kiện đảm bảo sự kiện diễn ra như kế hoạch đã đề ra trước đó.

Trong suốt sự kiện cần bố trí nhân sự giám sát đảm bảo các tiết mục diễn ra suôn sẻ đúng với tinh thần của sự kiện, thức ăn được chuẩn bị đầy đủ và nhanh chóng, không xảy ra các vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện như ở trên bao gồm nhưng không giới hạn: sự cố âm thanh, sự cố cháy nổ, rủi ro gây hấn quá khích của khán giả.. Trường hợp xảy ra sự cố phải can thiệp kịp thời, nhanh chóng. Người tổ chức phải luôn chuẩn bị phương án dự phòng  và xử lý các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện. 

 

Giai đoạn sau sự kiện

Đây là giai đoạn truyền thông cho sự kiện, lan tỏa hình ảnh doanh nghiệp đến nhiều người hơn. Một bước quan trọng sau khi kết thuc sự kiện nữa là xin ý kiến đánh giá của khách hàng tham dự. Ghi nhận feedback đánh giá của khách hàng để cải tiến dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty.  Thời điểm này để ban tổ chức nghiệm thu xem sự kiện có đạt được mục tiêu không? những điểm làm tốt và chưa tốt…để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Như vậy, RoyEvent đã chia sẻ với bạn 11 vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện và cách xử lý rủi ro hiệu quả để hạn chế những tổn thất có thể xảy ra. Việc nắm vững và chuẩn bị kỹ lưỡng cho những rủi ro tiềm ẩn là một phần không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Từ việc dự trù kinh phí, quản lý khách mời, kiểm soát chất lượng âm thanh, ánh sáng cho đến đảm bảo an toàn thực phẩm, mỗi khía cạnh đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Hy vọng rằng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và giúp bạn xây dựng các phương án quản trị rủi ro hiệu quả. Bằng cách áp dụng các biện pháp phòng ngừa và phản ứng nhanh chóng đối với các tình huống phát sinh, bạn sẽ có thể nâng cao tỷ lệ thành công của sự kiện, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách mời và đạt được các mục tiêu đặt ra. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, đừng quên chia sẻ nó với bạn bè và đồng nghiệp để cùng nhau học hỏi và phát triển trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.